Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: -

Y Cynghorydd P M Black - Cofnod Rhif 89 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol Drafft 2020/21 - Llywodraethwr ysgol yn Ysgol Gyfun Pentrehafod - personol.

Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod Rhif 83 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro Chwarter 3 ar gyfer y Cyfnod o 1 Hydref 2019 tan 31 Rhagfyr 2019 - Llywodraethwr yn Ysgolion Cynradd y Crwys a Chilâ - personol.

Y Cynghorydd J W Jones – Cofnod Rhif 83 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro Chwarter 3 ar gyfer y cyfnod o 1 Hydref 2019 i 31 Rhagfyr 2019 – Llywodraethwr Ysgol Gyfun yr Olchfa – personol.

Y Cynghorydd M B Lewis - Cofnod Rhif 89 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol Drafft 2020/21 - Aelod o Awdurdod Iechyd Porthladd - personol.

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 89 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2020/21 - Aelod o Awdurdod Iechyd Porthladd, Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gyfun Pentrehafod a Chostau a Lwfansau Cynghorwyr - personol.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Simon Cockings, adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Hydref 2019 i 31 Rhagfyr 2019.

Cwblhawyd cyfanswm o 39 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Darparwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.  Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau terfynol yn ystod y cyfnod.

Gwnaed cyfanswm o 482 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i weithredu 480 ohonynt, h.y. derbyniwyd 99% o'r argymhellion yn erbyn targed o 95%.  Darparwyd manylion am yr argymhellion a wrthodwyd yn Atodiad 3.  Darparwyd manylion y grantiau a gymeradwywyd yn ystod y chwarter hefyd.

Roedd Atodiad 3 yn dangos erbyn diwedd mis Rhagfyr 2019 fod 59% o'r adolygiadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau i o leiaf y cam adroddiad drafft, gyda 33% o'r archwiliadau a gynlluniwyd ar waith.  O ganlyniad, roedd oddeutu 92% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith.

Ychwanegwyd bod pum adroddiad cymedrol wedi'u cyflwyno yn ystod y chwarter a darparwyd manylion cryno am y materion sylweddol a oedd wedi arwain at y canlyniadau cymedrol.  Roedd y rhain yn ymwneud â'r meysydd gwasanaeth canlynol a darparwyd y diweddaraf am gynnydd yn y cyfarfod: -

·         Ysgol Gynradd Gwyrosydd;

·         Ysgol Pen y Bryn;

·         Cynnal a Chadw'r Cerbydlu;

·         Safle'r Gwasanaethau Adeiladu (Heol y Gors);

·         Cyflogi Staff Asiantaeth.

Darparwyd gwybodaeth am y gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Hydref 2019 a 31 Rhagfyr 2019, gan gynnwys yr ail archwiliad i'r Gwasanaethau Pobl Ifanc a gynhaliwyd ym mis Tachwedd 2019, lle daethpwyd i'r casgliad bod cynnydd sylweddol wedi'i wneud i roi'r argymhellion nad oeddent wedi'u gweithredu ar waith.  Gwnaed gwaith dilynol mewn perthynas â Bargen Ddinesig Bae Abertawe hefyd.

Mynegodd y Cadeirydd a'r Prif Swyddog Cyllid bryder ynghylch y themâu cyffredin sef caffael, prynu, diffyg rheolaeth, diffyg cydymffurfio, diffyg adnoddau, diffyg rheoli rheolaeth a diffyg cynnydd o ran TG.  Ychwanegodd y Cadeirydd y byddai'n hoffi gweld y rheini sy'n gyfrifol yn atebol er mwyn gallu mynd i'r afael â'r materion hyn.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Jonathan Atter a Viv Dodd, Pennaeth a Chadeirydd Llywodraethwyr Ysgol Gynradd Gwyrosydd, adroddiad a oedd yn rhoi'r diweddaraf am Adroddiad Archwiliad Ysgol Gynradd Gwyrosydd 2019/2020.

Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol o'r ardal wasanaeth yn 2019, y rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol.  Yn dilyn hyn, datblygwyd cynllun gweithredu, a ddarparwyd yn Atodiad A, i fynd i'r afael â'r problemau a nodwyd ac i roi camau gweithredu priodol ar waith.

