Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr C Anderson, M B Lewis a T M White gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 132 - Datganiad o Gyfrifon Drafft 2019/20.

Datganodd y Cynghorydd P R Hood-Williams ac S Pritchard gysylltiadau personol â Chofnod Rhif 133 - Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2019/20.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 21 Gorffennaf 2020 fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Neil Craven-Lashley, Pennaeth, gyda chefnogaeth Rebecca Edwards, y Dirprwy Bennaeth a Rachel Roberts, Gweinyddwr Ysgol Ysgol Gynradd Cwm Glas, adroddiad a oedd yn darparu diweddariad ar Adroddiad Archwilio Ysgol Gynradd Cwm Glas 2019/20.

Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol o'r ysgol yn 2019, y rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol.  Yn dilyn hyn, datblygwyd cynllun gweithredu, a ddarparwyd yn Atodiad A, i fynd i'r afael â'r materion ac er mwyn rhoi camau gweithredu priodol ar waith.

Y cyfnod a brofwyd yn ystod yr adolygiad hwn oedd rhwng mis Ebrill 2019 a mis Ionawr 2020. Cydnabuwyd bod yr ysgol heb Swyddog Gweinyddol parhaol ar gyfer y cyfnod rhwng mis Ebrill a diwedd mis Awst, a gafodd effaith ar lawer o'r prosesau a'r gweithdrefnau a adolygwyd fel rhan o'r archwiliad. Roedd Swyddog Gweinyddol amser llawn wedi bod yn ei swydd ers mis Medi 2019.

Manylwyd ar y gwaith a wnaed a chasgliadau'r archwiliad hwn, ynghyd â barn yr archwiliad, yn Atodiad 1. Lle'r oedd yr ysgol wedi gallu dibynnu ar yr ymatebion i'r Holiadur Asesu Risg Rheoli, ni chynhaliwyd unrhyw brawf ychwanegol ac felly nid oedd unrhyw ganfyddiadau wedi'u nodi ar gyfer y meysydd hyn.

Roedd y Cynllun Gweithredu'n amlygu'r holl eitemau risg uchel/canolig, cynnydd hyd yn hyn/camau gweithredu diweddaredig yn y meysydd isod fel a ganlyn: -

·         Rheoli adnoddau dirprwyedig

·         Cymodi gyda'r banc

·         Gweithdrefnau bancio

·         Gosodiadau a chlybiau

·         Cronfeydd answyddogol

·         Incwm prydau ysgol a phrydau ysgol am ddim

·         Gwariant

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Pennaeth mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn briodol. 

Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Tynnu sylw'r Pwyllgor Cyllid Ysgolion / Llywodraethwyr yr ysgol at faterion;

·         Y cymorth rhagorol a ddarparwyd gan y Swyddog Cefnogi Cynradd;

·         Y diffyg mynediad i adeiladau'r ysgol yn ystod mis Awst 2020 gan arwain at oedi cyn cwblhau'r camau gweithredu;

·         Pryder ynghylch y ffaith nad yw'r llofnodwr cyfrif banc bellach yn aelod o staff a'r camau gweithredu sydd eu hangen i fynd i'r afael â'r sefyllfa;

·         Newid i staff gweinyddol yr ysgol a gafodd effaith ar yr archwiliad.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd y cynhelir ymweliad dilynol â'r ysgol yn ystod chwarter 3 ac y byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod am y cynnydd.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Pennaeth, y Dirprwy Bennaeth a'r Swyddog Gweinyddol am ddod i'r cyfarfod ac am ddarparu sicrwydd. 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Rhoddodd Siân Williams, Rheolwr y Ganolfan Gwasanaethau a Michelle Davies, Rheolwr Cyfrifon Derbyniadwy a Rheoli Arian Parod, yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd ar y camau gweithredu ers Archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy 2019/20.

Roedd yr adroddiad yn darparu crynodeb manwl o'r cynnydd a wnaed yn erbyn y materion risg uchel a chanolig a nodwyd, yn enwedig y broses adolygu a oedd yn cynnwys dros 1,000 o hen anfonebau, effaith COVID-19, effaith uwch-staff yn cael eu symud i weithio ar brosiect Oracle Fusion a dulliau newydd o weithio'n cael eu cyflwyno yn y Ganolfan Wasanaethau i ganiatáu i staff ganolbwyntio ar glirio'r ôl-groniad.

Rhoddwyd eglurhad hefyd ynghylch gweithdrefnau adennill dyledion a chyfrifoldebau datganoledig yr adran Cyfrifon Derbyniadwy, a ddarparwyd yn Atodiad B.

