Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd T J Hennegan –  Cofnod Rhif 68 - Adroddiad Dilynol Argymhellion Archwilio Mewnol, Chwarter 2 2019/20 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Gymunedol Clwyd - personol.

Y Cynghorydd P R Hood-Williams - Cofnod Rhif 64 - Cynllun Blynyddol Archwiliad Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer cyfnod 1 Gorffennaf 2019 i 30 Medi 2019 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgolion Cynradd Crwys a Chilâ - personol.

Y Cynghorydd J W Jones -  - Cofnod Rhif 64 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20 - Adroddiad Monitro ar gyfer cyfnod 1 Gorffennaf 2019 i 30 Medi 2019 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol yr Olchfa - personol.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr, Simon Cockings, adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Gorffennaf 2019 i 30 Medi 2019.

Cwblhawyd cyfanswm o 25 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Darparwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.  Gwnaed cyfanswm o 203 o argymhellion yn yr archwiliad, yr oedd y rheolwyr wedi cytuno i roi 201 ohonynt ar waith, h.y. derbyniwyd 99% o'r argymhellion yn erbyn targed o 95%.  Roedd Atodiad 2 yn darparu crynodeb o gwmpas yr adolygiadau a gwblhawyd yn ystod y cyfnod.  Darparwyd manylion y grantiau yn y chwarter hefyd.

Roedd Atodiad 3 yn dangos, erbyn diwedd mis Medi 2019, fod 35% o'r adolygiadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau i o leiaf y cam adroddiad drafft, gyda 42% o'r archwiliadau ychwanegol a gynlluniwyd ar waith. O ganlyniad, roedd 77% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith. 

Ychwanegwyd bod 3 adroddiad cymedrol wedi'u cyhoeddi yn y chwarter a darparwyd manylion cryno’r materion sylweddol a oedd wedi arwain at y sgorau cymedrol.  Roedd y rhain ar gyfer y meysydd gwasanaeth canlynol a darparwyd diweddariadau am gynnydd yn y cyfarfod: -

·         Blaendraethau a Gosodiadau 2019/20;

·         Gwasanaethau Glanhau 2019/20;

·         Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd 2019/20

Darparwyd gwybodaeth am y gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Gorffennaf 2019 a 30 Medi 2019, gan gynnwys dau archwiliad cymedrol ar gyfer y Gwasanaethau Pobl Ifanc a Chyfrifon Derbyniadwy.

Holodd y pwyllgor pam nad oedd gan safle Lôn y Pentref incwm ar gyfer parcio am nifer o flynyddoedd, gydag ôl-ddyledion yn dyddio'n ôl oddeutu 10 mlynedd a gofynnwyd pan nad oedd hyn wedi'i nodi mewn archwiliadau blaenorol.

Cynigiwyd hefyd fod y Cadeirydd yn ysgrifennu at Adnoddau Dynol ynghylch gwiriadau GDG i gael eglurhad ynghylch terfyn amser i ddiswyddo staff os bydd gwiriad negyddol.

Holodd y Cadeirydd ynghylch yr ôl-ddyledion sylweddol a nodwyd lle nad oes proses ddiddymu ar waith mewn perthynas ag archwiliadau llyfrgelloedd a diffyg tystiolaeth addas i gysoni taliadau goramser mewn perthynas ag archwiliad yr Is-adran Bwyd a Diogelwch.

Penderfynwyd:    -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y bydd y Prif Archwilydd yn rhoi gwybodaeth ychwanegol i'r pwyllgor am archwiliadau blaenorol safle Lôn y Pentref a pham y caniatawyd i ôl-ddyledion sy'n dyddio'n ôl oddeutu 10 mlynedd gronni;

3)    Y bydd y Prif Archwilydd yn darparu gwybodaeth ychwanegol i'r pwyllgor am yr ôl-ddyledion sylweddol a nodwyd lle nad oes proses ddiddymu ar waith mewn perthynas ag archwiliadau llyfrgelloedd a diffyg tystiolaeth addas i gysoni taliadau goramser mewn perthynas ag archwiliad yr Is-adran Bwyd a Diogelwch;

4)    Y bydd y Cadeirydd yn ysgrifennu at Adnoddau Dynol ynghylch gwiriadau DBS i gael eglurhad ynghylch y terfyn amser i ddiswyddo staff os bydd gwiriad negyddol.

Cyflwynodd Jamie Rewbridge, Rheolwr Strategol Partneriaethau Hamdden, Iechyd a Lles adroddiad a oedd yn rhoi'r diweddaraf am archwiliad Blaendraethau a Gosodiadau 2018/2019.

Amlinellwyd y rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol o ganlyniad i archwiliad mewnol o'r maes gwasanaeth yn 2019.  Yn dilyn hyn, datblygwyd cynllun gweithredu, a ddarparwyd yn Atodiad A, i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd a roddwyd camau gweithredu priodol ar waith.  Amlygwyd, ers dyddiad yr archwiliad, fod parcio ar gyfer cychod wedi'i drosglwyddo o adran y Gwasanaethau Diwylliannol i’r adran Priffyrdd a Chludiant.

