Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd T J Hennegan – Cofnod Rhif 58 - Monitro Refeniw a Chyllideb Cyfalaf - Rwy'n denant tŷ cyngor diogel - Personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Rhoddodd Dave Howes, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol, gyflwyniad manwl, llawn gwybodaeth i'r Pwyllgor Archwilio ar Lywodraethu a Sicrwydd yng Nghyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Cymdeithasol.  Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys: -

·         Trosolwg;

·         Fframwaith Sicrhau;

·         Rheolaeth ariannol;

·         Rheoli Perfformiad;

·         Craffu a Sicrwydd

·         Busnes a Chynllunio Gwelliant;

·         Tystiolaeth o'r hyn sy'n gweithio.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r cyfarwyddwr, a ymatebodd yn briodol iddynt.  Trafodwyd y canlynol: -

·         Costau staff, gan gynnwys staff gofal a chefnogaeth na chânt eu rheoli'n uniongyrchol gan y cyngor;

·         Y ffordd fwyaf cost-effeithlon o reoli staff;

·         Pwysau chwyddiant, yn enwedig yn yr ychydig flynyddoedd diwethaf, a oedd tua 5%;

·         Chwyddiant gofal cymdeithasol e.e. cost y cyflog byw a swmp staff y Gwasanaethau Cymdeithasol sydd ar waelod y raddfa gyflog;

·         Cynllun adennill costau i wrthbwyso unrhyw orwario a ragwelir a chydbwyso cyllideb y Gwasanaethau Cymdeithasol ar ddiwedd y flwyddyn ariannol;

·         Prif feysydd risg yn yr adran gan gynnwys recriwtio a chadw staff;

·         Gwaith Tîm yr Hwb Cymunedol i gael gafael ar arian grant/trefnu bod yr adran yn cydymffurfio â gofynion Llywodraeth Cynulliad Cymru (LlCC);

·         System arian LlCC, effaith bosib Brexit a'r angen i gael yr arian ymlaen llaw yn lle drwy arian grant;

·         Cyswllt hanfodol rhwng y GIG a'r Gwasanaethau Cymdeithasol;

·         Y Cyfarwyddwr i ddarparu cynlluniau adennill i'r Swyddog Adran 151 a chadarnhau bod y swyddogion yn parhau i weithio gyda'i gilydd i gydbwyso cyllideb y Gwasanaethau Cymdeithasol.

Diolchodd y Cadeirydd i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol am ei gyflwyniad a dywedodd ei fod wedi sicrhau bod gan y Pwyllgor ddealltwriaeth drylwyr o weithdrefnau yn yr Adran Addysg.  Ychwanegodd fod y cyflwyniad hefyd wedi darparu sicrwydd o ran dulliau rheoli sy'n gweithredu yn y Gwasanaethau Cymdeithasol a'r risgiau mewn perthynas â phwysau ariannol a oedd yn cael eu trafod ar y cyd â'r Swyddog Adran 151.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr cyflwyniad llafar.

Cyflwynodd Simon Cockings, y Prif Archwiliwr, adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r argymhellion a wnaed yn dilyn yr archwiliadau hanfodol yn 2018/19 ac yn nodi a oedd yr argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu rhoi ar waith.

Roedd Atodiad 1 yn nodi nifer yr argymhellion a wnaed ar gyfer pob archwiliad hanfodol, yn dilyn yr archwiliadau yn 2018/19, ac a oeddynt wedi'u rhoi ar waith, eu rhoi ar waith yn rhannol, heb eu rhoi ar waith neu nad oeddent i'w rhoi ar waith eto.  Darparwyd crynodeb o'r sefyllfa ddiweddaraf o ran y 46 o argymhellion a wnaed a chanran yr argymhellion a roddwyd ar waith erbyn 30 Medi 2019 oedd 76%.

Atodwyd dadansoddiad o'r 11 argymhelliad, a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol neu nad oeddent wedi'u rhoi ar waith yn ogystal â dosbarthiad yr argymhellion archwilio a ddefnyddiwyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, yn Atodiad 2.  Roedd yr Atodiad yn dangos, o'r pum argymhelliad a roddwyd ar waith yn rhannol, fod un wedi'i ddosbarthu'n risg uchel, dau yn risg canolig, un yn risg isel ac un yn argymhelliad arfer da, a'u bod yn ymwneud â'r archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy.  Parhawyd i gwblhau'r archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy yn flynyddol ac, o ganlyniad, byddai proses rhoi'r argymhellion a oedd yn weddill ar waith yn cael ei hadolygu fel rhan o archwiliad 2019/20. Dosbarthwyd y chwe argymhelliad a oedd ar ôl nad oeddent wedi'u rhoi ar waith, yn rhai risg isel neu arfer da ac roeddent yn ymwneud â'r archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy. Darparwyd yr argymhellion a oedd wedi cael eu gweithredu'n rhannol neu nad oeddent wedi cael eu gweithredu yn Atodiad 3.