Amlinellwyd cyfrifoldebau Cyfrifon Derbyniadwy, adrannau gwasanaeth a Chyfreithiol, gan gynnwys y materion sylfaenol a oedd wedi arwain at ôl-groniadau anfonebau.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Targedau/blaenoriaethau a bennwyd ar gyfer staff wrth ganolbwyntio ar glirio'r ôl-groniad mawr;

·         Effaith gadarnhaol Microsoft Teams sydd wedi caniatáu i staff o wahanol adrannau weithio a chyfathrebu'n agos;

·         Y sicrwydd a roddwyd gan y cynnydd a wnaed a'r angen parhaus i adolygu'r cynllun yn agos iawn;

·         Yr angen i reoli'r cynllun yn gadarn a rhoi gwybod i'r Tîm Rheoli Corfforaethol am gynnydd.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai'n cyfarfod â'r Prif Weithredwr yn ddiweddarach ym mis Medi ac y byddai'n tynnu sylw at y diffyg adnoddau sydd ar gael i ganiatáu i'r cynllun fod yn llwyddiannus.

Penderfynwyd:  -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Atgoffa Adrannau Gwasanaeth o'u cyfrifoldebau a'u rôl yn y broses anfonebau, y dylid eu hatgyfnerthu drwy'r Cyfarwyddwyr a'r Penaethiaid Gwasanaeth er mwyn sicrhau cysondeb a chadernid y broses;

3)    Darparu adroddiad cynnydd i'r Pwyllgor ym mis Chwefror 2021.

Cyflwynodd Daniel King a Jason Garcia Adroddiad Archwilio Cyfrifon Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe.

Pwysleisiwyd effaith sylweddol pandemig COVID-19 ar y broses a thynnwyd sylw at ymdrech sylweddol tîm cyfrifon y cyngor a lwyddodd i wneud hynny eleni yn wyneb yr heriau a gafwyd. Roedd y cyngor wedi gallu llunio'r datganiad o gyfrifon drafft erbyn 18 Mai 2020, a oedd ymhell o flaen y dyddiad cau statudol ar gyfer eleni sef 15 Mehefin 2020 a'r terfynau amser diwygiedig ar gyfer 2020-21, sef 31 Mai. Roedd Archwilio Cymru yn hynod ddiolchgar am broffesiynoldeb y tîm wrth eu cefnogi i gwblhau eu harchwiliad mewn amgylchiadau mor anodd.

Ychwanegwyd nad oedd y pandemig wedi effeithio ar yr archwiliad ac amlinellodd Arddangosyn 1 y prif effeithiau ac fe'i darparwyd er gwybodaeth. Roedd Archwilio Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon eleni ar ôl i'r awdurdod ddarparu'r Llythyr Sylwadau yn seiliedig ar Atodiad 1. Darparwyd yr Adroddiad Archwilio arfaethedig yn Atodiad 2.

Nodwyd un camddatganiad yn y cyfrifon a oedd uwchben y lefel ddibwys a drafodwyd â'r rheolwyr, ond arhosodd heb ei gywiro. Ar ôl trafodaethau â swyddogion y cyngor, cytunodd Archwilio Cymru nad oedd gwerth y camddatganiad yn berthnasol ac felly nid oedd y cyngor wedi diwygio'r datganiadau ariannol. Roedd y camddatganiad yn ymwneud â chyllid grant cyfalaf a dderbyniwyd yn ystod 2019/20, sef cyfanswm o £1.4 miliwn. Datgelwyd hyn yn anghywir fel derbynneb ymlaen llaw yn natganiadau ariannol 2019-20 ac roedd telerau'r grant yn gwahardd unrhyw gyllid rhag cael ei gario ymlaen i

 flwyddyn ariannol 2020-21.

Roedd Atodiad 3 yn darparu'r camddatganiadau cywiriedig, cyflwynwyd materion arwyddocaol eraill yn Arddangosyn 2 ac roedd yr argymhellion a ddeilliodd o'r archwiliad yn Atodiad 4.

Ychwanegwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r cyngor ddydd Iau, 10 Medi 2020.

Llongyfarchodd y Cadeirydd y Prif Swyddog Cyllid a'i staff am eu gwaith rhagorol mewn amgylchiadau anodd, a diolchodd i gynrychiolwyr Archwilio Cymru am gyflwyno'u hadroddiad.

Cyflwynodd Ben Smith, y Prif Swyddog Cyllid, y Datganiad Cyfrifon Drafft ar gyfer 2019/20 'er gwybodaeth' ac i'w hadolygu.

Paratowyd a llofnodwyd Cyfrifon Drafft 2019/20 gan y Swyddog Adran 151 ar 18 Mai 2020. Darparwyd copi yn Atodiad A yr adroddiad. Roedd y Cyfrifon wedi'u cyflwyno'n ffurfiol i Archwilio Cymru, a oedd wedi cwblhau'r archwiliad o'r cyfrifon. 

Fel rhan o'r broses archwilio, trefnwyd bod y cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd am gyfnod o bedair wythnos o 3 Awst 2020 i

28 Awst 2020.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r Prif Swyddog Cyllid, yr ymatebwyd iddynt yn unol â hyn / byddai'r Swyddog yn ymateb iddynt ar ôl y cyfarfod.

Cyflwynodd Nick Davies, y Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r archwiliadau a gynhaliwyd mewn ysgolion gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2019/20 a nododd rai materion cyffredinol a gododd yn ystod yr archwiliadau.  Darparodd Kelly Small, Pennaeth yr Uned Cyllid a Gwybodaeth ymatebion ar ran y Cyfarwyddwr Addysg.