Roedd yr archwiliad dilynol yn Ionawr 2020 yn cydnabod bod 18 o 21 o argymhellion yn cael eu gweithredu'n llawn.  Nid oedd 3 o'r argymhellion risg isel wedi'u gweithredu'n llawn a byddant yn cael eu hadolygu yn yr adolygiad archwilio nesaf.  Roedd y rhain bellach wedi'u rhoi ar waith o safbwynt yr ysgol.

Roedd y Cynllun Gweithredu'n amlygu'r eitemau risg uchel/canolig, cynnydd hyd yn hyn/y diweddaraf am y camau gweithredu yn y meysydd uchod fel a ganlyn: -

·         Gweithdrefnau bancio

·         Cronfeydd answyddogol

·         Incwm prydau ysgol

·         Gwariant

·         Stoc

·         Diogelwch cyfrifiaduron

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Pennaeth a Chadeirydd y Llywodraethwyr mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn briodol. 

Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Diffyg gweithdrefnau ariannol gan yr ysgol/corff llywodraethu/diffyg ymwybyddiaeth o weithdrefnau ariannol;

·         Sut roedd eitemau mwy (dros £5 mil) yn cael eu cyfeirio at y Corff Llywodraethu, toriadau o ganlyniad i wariant cronnus ar staff cyflenwi / talu biliau cyfleustodau, diffyg gwneud archebion swyddogol drwy ddefnyddio SIMS a sut nad oedd unrhyw wariannau dros £5mil yn cael eu gwneud heb i'r Pennaeth fod yn ymwybodol ohonynt;

·         Archwilio cronfa'r ysgol, sut roedd popeth yn glir ac yn dryloyw ac amlygwyd materion TAW;

·         Diffyg cyngor ar gaffael i ysgolion a diffyg derbyn esgeulustod mewn perthynas â gwariant cronnus;

·         Sut roedd yr holl wariannau a wnaed er budd yr ysgol a'i disgyblion;

·         Sut roedd y Pennaeth yn rhoi'r diweddaraf i'r Corff Llywodraethu am wariant, a sut lwyddodd i gaffael eitemau heb ddilyn y broses archebu ffurfiol e.e. sawl bwrdd gwyn am £150, gan arbed swm sylweddol o arian i'r ysgol;

Diolchodd y Cadeirydd i'r Pennaeth a Chadeirydd y Llywodraethwyr am ddod i'r cyfarfod ac am roi sicrhad.  Ychwanegodd ei fod yn hollbwysig i reoli'r gwariant cronnus, a bod cyngor ar gaffael ar gael i ysgolion yr oedd angen eu cryfhau, yn enwedig o ran diffyg gorchmynion swyddogol, a oedd wedi dod yn thema reolaidd.

Penderfynwyd: -

1)    Y dylid nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Byddai'r Prif Archwiliwr yn nodi'r diffyg archebion swyddogol rheolaidd drwy SIMS ar archwiliadau'r ysgol yn y dyfodol.

Darparodd Gethin Sutton, Pennaeth Ysgol Pen y Bryn, adroddiad a oedd yn rhoi'r diweddaraf am Adroddiad Archwiliad Ysgol Pen y Bryn ar gyfer 2019/20.

Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol o'r ardal wasanaeth yn 2019, y rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol.  Roedd yr adroddiad yn amlinellu pum eitem risg ganolig yn unig gan nad oedd unrhyw risgiau uchel i'w nodi. Rhestrwyd yr holl eitemau yn y Cynllun Gweithredu Rheolaeth yn Atodiad A, a oedd yn manylu ar yr holl argymhellion, risgiau canolig, risgiau isel ac arferion da a argymhellwyd, yn ogystal â'r camau gweithredu perthnasol a gymerwyd i gael gwared arnynt.