Cyhoeddwyd yr archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy â lefel sicrwydd cymedrol ym mis Mawrth 2019, gyda chrynodeb o'r prif faterion a arweiniodd at adrodd am y raddfa sicrwydd i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Mehefin 2019 fel rhan o'r Adroddiad Monitro Chwarterol Archwilio Mewnol. 

Derbyniodd y Pwyllgor Archwilio hefyd adroddiad diweddaru gan Reolwr y Ganolfan Gwasanaeth a'r Rheolwr Rheoli Arian Parod a Chyfrifon Derbyniadwy, a oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaethpwyd wrth roi'r argymhellion a wnaed ar waith ym mis Mai 2019. Holodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a oedd 'datganoli' adennill dyled yn ymestyn y broses adennill a cheisiwyd sicrwydd mewn perthynas ag effeithiolrwydd y broses adennill dyled drwy ymarfer dilynol.

Datgelodd ganlyniadau'r ymarfer dilynol nad oedd y broses adennill dyled wirioneddol wedi'i datganoli fel y cyfryw, gan fod gan y Tîm Cyfrifon Derbyniadwy (CD), ar y cyd â'r Adran Gyfreithiol, gyfrifoldeb trosgynnol o hyd am y broses adennill dyled. Nid yw'r broses hon, na'r terfynau amser cysylltiedig, wedi newid.  Fodd bynnag, cadarnhawyd bod y Tîm Cyfrifon Derbyniadwy ar gyfranogaeth yr Adran Gwasanaethau (AG) ar gamau amrywiol yn ystod y broses. Crynhowyd y camau sy'n rhan o'r broses anfonebu ag adennill dyled yn Atodiad 4.

Diweddarwyd y pwyllgor ar y cynnydd a wnaed. Nodwyd, oherwydd y gwaith i brofi Oracle Cloud a ddechreuodd ym mis Tachwedd 2019, secondiwyd tri o'r chwe staff CD i'r prosiect hwn am flwyddyn.  Rhagwelwyd y byddai'r tair swydd wag yn y tîm CD yn cael eu llenwi ac y byddai gofyn i weddill y staff ddarparu hyfforddiant. Byddai hyn yn cael effaith bellach ddi-oed ar allu'r adran i ymgymryd â gweithgareddau adennill.

Hysbyswyd y pwyllgor gan Sian Williams, Rheolwr y Ganolfan Gwasanaeth, a Michelle Davies, Rheolwr Rheoli Arian Parod a Chyfrifon Derbyniadwy, ynghylch y cynnydd cadarnhaol a wnaed.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Gweithdrefn ar gyfer ymdrin ag anfonebau amheus a'r ffaith mai'r Adran Gwasanaethau sy'n gyfrifol am hyn.

·         Y weithdrefn adennill dyled sy'n cynnwys yr Adran Cyfrifon Derbyniadwy/Gyfreithiol;

·         Rhesymau pam y trosglwyddwyd staff i gynorthwyo â'r gwaith i brofi Oracle Cloud;

·         Amserlenni'r broses adennill dyled;

·         Cymhlethdodau dyled y Gwasanaethau Cymdeithasol;

·         Dibyniad CD ar yr Adran Gwasanaethau;

·         Cyfrifoldeb Penaethiaid Gwasanaeth o ran anghydfodau sy'n weddill;

·         Y weithdrefn dileu dyledion;

·         Mynd â materion i'r Tîm Rheoli Corfforaethol;

·         Gostyngiad yn adnoddau'r Tîm CD a'r effaith ar y gwasanaeth.

Mynegodd y Cadeirydd bryder ynghylch staffio yn y Tîm CD a'r risgiau sy'n gysylltiedig ag oedi pellach yn y prosesau adennill dyled.

Daethpwyd i'r casgliad bod canlyniadau ymarfer olrhain yr argymhellion hyd at ddiwedd mis Medi 2019, ar y cyfan, yn gadarnhaol gan fod 35 (75%) o'r argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu rhoi ar waith erbyn y dyddiad arfaethedig. Roedd angen gwaith i roi nifer bach o argymhellion ar waith o hyd neu roedd disgwyl iddynt gael eu rhoi ar waith erbyn diwedd y flwyddyn ariannol. Adolygir cynnydd ynghylch gweithredu'r argymhellion hyn yn ystod yr archwiliadau hanfodol ar gyfer 2018/19.