Amlinellwyd y cynhelir archwiliad o bob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob 3 blynedd. Roedd rhaglen archwilio safonol yn bodoli ar gyfer pob sector ysgol.

Am nifer o flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn crynhoi'r archwiliadau a wnaed mewn ysgolion bob blwyddyn gan y Cyfarwyddwr Addysg a'r Pwyllgor Archwilio. Roedd yr adroddiad hefyd wedi nodi'r themâu cyffredin a ganfuwyd yn ystod yr archwiliadau.

Atodwyd Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion 2019/20 yn Atodiad A.

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a Phennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth, a ymatebodd yn briodol. Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Cronfeydd ysgolion a chaffael, yn enwedig cyfathrebu ag ysgolion a throsglwyddo gwybodaeth i gyrff llywodraethu;

·         Y problemau sy'n ymwneud â chaffael sy'n ymddangos bob blwyddyn a mwy o brofi o ran cronfeydd ysgolion dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf;

·         Sut y dosbarthodd yr Adran Addysg Reolau Gweithdrefn Contract (RhGC) y Cyngor i ysgolion bob blwyddyn a sut mae newidiadau diweddar i RhGC y cyngor wedi arwain at gynnydd o £5,000 i £10,000 yn y gofynion band contract ar gyfer 3 dyfynbris er mwyn caffael nwyddau a gwasanaethau. Cadarnhaodd yr Adran Addysg eu bod yn mynd i weithio ar ganllaw caffael penodol i ysgolion y gall ysgolion ei ddilyn, a dylai hyn wneud bywyd yn haws iddynt yn y dyfodol;

·         Darparu hyfforddiant i ysgolion;

·         Y rhesymau pam y dewisodd ysgolion i beidio ag ymrwymo i'r Cytundeb Lefel Gwasanaeth caffael (CLG).

Nododd y Prif Archwilydd y cynnydd mewn profion sy'n cael eu cynnal o ran cronfeydd ysgolion a sut yr ystyriwyd bod y rhain yn feysydd risg uchel i ysgolion.  Pwysleisiodd yr angen i ddarparu hyfforddiant newydd/gloywi i ysgolion oherwydd diffyg gwybodaeth mewn rhai meysydd, yn enwedig o ran caffael.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Jonathan Rogers, Ymchwilydd y Tîm Twyll Corfforaethol, grynodeb o'r gwaith a gwblhawyd gan Swyddogaeth Twyll yr Archwilio Mewnol yn 2019/20.

Darparodd yr adroddiad grynodeb o weithgareddau'r Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2019/2020 a gwerth y swyddogaeth, ac adolygwyd cyflawniadau o'u cymharu â'r canlyniadau targed a gynhwyswyd yng Nghynllun Gwrth-dwyll y Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2019/20. Roedd gweithgareddau allweddol 2019/20 yn cynnwys y meysydd gwaith canlynol: -

·         Gwaith ar y cyd gyda Gwasanaeth Gwrth-dwyll, Cydymffurfio a Dyled yr Adran Gwaith a Phensiynau;

·         Menter Twyll Genedlaethol 2018;

·         Ymwybyddiaeth o Dwyll;

·         Gwaith rhwng asiantaethau a chyfnewid data.

Yn ôl yr Adolygiad o ganlyniadau yn erbyn Cynllun Swyddogaeth Twyll 2019/20, o'r 9 gweithgaredd a gynlluniwyd, cyflawnwyd 6 ohonynt yn llawn. Mae Atodiad 3 yr adroddiad yn darparu manylion y gweithgareddau hyn. Ychwanegwyd, ar gyfer y gweithgareddau hynny na chawsant eu cyflawni, roedd y ffaith bod llai o adnoddau gan y timau ynghyd â gofynion gwaith ymatebol, yn enwedig ymchwiliadau i weithwyr, wedi parhau i gyfyngu'n sylweddol ar y cyfleoedd i wneud gwaith rhagweithiol yn erbyn y cynllun.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r swyddog, a ymatebodd yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Llwyddiant cydweithio â'r Adran Gwaith a Phensiynau;

·         Modelau/dulliau Twyll Corfforaethol a ddefnyddir gan sefydliadau/awdurdodau lleol eraill;

·         Diffyg gwaith rhagweithiol oherwydd diffyg adnoddau;

·         Opsiynau ariannu posibl ar gael yn y dyfodol;

·         Adroddiad diweddar Archwiliad Cymru yn ymwneud â'r Swyddogaeth Twyll.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Tîm Swyddogaeth Twyll am yr adroddiad a diolchwyd iddynt hefyd am yr holl waith yr oeddent wedi'i gyflawni gydag adnoddau prin.  Ychwanegodd y byddai'n codi'r mater yn ystod trafodaethau â'r Prif Weithredwr.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Dywedodd y Cadeirydd fod nifer o eitemau'n weddill o hyd a gobeithiai y byddai'r camau gweithredu'n cael eu cwblhau erbyn y cyfarfod nesaf a drefnwyd.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.