Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 30 Mehefin 2020 fel cofnod cywir.

Cyflwynodd Peter Field, Prif Swyddog, Atal, Lles a Chomisiynu adroddiad diweddaru am yr archwiliad mewnol o gontractau gofal cymdeithasol.

O ganlyniad i archwiliad mewnol ar gontractau gofal cymdeithasol a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr 2017, datblygwyd cynllun gweithredu i fynd i'r afael â chontractau nad oeddent yn cydymffurfio â Rheolau Gweithdrefnau Contractau corfforaethol a Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.

Darparwyd diweddariadau i'r pwyllgor ynghylch cynnydd hyd at fis Mehefin 2020.

Nid oedd unrhyw gontractau nad oeddent yn cydymffurfio, ond roedd hepgoriadau ac amrywiadau ar waith i alluogi rhai i gydymffurfio â'r gofynion corfforaethol.

Byddai gwaith ailgomisiynu’n parhau dros y 12 mis nesaf a byddai'r contractau a gwmpesir gan hepgoriadau, tua 10 ohonynt, yn cael eu haildendro yn ôl yr angen. Byddai archwiliad dilynol yn cael ei gynnal yn Hydref 2020.

Llongyfarchodd y Cadeirydd y swyddog ar y cynnydd a wnaed hyd yma a nododd y dylai ailgomisiynu'r contractau a gwmpesir gan hepgoriadau fod yn ffocws allweddol.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynwyd adroddiad gan y Prif Archwiliwr a oedd yn darparu'r archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod

1 Ebrill 2020 i 30 Mehefin 2020. Nodwyd mai hwn oedd y cyfnod adrodd cyntaf ers i heriau COVID-19 ddod i'r amlwg.

Cwblhawyd cyfanswm o 18 o archwiliadau yn ystod Chwarter 1. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Darparwyd crynodeb hefyd o gwmpas yr archwiliadau a gwblhawyd yn ystod y chwarter. Cyhoeddwyd un adroddiad cymedrol yn y chwarter.

Gwnaed cyfanswm o 105 o argymhellion a derbyniwyd pob un ohonynt. Gwnaed un argymhelliad risg uchel.

Ardystiodd yr Adran Archwilio Mewnol y Grant Cartrefi â Chymorth - Cydlynydd Datblygu Rhanbarthol yn ystod y chwarter.

Rhoddwyd statws y Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol 2020/21 hyd at 30 Mehefin 2020.

Nid aethpwyd ar drywydd unrhyw adroddiadau archwilio cymedrol yn ystod Chwarter 1. Trefnwyd gwaith dilynol mewn perthynas ag archwiliad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn 2019/20 ac Archwiliad Tocynnau Consesiynol 2019/20 ar gyfer Chwarter 2. Byddai gwaith dilynol yn cael ei wneud yn Ysgol Gynradd Cwm Glas ac Ysgol Arbennig Pen y Bryn yn y flwyddyn ysgol newydd.

Darparwyd gwybodaeth am effaith COVID-19 ar yr Adran Archwilio Mewnol, gyda rhai staff wedi'u secondio neu'n cynorthwyo gyda gwaith COVID-19 yn ogystal â'r effaith ar gwblhau a datblygu rhai archwiliadau, ynghyd â’r ffaith nad oes gan staff sy'n gweithio o gartref fynediad at rai dogfennau sy’n ofynnol a bod rhai adrannau ar gau.

Rhoddwyd sicrwydd mewn perthynas â chynnal annibyniaeth yr Adran Archwilio Mewnol wrth helpu gyda gwaith COVID-19.

Trafododd y Pwyllgor effaith COVID-19 yn benodol yn yr adrannau Cyfrifon Derbyniadwy a Chyfrifon Taladwy.

Gofynnodd y Cadeirydd am eglurhad ar achos sylfaenol y materion a amlygwyd yn y Cyfrifon Derbyniadwy yng nghyfarfod mis Medi'r Pwyllgor Archwilio.

Y diweddaraf o Archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy 2019/20

Rhoddodd Michelle Davies, y Rheolwr Rheoli Arian Parod a Chyfrifon Derbyniadwy, ddiweddariad i'r Pwyllgor ar y cynnydd a wnaed ers Archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy 2019/20

Roedd yr ôl-groniad o anfonebau heb eu talu dros 6 mis wedi lleihau i 3,566. Blaenoriaethwyd dyledion mwy gan leihau gwerth anfonebau heb eu talu i ychydig dros £1 filiwn.

Ar adeg yr archwiliad, roedd rhai aelodau o staff wedi’u neilltuo i brosiect Oracle ac roedd angen hyfforddi staff newydd. Roedd cynllun adfer ar waith, sef gweithio trwy'r ôl-groniad o anfonebau a disgwylid y byddai'r gwaith o adennill dyledion yn ailddechrau erbyn mis Medi.

Penderfynwyd:

1)          Nodi cynnwys yr adroddiad

2)          Darparu diweddariad pellach ar gyfrifon derbyniadwy yn y Pwyllgor Archwilio ym mis Medi.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad i ganiatáu i'r pwyllgor fonitro statws rhoi ar waith yr archwiliadau hynny sydd wedi bod yn destun adolygiad dilynol yn y chwarter.

Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith.  Darparodd Atodiad 2 fanylion am argymhellion na roddwyd ar waith.

Tynnwyd sylw at y ffaith y rhoddwyd 201 o'r 205 o argymhellion a wnaed ar waith. Roedd y 4 heb eu rhoi ar waith yn rhai risg isel ac ni chawsant eu rhoi ar waith oherwydd COVID-19 yn bennaf.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynwyd adroddiad 'er gwybodaeth' gan y Rheolwr Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol a oedd yn cyflwyno'r cynllun ar gyfer adfer y broses monitro rheoli risgiau ac adrodd amdanynt. 

Byddai'r gwaith presennol yn parhau ar ddatblygu'r swyddogaeth adrodd ar y gofrestr risg newydd yn ogystal ag adolygiad o'r holl risgiau yn dilyn effaith COVID-19.

Rhoddodd Adam Hill, y Dirprwy Brif Weithredwr, ddiweddariad ar reoli risgiau. Adroddwyd y byddai pob archwiliad a chanddo lefel sicrwydd gymedrol yn mynd i adran Monitro Perfformiad ac Ariannol pob Cyfarwyddiaeth ac y byddai unrhyw beth a nodwyd fel risgiau anffafriol neu goch yn cael ei drosglwyddo i’r Tîm Rheoli Corfforaethol y byddai ganddo drosolwg o'r holl archwiliadau a chanddynt lefel sicrwydd gymedrol. 

Roedd y gofrestr risgiau yn cael ei diweddaru ac roedd disgwyl iddi gael ei chwblhau erbyn diwedd mis Gorffennaf.

Tynnodd y Cadeirydd sylw at y diffyg o ran sicrwydd ar reoli risgiau, a nodwyd hyn yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Amlinellwyd pwysigrwydd cadw at yr amserlenni ar gyfer adolygu'r gofrestr risgiau a darparu mwy o sicrwydd ynghylch rheoli risgiau i'r Pwyllgor Archwilio. 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad a'r diweddaraf.

Darparwyd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth’.

Nodwyd bod eitemau sy'n weddill yn bennaf yn weddill o ganlyniad i COVID-19.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Nodwyd y byddai'r cynllun gwaith yn cael ei adolygu'n gyson.