Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeluCysylltiadau

Yn unol â’r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddion canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr P M Black, P R Hood-Williams, J W Jones a T M White gysylltiadau personol fel llywodraethwyr ysgol â Chofnod Rhif 95 – Strategaeth a Chynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21.

Datganodd y Cynghorwyr C Anderson, M B Lewis a T M White gysylltiadau personol fel aelodau'r Awdurdod Iechyd Porthladdoedd â Chofnod Rhif 95 – Strategaeth a Chynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer Siarter Archwilio Mewnol 2020/21.  Tynnodd sylw'n benodol at y siarter a amlinellwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad a oedd yn cynnwys y canlynol: -

·            Diffiniad o Archwiliad Mewnol;

·            Rôl a swyddogaeth Archwiliad Mewnol;

·            Cwmpas Archwiliad Mewnol;

·            Annibyniaeth Archwiliad Mewnol;

·            Rôl Ymgynghorol Archwiliad Mewnol;

·            Rôl twyll, llwgrwobrwyaeth a llygredd Archwiliad Mewnol;

·            Adnoddau Archwiliad Mewnol;
 a

·            Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella

Cadarnhaodd y Prif Swyddog nad oedd ganddo unrhyw gyfrifoldeb rheoli arall a oedd wedi cyfyngu ar annibyniaeth yr Archwiliad Mewnol.

Holodd y pwyllgor, yn sgîl y newidiadau deddfwriaethol arfaethedig, sut byddai'r berthynas rhwng y Pwyllgor Archwilio a'r Pwyllgor Craffu'n cael ei rheoli a phwysleisiodd yr angen i osgoi dyblygu.

Penderfynwyd cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2020/21.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer   Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21.

Darparwyd y Strategaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad 1, crynodeb o Gynllun Archwilio Mewnol 2020/21 yn Atodiad 2 a rhestr o archwiliadau a gynlluniwyd ar gyfer y flwyddyn yn Atodiad 3, ynghyd â'r diwrnodau a gynlluniwyd ar gyfer pob archwiliad a'r risg ganfyddiedig.

Ychwanegodd ar gyfer 2020/21, fod yr adran Archwilio Mewnol yn cynnwys 9.1 cyfwerth amser llawn ynghyd â'r Prif Archwiliwr, yr un lefel o adnoddau ag a gafwyd yn 2019/20.  Roedd hyn yn rhoi cyfanswm o 2,366 o ddiwrnodau a fyddai ar gael.  Amlygwyd bod y cynllun yn darparu digon o staff ar draws adrannau.

Cafwyd trafodaeth yn dilyn hyn a oedd yn canolbwyntio ar y canlynol: -

·       Effaith Covid-19 ar y Cynllun Archwilio wrth fynd ymlaen, sut roedd staff wedi gweithio yn ystod y cyfyngiadau symud a'r disgwyliad yr effeithir ar ganlyniadau'r cynllun;

·       Yr archwiliad o'r grantiau a dderbyniwyd a sut i'w monitro yn y dyfodol;

·       Rheoli'r llwyth gwaith a gynhwysir yn y Cynllun Archwilio, blaenoriaethu'r meysydd lle ceir y risg fwyaf.

Dywedodd y Cadeirydd fod y Cynllun Archwilio yn uchelgeisiol iawn ond y byddai Covid-19 yn effeithio arno.  Nodwyd bod gan rai meysydd nifer cyfyngedig o ddiwrnodau ar gyfer adolygiad ac efallai y byddai angen addasu yn ystod y flwyddyn.  Ychwanegodd ei bod hi'n bwysig adolygu'r cynllun drwy gydol y flwyddyn a chynigiodd y dylid darparu diweddariadau chwarterol i'r Pwyllgor Archwilio.  I gloi, dywedodd fod y cynllun yn risg uchel i'r awdurdod ac y byddai angen digon o staff i ddarparu sicrwydd ar ddiwedd y flwyddyn.

Penderfynwyd: -

1)    Cymeradwyo'r Cynllun a'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2020-21 ;

2)    Darparu diweddariadau chwarterol drwy gydol 2020-21.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Archwilio ar gyfer  2019-2020.

Dywedodd y Cadeirydd fod angen diwygiadau i'r adroddiad a chynigiodd ohirio'r adroddiad tan gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Penderfynwyd gohirio'r adroddiad tan gyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn adolygu gwaith yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2019-20 ac roedd yn cynnwys barn ofynnol y Prif Archwiliwr ar yr amgylchedd rheoli mewnol ar gyfer 2019-20 yn seiliedig ar y profion archwilio a gwblhawyd yn y flwyddyn.