Penderfynwyd:   -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Anfon rhestrau o anghydfodau dros 60 diwrnod oed ymlaen at y Tîm Rheoli Corfforaethol;

3)    Y bydd Rheolwr y Ganolfan Gwasanaeth yn rhoi manylion dyledion a ddilëwyd o'r 3 blynedd diwethaf i'r Pwyllgor.

Darparodd Richard Rowlands, y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol, adroddiad 'er gwybodaeth' am y trosolwg o statws ymateb Cyngor Abertawe i gynigion gwella cynharach a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) i ddarparu sicrwydd i'r pwyllgor am gynnydd.

Ychwanegodd y byddai diweddariad pellach yn cael ei roi i'r Pwyllgor yn gynnar yn y Flwyddyn Newydd.

Mynegodd y Cadeirydd bryder ynghylch yr amseroldeb wrth gwblhau camau gweithredu gan fod sawl un ar ôl/yn anghyflawn.

Darparodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn cyflwyno trosolwg o'r statws risgiau yn y cyngor yn ystod Chwarter 2 2019/20 er mwyn rhoi sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch gweithrediad y polisi a'r fframwaith rheoli risgiau yn y cyngor.

Darparwyd gwybodaeth ar gyfer Chwarter 2 2019/20 yn Atodiad A. Ynddo hefyd cymharwyd trosolwg o'r sefyllfa â Chwarter 1 2019/20.  Darparwyd y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn Atodiad B a Chofrestr Risgiau'r Gyfarwyddiaeth yn Atodiad C.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         CR 88 – Iechyd a Diogelwch/CR101 – Y swyddog sy'n gyfrifol am y risg a faint o achosion o Reoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus 2013 (RIDDOR) yr adroddwyd amdanynt i'r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch yn 2018 a 2019 sydd hefyd yn gyfrifol am weithio rhanbarthol;

·         CR 90 / 102 – Penderfyniad i adael yr Undeb Ewropeaidd (Brexit) - ansicrwydd ynghylch y Gronfa Ffyniant Gyffredin a gwaith Grŵp Llywio Brexit a oedd wedi edrych ar y dulliau rheoli newydd yr oedd eu hangen - yn enwedig yr ansicrwydd ynghylch y Gronfa Ffyniant Gyffredin;

·         CR89 – Gofynion deddfwriaethol a statudol newydd – Adran 6 Deddf yr Amgylchedd 2016;

·         CR101 – Gweithio Rhanbarthol - yn enwedig llywodraethu partneriaeth;

·         PE85 – Cynllunio'r Gweithlu - pa fethiannau system a gafwyd;

·         PE98 – argaeledd gofal cartref - pa fethiannau system a gafwyd;

·         Crynodeb - Newidiadau i Gofrestrau Risg - nid yw newidiadau'n cael eu cofnodi/nid yw risgiau'n cael eu hadolygu/ni lynir wrth weithdrefnau/darparu adborth i berchnogion risgiau/diffyg adnoddau i fynd ar drywydd pethau'n effeithiol;

·         Y ffaith y gofynnir i berchnogion risgiau esbonio i'r pwyllgor pan nad oeddent wedi cydymffurfio â'r gweithdrefnau;

·         Ap risgiau newydd y mae angen ei ddatblygu ymhellach fel y gellir llunio adroddiadau sy'n gallu roi sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch rheoli risgiau;

·         Perchnogion risgiau sy'n gyfrifol am yr holl risgiau, yn enwedig risgiau lefel uchel ac am dderbyn sicrwydd ynghylch y risgiau hynny.

Cynigiodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru gyngor ar adrodd am eithriadau a byddai'n cysylltu â swyddogion yn y dyfodol.

Dywedodd y Cadeirydd y dylid monitro'r risgiau'n agos i sicrhau y gwneir cynnydd.  Mynegodd hefyd bryder parhaus â'r fformat a chynnwys yr Adroddiad Risgiau ond nododd ymdrechion y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol i ddatblygu adroddiad a fyddai'n galluogi'r Pwyllgor i gyflawni ei gylch gorchwyl.

Darparodd y Swyddog 151 Adroddiad Adolygu Canol Blwyddyn Rheoli’r Drysorfa 'er gwybodaeth' gyflwynwyd i'r cyngor ar 27 Tachwedd 2019.

Cadarnhaodd na fenthycwyd unrhyw arian ychwanegol yn 2019/20 ac mai cyfanswm y ddyled allanol yw £554m ar gyfradd llog gyfartalog flynyddol o 4.22%. 