Amlygodd y Cynllun Gweithredu'r eitemau risg canolig yn unig (nid oedd unrhyw eitemau risg uchel), y cynnydd hyd yn hyn/ camau gweithredu wedi'u diweddaru yn yr ardaloedd canlynol fel a ganlyn: -

·         Gosodiadau Blaendraethau

·         Cytiau traeth Langland

·         Parcio cychod

·         Parc carafanau

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r swyddog mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn briodol iddynt.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Cytiau traeth Langland - y systemau cadw lle, arian parod a derbynebau blaenorol a ddefnyddiwyd a'r cynnydd sy'n cael ei wneud o ran cadw lle ar-lein;

·         Cytiau traeth Langland - sut roedd yr incwm a dderbyniwyd yn cydweddu â'r gyllideb/cyfriflyfrau;

·         Parcio ar gyfer cychod - Trosglwyddo'r maes gwasanaeth i'r tîm Priffyrdd a Chludiant; pa mor agored yw safle Knab Rock; yr angen i reoli parcio'n effeithiol; casglu'r ôl-ddyledion sy'n ddyledus yn gyfreithlon/cael gwared ar gychod os na fydd taliad yn cael ei wneud; y newidiadau a roddwyd ar waith yn Knab Rock, gan gynnwys archwiliadau a ffotograffau wythnosol/cronfa ddata yn dilyn y gweithdrefnau newydd yn safleoedd Southend a Lôn y Pentref; y defnydd o gyfraith hawlrwym, sef rhoi 3 mis i berchnogion ymateb i hysbysiadau.

·         Parc carafanau - peidio â chaniatáu i unrhyw garafán gael eu his-osod; nodi pob anfoneb/monitro misol/caniatáu cynlluniau talu amrywiol.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Jeremy Davies, Arweinydd Grŵp Parciau a Glanhau adroddiad a oedd yn rhoi'r diweddaraf i'r pwyllgor am archwiliad y Gwasanaeth Glanhau yn y Gwasanaeth Gwastraff, Parciau a Glanhau.

Amlinellwyd y rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol o ganlyniad i archwiliad mewnol o'r maes gwasanaeth ym mis Ebrill 2019.  Yn dilyn hyn, datblygwyd cynllun gweithredu i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd a rhoddwyd camau gweithredu priodol ar waith.

Amlygodd y Cynllun Gweithredu'r eitemau risg uchel/canolig, y cynnydd hyd yn hyn/diweddaredig yn y meysydd isod fel a ganlyn:-

·         Polisi Oriau Hyblyg Corfforaethol (Risg Uchel)

·         Rhestr Llofnodwyr Cymeradwy ar gyfer y gwasanaeth

·         Glynu wrth Reolau Gweithdrefnau Corfforaethol ar gyfer gwariant dros £5,000

·         Staff yn glynu wrth y Polisi Teithio a Chynhaliaeth Corfforaethol wrth gyflwyno hawliad milltiredd.

·         Swyddog i ddarparu tystiolaeth o yswiriant cerbydau

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r swyddog mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn briodol iddynt.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Rheolaeth Ariannol - nodi'r diffyg rheolaeth ariannol dros gyfnod o amser;

·         Gweithwyr asiantaeth - Cyflogi gweithwyr asiantaeth (11 ar hyn o bryd) a'r rhaglen i leihau'r niferoedd hyn ac i hyfforddi gweithwyr dan hyfforddiant.  Defnyddio gweithwyr asiantaeth i lenwi swyddi gwag;

·         Y defnydd o sachau du i wacau biniau gwastraff staff y cyngor;

·         BID Abertawe - diffyg cytundeb pendant â BID Abertawe yn flaenorol, cytuno ar delerau newydd yn y dyfodol;

·         Salwch tymor hir – nodi salwch tymor hir uwch-aelod o staff a’r ffaith nad oedd trefniadau ar waith i gyflawni dyletswyddau’r sawl oedd yn absennol;

·         CLG - Cyfathrebu/perthynas dda â BID Abertawe/Cynghorau cymuned;

·         Niferoedd staff - cyflogir dros 300 aelod o staff yn y gwasanaeth Parciau a Glanhau ac adolygir yn barhaus i gryfhau'r gwasanaeth.

Penderfynwyd:    -

1)    nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    nodi salwch tymor hir uwch-aelod o staff a’r ffaith nad oedd trefniadau ar waith er mwyn cyflawni dyletswyddau’r sawl a oedd yn absennol, a thynnu sylw’r Adran at hyn.

Rhoddodd Siân Williams, Rheolwr y Ganolfan Gwasanaeth ac Emma Johnson, Rheolwr Desg Gymorth y Ganolfan Gwasanaethau a’r GDG/GCC ddiweddariad llafar i'r pwyllgor ynghylch archwiliad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer 2019/20.