Darparwyd crynodeb o'r amser a dreuliwyd yn 2019-20 ar y categorïau gwahanol o waith Archwilio Mewnol yn Atodiad 1.  Cyfeiriodd at y ffaith bod 93% o'r tasgau archwilio ar Gynllun Blynyddol 2019-20 wedi'u cwblhau neu ar waith ar 31 Mawrth 2020.

Amlinellwyd rhestr gyflawn o bob archwiliad a gwblhawyd yn ystod 2019-20, ynghyd â lefel y sicrwydd a nifer yr argymhellion a wnaed ac a dderbyniwyd yn Atodiad 2 a manylwyd ar ddangosyddion perfformiad 2019-20 yn Atodiad 3.

Darparwyd manylion y canlynol: -

·       Gwaith dilynol a gwblhawyd;

·       Dangosyddion perfformiad;

·       Rhaglen sicrhau ansawdd a gwella a datganiad o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS);

·       Datganiad o annibyniaeth sefydliadol;

·       Barn y Prif Archwiliwr am y gwaith a gwblhawyd yn 2019-20.

Cyfeiriodd y Swyddog Adran 151 at y lefelau sicrwydd sylweddol a chymedrol yn ei wasanaeth ef a hysbysodd y pwyllgor o'i fwriad i gryfhau'r meysydd hyn.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       natur gadarnhaol iawn yr adroddiad, yn enwedig cyn Covid-19 a'r gwaith da sy'n cael ei wneud gan y Prif Archwiliwr a'i dîm archwilio mewnol;

·       Y cynnydd rhagorol sy'n cael ei wneud mewn perthynas â'r gwaith a gwblhawyd drwy gydol y flwyddyn gan Archwilio Mewnol;

·       Adnoddau ychwanegol sy'n cael eu darparu i Gyfrifon Derbyniadwy.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwiliwr a'r staff Archwilio Mewnol a'u llongyfarch ar gwblhau rhaglen enfawr o waith.

Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2019-20.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad 'er gwybodaeth' a roddodd i'r pwyllgor statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle bu'n rhaid gwneud gwaith dilynol yn ystod Chwarter 4, 2019-20.  Roedd yr adroddiad wedi caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro'r broses o weithredu'r argymhellion a wnaed gan Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Jeff Fish, Ymchwilydd gyda'r Tîm Twyll Corfforaethol, yr adroddiad ar y Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2020/2021. Nododd fod y Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2020/2021 yn parhau'n debyg iawn i gynllun 2019/20 ac amlinellodd ei nodau.  Ychwanegodd fod gwaith y tîm yn ymatebol yn bennaf a thynnodd sylw at effaith Covid-19 ar waith y tîm, gan gynnwys y gwahanol fathau o dwyll yr oeddent yn dod ar eu traws yn ystod y cyfyngiadau symud a'r swm mawr o waith arferol a oedd yn parhau.

Darparodd Atodiad 1 Restr Wirio Asesiad Risg Gwrth-dwyll 2020/21, roedd Atodiad 2 yn cynnwys Datganiad Gwrth-dwyll 2020/21 ac yn Atodiad 3 cafwyd Cynllun Gwrth-dwyll 2020/21.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Yr ymagwedd gytbwys sy'n cael ei defnyddio gan y tîm a sicrhau bod gweithwyr yr awdurdod yn hawlio'r holl fudd-daliadau yr oeddent yn gymwys i'w hawlio;

·       Y gwahanol fathau o weithredoedd twyllodrus y deuir ar eu traws;

·       Sut mae'r cyfyngiadau symud wedi effeithio ar arferion gwaith y tîm.

Gwnaeth y Cadeirydd sylw ar y diffyg gwaith rhagweithiol sy'n cael ei wneud ac ychwanegodd fod absenoldeb y gwaith hwn yn risg i'r cyngor.

Penderfynwyd cymeradwyo'r Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2020-21.

Darparodd Richard Rowlands, Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol, Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2019-20 i'w adolygu gan y Pwyllgor Archwilio, cyn anfon yr adroddiad ymlaen at y cyngor fel rhan o'r Datganiad o Gyfrifon.