Yn dilyn ymweliad dilynol ym mis Ionawr, nodwyd y gwnaed cynnydd da, er nad oedd 7 o'r 25 o argymhellion wedi'u gweithredu'n llawn, gan gynnwys 2 risg ganolig, 4 risg isel ac 1 arfer da.  Darparodd y Pennaeth adroddiad cynnydd mewn perthynas â'r gweithredoedd a oedd yn weddill ac esboniodd y cafwyd oedi oherwydd bu'n rhaid iddo gymryd amser i ffwrdd o'r gwaith i wella ar ôl cael llawdriniaeth.  Cadarnhaodd mai 1 weithred yn unig a oedd heb ei chyflawni'n llawn.

Roedd y Cynllun Gweithredu'n amlygu'r eitemau risg uchel/canolig, cynnydd hyd yn hyn/y diweddaraf am y camau gweithredu yn y meysydd uchod fel a ganlyn: -

·       Cronfeydd answyddogol

·       Gwariant

·       Rheoli adnoddau dirprwyedig

·       Cymodi gyda'r banc

·       Rhestr adnoddau

·       Bysus mini

·       Diogelwch cyfrifiaduron

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Pennaeth dan sylw mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·       Cau'r cyfrif cynilion hyblyg heb ei ddefnyddio a amlygwyd yn yr archwiliad;

·       Codi archebion swyddogol ymlaen llaw ar gyfer yr holl wariant i sicrhau bod caniatâd / caniatáu taliadau heb archebion yn cael eu cyfyngu i anfonebau cyfleustodau/athrawon cyflenwi yn unig;

·       Monitro cyllideb yr ysgol wrth fynd ymlaen;

·       Presenoldeb mewn cynhadledd yn Abertawe a gynhaliwyd gan gynrychiolwyr yr ysgol, y budd sylweddol yr oedd hwn wedi'i roi i'r uwch dîm;

·       Pryder ynghylch cost presenoldeb / llety dros nos gyda'r athrawon yn gweithio yn Abertawe, penderfyniad gan y Pennaeth i beidio â mynd i gynadleddau'r dyfodol, a phryder y Cadeirydd am bresenoldeb yr ysgol yn y gorffennol / cyfiawnhau'r gost o fynd;

·       Sut roedd yr holl wariannau a wnaed er budd yr ysgol a'i disgyblion.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Pennaeth am ddod i'r cyfarfod ac am roi sicrhad.  Pwysleisiodd bwysigrwydd cydymffurfio â systemau rheoli mewnol i ddiogelu'r ysgol a'i staff addysgu.

Penderfynwyd y dylid nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Stuart Davies, Pennaeth Priffyrdd a Chludiant a Mark Barrow, Rheolwr y Cerbydlu, adroddiad a oedd yn rhoi'r diweddaraf am Adroddiad Archwiliad Cynnal a Chadw'r Cerbydlu ar gyfer 2019/20.

Amlinellwyd, o ganlyniad i archwiliad mewnol o'r ardal wasanaeth yn 2019, y rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol.  Roedd yr adroddiad yn nodi 1 risg uchel ac 1 risg ganolig yn yr Adroddiad Archwiliad Mewnol Terfynol a ddarparwyd yn Atodiad A.  Roedd pob risg arall naill ai'n risg uchel neu'n arfer da.  Datblygwyd Cynllun Gweithredu a darparwyd hyn yn Atodiad B. 

Roedd y Cynllun Gweithredu'n amlygu'r holl risgiau uchel, risgiau canolig, risgiau isel ac arfer da a chynnydd hyd yn hyn / y diweddaraf am y camau gweithredu yn y meysydd isod fel a ganlyn:

 -

·       Cardiau prynu (Cardiau-P)

·       Storfeydd - olew, offer a theiars

·       Gwariant

·       Ailgodi taliadau/incwm gan drydydd partïon

·       Rhestr adnoddau

·       Arian parod

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog dan sylw mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·       Cydymffurfio â Rheolau Gweithdrefnau Contractau'r Cyngor (RhGC), yn benodol sicrhau bod yr holl wariant cymwys unigol neu a chydgasglwyd yn destun tendr cystadleuol neu ddyfynbrisiau neu gaffael eithriad 20 RhGC os nad oedd hyn yn bosib;

·       Rhoi holl gamau gweithredu'r Cynllun Gweithredu ar waith erbyn mis Mawrth 2021;

·       Gweithio mewn partneriaeth â Chyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot mewn meysydd arbenigol erbyn 2021;