Cyfeiriwyd hefyd at benderfyniad Trysorlys ei Mawrhydi i wneud benthyciadau'r Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus yn destun premiwm ychwanegol o 1% dros y gorsymiau presennol, uwchben elwau gilt cyffredinol.  Ychwanegwyd bod sylwadau'n cael eu gwneud trwy Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) a Llywodraeth Cymru ar yr effaith negyddol y bydd y newid hwn yn ei chael ar raglenni cyfalaf sydd ar waith ledled awdurdodau lleol yng Nghymru.

Darparodd y Swyddog Adran 151, gyda chefnogaeth Aelod y Cabinet dros yr Economi a Strategaeth, Adroddiad Monitro'r Gyllideb Refeniw a Chyfalaf 'er gwybodaeth' a gyflwynwyd i'r Cabinet ar 21 Tachwedd 2019.

Tynnwyd sylw at y gorwariant a ragwelwyd a nodwyd ei fod yn llai nag yn y blynyddoedd blaenorol. Nodwyd arbedion gwerth £45m mewn perthynas â thaliadau llog hefyd.  Pwysleisiodd Aelod y Cabinet fod arbedion cadarn yn eu lle ac roedd yn hyderus y byddai'r targedau'n cael eu cyflawni.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Sylwadau'r Cyfarwyddwr, y diffyg brwdfrydedd am archwilio ffyrdd newydd o weithio a herio'u swyddi;

·         Cyfarwyddwyr yn edrych yn fanylach ar wasanaethau a oedd dan bwysau:

·         Rhwymedigaeth cyfarwyddwyr i orffen y flwyddyn ariannol gyda chyllidebau cytbwys;

·         Trosglwyddo ac adolygu'r Uned Gyfieithu, gan gynnwys costau a thaliadau;

·         Adnoddau staff a sut byddai hyn yn effeithio ar wasanaethau rheng flaen pe bai gostyngiadau;

·         Sut byddai'r setliad a dderbyniwyd oddi wrth Lywodraeth Cymru'n dylanwadu yn y pen draw ar sefyllfa'r awdurdodo;

·         Cyfarwyddiaethau'n methu cyflawni'r arbedion a nodwyd ganddynt yn y blynyddoedd blaenorol.

Penderfynwyd:   -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Dosbarthu'r ffigurau sy'n ymwneud â Gwasanaeth yr Uned Gyfieithu i'r pwyllgor.

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 adroddiad Adolygu'r Refeniw wrth Gefn 'er gwybodaeth'.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd adroddiad a oedd yn gofyn i'r pwyllgor ystyried penodi Aelod Lleyg ychwanegol i'r Pwyllgor Archwilio.

Ychwanegwyd bod Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn mynnu bod pob cyngor yn penodi Pwyllgor Archwilio yn unol â'r argymhelliad a wnaed gan CIPFA yn 2005.  Roedd Llywodraeth Cymru wedi darparu canllawiau statudol ar gyfer swyddogaethau ac aelodaeth Pwyllgor Archwilio a darparwyd copi o'r canllawiau yn Atodiad 1.

Ar ben hynny, ar ôl cwblhau ymarfer meincnodi i gymharu nifer yr aelodau lleyg a benodwyd i Bwyllgorau Archwilio Awdurdodau Lleol eraill ledled Cymru, cynigiwyd y dylai'r cyngor benodi un aelod lleyg ychwanegol i Bwyllgor Archwilio Dinas a Sir Abertawe. Dywedwyd wrth aelodau y byddai ychwanegu aelod lleyg ychwanegol yn helpu i sicrhau bod y pwyllgor mewn sefyllfa well i ymdopi â'r newidiadau deddfwriaethol arfaethedig i strwythur y pwyllgor a gyflwynwyd gan Lywodraeth Cymru, sy'n destun ymgynghoriad ar hyn o bryd, a oedd yn y lle cyntaf yn awgrymu y byddai angen i draean o aelodau pwyllgor fod yn aelodau lleyg.

Penderfynwyd gohirio'r penodiad yn amodol ar orffen y newidiadau deddfwriaethol arfaethedig.

Darparwyd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth’.

Nodwyd y gwnaed cynnydd sylweddol mewn perthynas â diweddariad dilynol sgôr gymedrol y Gwasanaeth Pobl Ifanc. Byddai cynnydd yn cael ei ddarparu yn Adroddiad Monitro Chwarter 3.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Nodwyd y byddai Datganiad Cyllideb Canol Blwyddyn 2019/20 yn cael ei ddileu o'r cynllun gan nad adroddir amdano i'r cyngor.