Cyfeiriodd at y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a ddarparwyd yn Atodiad A, sut roedd yr awdurdod wedi cydymffurfio â'r 'Fframwaith ar gyfer Llywodraethu Da mewn Llywodraeth Leol', sefydlu'r Grŵp Llywodraethu Lleol, ffynonellau sicrwydd mewnol, gwaith y Pwyllgor Archwilio a'r rhestr o gamau gweithredu arfaethedig i'w cymryd yn 2020-21.

Gwnaeth y Cynghorydd L V Walton, cynrychiolydd y Pwyllgor Archwilio ar y Grŵp Llywodraethu Blynyddol, sylw ar y gwaith cefndir a wnaed gan y grŵp, y problemau llywodraethu sylweddol sy'n gysylltiedig â'r fframwaith a gynhwyswyd yn yr adroddiad a'r niferoedd a gynhwyswyd yn y gofrestr risgiau.

Gofynnodd y Pwyllgor pam nad oedd unrhyw gyfeiriad at Bwyllgorau Datblygu Polisi yn yr adroddiad ac amlygodd y Cadeirydd fân wallau argraffyddol ym mharagraffau 9.12 a 9.13 yr adroddiad a fyddai'n cael eu diwygio.

Penderfynwyd cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019-20, yn amodol ar y newidiadau argraffyddol a'r cyfeiriad at Bwyllgorau Datblygu Polisi a amlygwyd uchod, a'i gyfeirio at y cyngor i'w gymeradwyo.

Darparodd y Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' ar Fframwaith Rheoli Perfformiad y cyngor.

Roedd yr adroddiad yn darparu cyflwyniad i'r fframwaith ac yn amlinellu sut yr oedd yn cyd-fynd â threfniadau llywodraethu cyffredinol y cyngor.  Amlygwyd bod fframwaith y cyngor yn darparu elfen allweddol o'r trefniadau llywodraethu ac egwyddorion llywodraethu da yn seiliedig ar y fframwaith ‘Delivering Governance in Local Government’ a gyhoeddwyd gan CIPFA a SOLACE yn 2016.

Darparwyd y prif elfennau o'r Fframwaith Rheoli Perfformiad ac roeddent yn cynnwys:

·       Cynllun Corfforaethol

·       Cynlluniau Gwasanaeth

·       Arfarniadau

·       Monitro Perfformiad

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y diagram rheoli perfformiad a thynnodd sylw at y thema reolaidd o'r anallu i gyflawni arbedion a sut roedd swyddogion a staff yn cael eu dal i gyfrif.

Eglurwyd bod rheoli perfformiad yn cael ei adolygu gan y Tîm Rheoli Corfforaethol a Chraffu ac roedd hyn yn darparu lefel o atebolrwydd a her.

Cyflwynodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) adroddiad Crynodeb Archwilio Blynyddol 2019.  Amlinellwyd bod SAC yn cwblhau gwaith bob blwyddyn i gyflawni'r dyletswyddau canlynol:

·       Archwilio Cyfrifon

·       Gwerth am Arian

·       Gwelliant Parhaus

·       Egwyddor Datblygu Cynaliadwy

Ychwanegwyd, er mwyn cyflawni eu dyletswyddau, fod SAC wedi gorffen prosiectau penodol ond roedd hefyd yn dibynnu ar waith archwilio arall gan gynnwys gwaith rheolyddion eraill megis Arolygiaeth Gofal Cymru ac Estyn.

Darparwyd casgliadau'r gwaith archwilio a orffennwyd mewn perthynas ag archwilio cyfrifon 2018-19 Dinas a Sir Abertawe, gwerth am arian, gwelliant parhaus, archwiliadau lles cenedlaethau'r dyfodol ac arolygiaethau lles.

Darparodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), adroddiad Asesiad Cynaladwyedd Ariannol 2019-20 ar gyfer Dinas a Sir Abertawe.

Amlinellwyd bod SAC wedi asesu cynaladwyedd sefyllfa ariannol tymor byr i ganolig yr holl gynghorau yng Nghymru, a oedd yn cynnwys ffocws ar strategaeth ariannol pob cyngor yn ogystal ag adolygu dangosyddion ariannol sefyllfa ariannol pob cyngor o ran perfformiad yn erbyn y gyllideb; cyflawni cynlluniau arbedion; defnyddio cronfeydd wrth gefn; Treth y Cyngor; a benthyca.

Roedd Arddangosyn 1 yn dangos gwybodaeth gefndir am y cyngor ac Arddangosyn 2 yn darparu ffynonellau refeniw'r cyngor.