·       Anallu, oherwydd prinder adnoddau, i gyflwyno system adolygu annibynnol / gwiriadau dirybudd i gadarnhau a oedd offer / olew a gafwyd o'r storfeydd wedi'i roi yn y cerbyd perthnasol, yr angen parhaus i ymddiried mewn gweithwyr medrus a chymwys i sicrhau bod yr holl gerbydau'n addas ar gyfer y ffordd ac yn gyfreithiol, a'r opsiwn o gyflwyno gwiriadau bob chwe mis;

·       Risg perthnasedd mewn perthynas â nwyddau a dulliau rheoli;

·       Goruchwylio gwaith / gweithdrefnau llawr y siop a ddilynwyd;

·       Mesurau rheoli archwiliad / stoc / contractau wedi'u dyfarnu ar gyfer darpariaeth teiars dan RhGC priodol / posibilrwydd o gyflwyno codau bar er mwyn rheoli stoc;

·       Gwaith sylweddol parhaus i reoli'r cerbydlu;

·       Gwariant is-gontract / heb gontract / diffyg rheolaeth wrth archebu cyflenwadau / cyflwyno system storfeydd newydd.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddogion am ddarparu diweddariad ac am roi sicrwydd.  Amlygodd y diffyg rheolaeth, yn enwedig mewn perthynas â storfeydd / archebu ac ychwanegodd, yn seiliedig ar berthnasedd gwariant, fod angen ystyried gwneud gwiriadau ôl-weithredol o ran defnydd / costau.  Awgrymodd y Cadeirydd y dylai Swyddogion geisio cyngor pellach gan y Prif Archwiliwr er mwyn cyflwyno lefelau rheoli priodol.

Penderfynwyd: -

1)    Y dylid nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y byddai'r Swyddogion yn trafod gyda'r Prif Archwiliwr ynghylch y natur ôl-weithredol o wneud gwiriadau.

Darparodd Nigel Williams, Pennaeth y Gwasanaethau Adeiladu a Rob Myerscough, Rheolwr Cefnogaeth Ardal - Trafnidiaeth, y diweddaraf am Safle'r Gwasanaethau Adeiladau - Y Diweddaraf am Ganfyddiadau Adroddiad Archwilio Mewnol 2019/20.

O ganlyniad i archwiliad mewnol ar swyddogaeth Safle'r Gwasanaethau Adeiladau a gynhaliwyd yn 2019, rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol.  Yn dilyn hyn, datblygwyd cynllun gweithredu, a ddarparwyd yn Atodiad A, i fynd i'r afael â'r problemau a nodwyd ac i roi camau gweithredu priodol ar waith.  Darparodd Atodiad B graff o eitemau'r safle.

Roedd y Cynllun Gweithredu a ddarparwyd yn Atodiad A yn amlygu'r eitemau risg uchel, canolig ac isel, cynnydd hyd yn hyn / y diweddaraf am y camau gweithredu yn y meysydd isod fel a ganlyn: -

·       Cofnodion y safle

·       Symudiad y safle

·       Archebion a thalu anfonebau

·       Ailgodi taliadau

·       Diesel coch

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog dan sylw mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·       Profi samplau stoc yn rheolaidd i gadarnhau bod y cofnodion a oedd yn cael eu cynnal a'u cadw'n gywir, cynnydd a wnaed a phrofi ddwywaith y flwyddyn;

·       Rheoli /codio eitemau’r safle/storfa;

·       Y gwasanaeth yn herio'i hun i wneud gwelliannau / darparu sicrwydd;

·       Gwnaed gwelliannau sylweddol gan y gwasanaeth;

·       Profi'r holl eitemau trydanol ar sail chwarterol a chynnal a chadw cofrestr o'r stoc;

·       Posibilrwydd o gyflwyno darllenydd codau bar ar gyfer eitemau'r safle.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddogion am gyflwyno'r adroddiad diweddaru ac am ddarparu sicrwydd drwy nodi'r gwelliannau sylweddol a wnaed, yn enwedig mewn perthynas â rheoli stoc/safle.

Penderfynwyd: -

1)    Y dylid nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Byddai'r maes gwasanaeth yn ymchwilio ymhellach i gyflwyno darllenydd codau bar er mwyn rheoli stoc.