Amlinellwyd y rhoddwyd lefel sicrwydd gymedrol o ganlyniad i archwiliad mewnol o'r maes gwasanaeth yn 2019.   Datblygwyd cynllun gweithredu i fynd i'r afael â'r materion a nodwyd a rhoddwyd camau gweithredu addas ar waith.

Amlygwyd bod yr archwiliad yn cynnwys 5 pwynt crynhoi allweddol a 12 o argymhellion.  Roedd 9 o'r argymhellion wedi'u cwblhau, roedd 1 yn aros i brosiect Oracle gael ei chwblhau ac roedd 2 arall hefyd yn gysylltiedig â chwblhau prosiect Oracle.  Ychwanegwyd mai dyma'r tro cyntaf i'r maes gwasanaeth dderbyn archwiliad cymedrol a oedd yn bennaf oherwydd y toriadau sylweddol a throsglwyddo staff i brosiect Oracle.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r swyddog mewn perthynas â'r adroddiad a darparwyd ymatebion yn briodol iddynt.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Y GDG mewn ysgolion - nodwyd bod nifer o wiriadau GDG staff ysgolion wedi dod i ben ac nid oeddent wedi'u hadnewyddu.  Esboniwyd mai cyfrifoldeb y gweithiwr yw adnewyddu'r gwiriad.  Fodd bynnag, cynhelir adroddiad adnewyddu 4 mis cyn dyddiad gorffen gwiriad GDG ac mae hwn yn cael ei groesgyfeirio gyda'r rhestrau addysg/ei anfon at reolwr llinell yr aelod o staff a'i uwchgyfeirio ar ôl 2 fis;

·         Adnoddau staff - Yn dilyn arbedion sylweddol i'r gyllideb, amlygwyd bod adnoddau staff o fewn y gwasanaeth dan straen.  Y gobaith yw bydd y sefyllfa'n gwella yn dilyn cwblhau prosiect Oracle;

·         Gwiriadau GDG negyddol - Hyd yr amser y mae staff yn parhau yn eu swyddi yn dilyn gwiriad GDG negyddol.  Esboniwyd nad oedd hyn wedi digwydd eto, ond dylid cynnal asesiad risg a throsglwyddo'r mater i Adnoddau Dynol/ yr adran os nad oedd hyn yn cael ei wneud;

·         Cyfranogaeth Cyngor Sir Powys - Esboniwyd bod Cyngor Sir Penfro wedi ennill y broses dendro i gynnal gwiriadau GDG a phroseswyd ceisiadau o fewn 4 diwrnod, ar gyfartaledd, yn hytrach nag o fewn wythnosau fel oedd yn digwydd yn flaenorol;

·         Archwiliad dilynol - i'w gynnal yn chwarter 4 a byddai'n archwilio unrhyw faterion sy'n weddill;

·         Sicrwydd - Bod y 169 o swyddi y nodwyd bod angen gwiriadau GDG ar eu cyfer wedi'u cwblhau/ y meysydd yn yr awdurdod lle’r oedd yr unigolion yn gweithio/ a oes modd gwahardd aelod i staff os nad yw'n cwblhau cais GDG;    

Penderfynwyd y dylid nodi cynnwys yr adroddiad. 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad i'r pwyllgor a oedd yn rhoi statws yr argymhellion a wnaed yn yr archwiliadau hynny lle'r oedd camau dilynol yn Chwarter 2 2019/2020 er mwyn caniatáu i'r Pwyllgor Archwilio fonitro gweithredu'r argymhellion a wnaed gan yr Archwilio Mewnol.

Darparodd Atodiad 1 grynodeb o'r argymhellion a dderbyniwyd ac a rhoddwyd ar waith.  Nid oedd unrhyw argymhellion na chawsant eu derbyn a’u rhoi ar waith i’w nodi.

Yn ychwanegol, darparodd yr adroddiad fanylion pellach ar weithdrefnau safonol dilynol, archwiliadau hanfodol, archwiliadau nad ydynt yn hanfodol, Dangosyddion Perfformiad Grŵp y Prif Archwilwyr ac olrhain argymhellion Archwilio Allanol.

Dywedodd y Cadeirydd fod angen i'r ffordd o olrhain argymhellion archwilio allanol fod yn fwy cadarn ac nid oeddent yn darparu sicrwydd.  Ychwanegodd fod nifer o argymhellion Archwilio Allanol heb eu cwblhau o hyd ers dwy flynedd neu fwy a bod angen rhagor o reolaeth.

Dywedodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, y byddai unrhyw argymhellion a wneir gan Swyddfa Archwilio Cymru yn cael eu hadolygu yn y flwyddyn ganlynol.

Penderfynwyd:    -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Crybwyll yr angen am ffordd fwy cadarn o ddilyn trywydd argymhellion yr Archwilio Allanol wrth y tîm Rheoli Corfforaethol er mwyn iddynt drafod hyn.

Darparwyd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.