Daeth SAC i'r casgliad bod y cyngor yn gyffredinol yn parhau i wynebu her ariannol sylweddol a bod angen iddo gyflawni ei gynlluniau arbedion ar y cyflymdra a'r raddfa angenrheidiol, wrth reoli gwariant gwasanaethau o fewn cyllidebau.  Byddai hyn yn cael gwared ar y ddibyniaeth ar fesurau ariannol untro i gydbwyso'r gyllideb gyffredinol yn llwyddiannus.

Amlinellwyd y rhesymau dros ddod i'r casgliad uchod a dadansoddiad manwl o bob maes ymchwiliad yn yr adroddiad.

Roedd Arddangosyn 4 yn darparu'r bwlch ariannu amcanol yr oedd y cyngor wedi'i nodi ar gyfer y cyfnod 2020-21 i 2023-24 ac roedd Arddangosyn 5 yn darparu swm y gorwariant/tanwariant yn berthynol i gyfanswm y gyllideb refeniw net.  Roedd Arddangosion 7,8 a 9 yn cynnwys swm y cronfeydd wrth gefn yn erbyn y gyllideb flynyddol, cyfraddau casglu Treth y Cyngor a manylion benthyca'r cyngor.

Dywedodd Ben Smith, y Swyddog Adran 151, fod yr adroddiad yn canolbwyntio ar arian yn cael ei dynnu o'r cronfeydd wrth gefn er mwyn talu am orwariant mewn cyllidebau a thynnodd sylw at y ffaith bod y cyngor hefyd wedi adneuo arian i'r cronfeydd wrth gefn, yn enwedig arian cyfalaf.  Roedd hyn wedi caniatáu i'r awdurdod ariannu prosiectau fel yr Ysbyty Maes a adeiladwyd ar Fabian Way.

Gwnaeth y Cynghorydd R C Stewart, Arweinydd y Cyngor, sylw bod yr adroddiad yn gytbwys ac ychwanegodd fod yr awdurdod wedi cyflawni cyllideb gytbwys eleni ac wedi cyflwyno rheolau llym ar gyfer pob cyfarwyddiaeth lle'r byddai'n rhaid i'r gyfarwyddiaeth dan sylw ariannu unrhyw orwariant o ran y gyllideb.

Amlygodd hefyd fod yn rhaid cyflawni'r arbedion hyn yng nghyd-destun y toriadau cyni, yr oedd angen gwerth £70m o arbedion ar eu cyfer. Talodd deyrnged hefyd i'r swyddog Adran 151 a'i staff am eu gwaith a chanolbwyntiodd ar y sefyllfa alldro gadarnhaol iawn eleni.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Defnyddio cronfeydd wrth gefn i dalu am orwariant cyllidebol a'r symiau cymharol isel o arian oedd ynghlwm â hyn;

·       Clustnodi cronfeydd wrth gefn at ddibenion penodol a ddim yn defnyddio cronfeydd wrth gefn i ariannu gorwariant cyllidebol.

·       Cynghorwyr yn cael y cyfle i gymharu'r adroddiad ag awdurdodau eraill yng Nghymru;

·       Bod yr awdurdod yn defnyddio cronfeydd wrth gefn a'r ffaith nad oedd wedi nodi na chyflawni arbedion cyllidebol refeniw.

·       Hanes gwael y cyngor wrth gyflawni arbedion;

·       Y canlyniadau cadarnhaol a gyflawnwyd ym mlwyddyn ariannol 2019/20;

·       Lefel ddigonol yr arian wrth gefn a amlygwyd gan SAC.

Ychwanegodd y Cadeirydd fod yr adroddiad yn deg ac yn gytbwys ac nid oedd yn cynnwys unrhyw bethau annisgwyl gan fod y pwyllgor yn cael ei hysbysu'n gyson ynghylch cynnydd.

Darparwyd adroddiad am Gynigion Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer Gwella: Diweddariad Chwe Mis, Gorffennaf - Rhagfyr 2019 'er gwybodaeth'.

Cadarnhawyd y byddai Craffu yn herio ac yn edrych yn fanwl ar y cynnydd a wnaed.

Darparwyd yr adroddiad Monitro Refeniw a'r Gyllideb Gyfalaf - 3ydd Chwarter 2019/20 'er gwybodaeth'. 

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr fod gwiriad o'r system GDG wedi'i ychwanegu at y cynllun gwaith Archwilio Mewnol.

Darparwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.