Cyflwynodd Adrian Chard, Rheolwr Strategol AD a DS, a Ben Smith, Prif Swyddog Cyllid, adroddiad a oedd yn amlinellu'r gweithredoedd yn codi o'r Adroddiad Archwiliad Cyflogi Staff Asiantaeth ar gyfer 2019/2020

O ganlyniad i archwiliad mewnol ar gyflogaeth staff asiantaeth a gynhaliwyd yn 2019, rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol.  Cymerwyd camau gweithredu i fynd i'r afael â'r problemau a nodwyd a rhoddwyd camau gweithredu priodol ar waith.

Darparwyd Cynllun Gweithredu a oedd yn amlygu'r holl eitemau risg ganolig yn unig (nid oedd unrhyw weithredoedd risg uchel), cynnydd hyd yn hyn / y diweddaraf am y camau gweithredu.  Darparwyd y polisi gweithwyr asiantaeth cyfredol yn Atodiad A.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·       Mynegwyd pryder ynghylch y ffaith bod y cyfnod rhwng mis Ebrill a mis Tachwedd 2018 wedi'i adolygu, ond ni adolygwyd unrhyw gyfnod mwy diweddar;

·       Diffyg cydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau drwy'r awdurdod, o bosib yn ystod y 12 mis diwethaf;

·       Yr oedi wrth gaffael gwybodaeth berthnasol gan adrannau;

·       Diffyg gwybodaeth gyfoes ynghylch peidio â chydymffurfio a gwariant;

·       Gweithwyr asiantaeth yn cael eu cyflogi mewn adrannau penodol am dros flwyddyn / peidio â llenwi swyddi gwag a gweithwyr asiantaeth yn cael eu cyflogi o hyd;

·       Roedd oddeutu 150 o weithwyr asiantaeth yn yr awdurdod, ac roedd hyn yn costio swm sylweddol;

·       Diffyg rheolaeth fewnol a chyflwyno sbardunau i sicrhau y cydymffurfir â gweithdrefnau;

·       Disgwylir i brofi manwl ddigwydd yn ystod yr archwiliad sy'n dilyn y chwarter 1af.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddogion am gyflwyno'r adroddiad a mynegwyd pryder ynghylch y diffyg atebolrwydd a rheolaeth drwy'r awdurdod o ran cyflogaeth a gweithwyr asiantaeth.

Penderfynwyd: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y byddai'r Rheolwr AD a DS Strategol yn darparu'r diweddaraf ynghylch nifer y gweithwyr asiantaeth sy'n gweithio, lefelau diffyg cydymffurfio a chostau i'r awdurdod, a byddai'r manylion hyn yn cael eu darparu yn y cyfarfod nesaf, yn adroddiad olrhain y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr y Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol Drafft ar gyfer 2020/21 i'w ystyried, cyn cyflwyno'r cynllun terfynol i'r pwyllgor ym mis Ebrill 2020 i'w gymeradwyo.

Roedd Atodiad 1 yn darparu'r Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol Drafft ar           gyfer   2020/21 (crynodeb) ac Atodiad 2 yn darparu'r Cynllun Blynyddol      Archwiliad Mewnol Drafft ar gyfer 2020/21.

Nododd y Cadeirydd, yn dilyn trafodaethau gyda'r Prif Archwiliwr, y byddai materion hanfodol megis llywodraethu, rheoli risgiau, partneriaethau a gwneud penderfyniadau dirprwyedig yn cael eu cynnwys yn y cynllun.  Ailadroddodd hefyd fod ganddi bryderon ynghylch gweithdrefnau a diffyg cydymffurfio ar raddfa eang.  Sylwodd y Pwyllgor hefyd ar batrwm o ddiffyg cydymffurfio a gweithio seilo.

Penderfynwyd: -

1)    Y dylid nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Amlygu unrhyw eitemau ychwanegol posib i'r Prif Archwiliwr.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Nododd y Cadeirydd ei bod yn bwriadu cwrdd â'r Prif Weithredwr ar 16 Mawrth 2020 i drafod rhai materion a oedd yn weddill.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.