Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y buddiannau canlynol: -

Datganodd y Cynghorwyr C Anderson, P M Black, D W Helliwell, P R Hood-Williams, J W Jones, E T Kirchner, L V Walton a T M White gysylltiadau personol fel llywodraethwyr ysgol â Chofnod Rhif 44 - Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgolion ac ymateb y cyfarwyddwr Addysg i'r Adroddiad Archwiliad Ysgolion.

Datganodd y Cynghorydd L V Walton gysylltiad personol, fel llywodraethwr ysgol, â Chofnod Rhif 45 - cyflwyniad - Diweddariad ar yr Amgylchedd Rheoli Mewnol (gan gynnwys rheoli risgiau) - Cyfarwyddwr Addysg.

Datganodd y Cynghorwyr C Anderson, M B Lewis a T M White gysylltiadau personol fel aelodau o Awdurdod Iechyd Porthladd â Chofnod Rhif 46 - Monitro'r Gyllideb Refeniw a Chyfalaf - Chwarter 1af 2019/20

Paula O’Connor – Yr Agenda gyfan - Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Bae Abertawe - Personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnodion cywir.

Cyflwynodd Jeff Fish a Jonathan Rogers grynodeb o'r gwaith a gwblhawyd gan swyddogaeth dwyll Archwilio Mewnol yn 2018/19.

Rhoddodd yr adroddiad grynodeb 12 mis o weithgareddau'r Swyddogaeth Dwyll ar gyfer 2018/19, gwerth y swyddogaeth ac adolygwyd cyflawniadau o'u cymharu â'r canlyniadau targed a gynhwyswyd yng Nghynllun Gwrth-dwyll y Swyddogaeth Dwyll ar gyfer 2018/19.  Roedd gweithgareddau allweddol 2018/219 yn cynnwys y meysydd gwaith canlynol; -

·         Gwaith ar y cyd gyda Gwasanaeth Gwrth-dwyll, Cydymffurfio a Dyled yr Adran Gwaith a Phensiynau;

·         Menter Twyll Genedlaethol 2018;

·         Ymwybyddiaeth o dwyll;

·         Gwaith rhwng asiantaethau a chyfnewid data.

Yn ôl yr Adolygiad o'r Cynllun Swyddogaeth Twyll ar gyfer 2018/19, o'r 9 gweithgaredd a gynlluniwyd, cyflawnwyd 6 ohonynt yn llawn.  Mae Atodiad 3 yr adroddiad yn darparu manylion y gweithgareddau hyn.  Ychwanegwyd, ar gyfer y gweithgareddau hynny na chawsant eu cyflawni, roedd y ffaith bod llai o adnoddau gan y timau ac oherwydd gofynion gwaith ymatebol, yn enwedig ymchwiliadau i weithwyr, wedi parhau i gyfyngu'n sylweddol ar y cyfleoedd i wneud gwaith rhagweithiol yn erbyn y cynllun.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i'r swyddogion a ymatebodd yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Y prif feysydd a nodwyd o ran ymwybyddiaeth o dwyll;

·         Eiddo'r cyngor yn cael ei ddychwelyd i stoc ac ar gael i'w gosod;

·         Sut mae system cyfateb data Menter Twyll Genedlaethol chwemisol 2018 yn y flwyddyn yn gweithredu, a'r defnydd o gyfateb data yn yr awdurdod;

·         Targedu twyll caffael;

·         Twyll teithio consesiynol/archwiliad blynyddol;

·         Gweithio'n fewnol gydag adrannau'r cyngor e.e. Safonau Masnach;

·         Sut roedd y tîm wedi ymdopi â llai o adnoddau a blaenoriaethu rhai meysydd;  

·         Cyflawni sicrwydd yn y maes caffael ar draws y cyngor;

·         Cynyddu adnoddau i gyflwyno gwaith rhagweithiol - 'buddsoddi i arbed'.

Diolchodd y cadeirydd i'r swyddogion am eu hadroddiad a diolch iddynt hefyd am yr holl waith roedden nhw wedi'i gyflawni gydag adnoddau prin.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Nick Davies, y Prif Archwiliwr,  adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o'r archwiliadau a gynhaliwyd mewn ysgolion gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2018/19 a nododd rai materion cyffredinol a gododd yn ystod yr archwiliadau.  Darparodd Kelly Small, Pennaeth yr Uned Cyllid a Gwybodaeth ymatebion ar ran y Cyfarwyddwr Addysg.

Amlinellwyd y cynhelir archwiliad o bob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob 3 blynedd.  Roedd rhaglen archwilio safonol yn bodoli ar gyfer pob sector ysgol.

Am nifer o flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn crynhoi'r archwiliadau a wnaed mewn ysgolion bob blwyddyn gan y Cyfarwyddwr Addysg a'r Pwyllgor Archwilio.  Roedd yr adroddiad hefyd wedi nodi'r themâu cyffredin a ganfuwyd yn ystod yr archwiliadau.

Atodwyd yr Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion 2018/19 yn Atodiad 1.

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a Phennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth, a ymatebodd iddynt yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Tystiolaeth yng nghofnodion y Cyrff Llywodraethu fod adroddiadau archwilio wedi'u cyflwyno i Gyrff Llywodraethu a'u trafod ganddynt, a bod yr Uned Ariannu a Gwybodaeth Ysgolion wedi ymgymryd â'r broses ddilynol.

·         Cadarnhad ynghylch a yw'r holl gyrff llywodraethu wedi derbyn ac ystyried eu hadroddiadau archwilio yn ystod 2017/18;

·         Yr anawsterau a gafwyd gan ysgolion yn y broses dendro h.y. cael 3 dyfynbris a dadansoddiad o'r costau gan y Gwasanaethau Adeiladau Corfforaethol a oedd yn arwain at ysgolion yn dewis peidio ag ymrwymo i Gytundebau Lefel Gwasanaeth (CLG);

·         Yr holl ysgolion yn dewis peidio ag ymrwymo i CLG Caffael am eu bod yn teimlo nad ydynt yn addas i'r diben;

·         Adolygu'r Rheolau Gweithdrefnau Contract;

·         Yr awdurdod yn darparu catalog i ysgolion brynu cyflenwadau;

·         Gwaith pellach yn cael ei wneud ynghylch ysgolion yn tendro am wasanaethau ac yn mynd ati i wneud hyn fel tasg gyfan yn hytrach na thasg benodol;

·         Y Cyfarwyddwr Addysg yn cael rhestr lawn o gontractau gan y Gwasanaethau Adeiladau Corfforaethol ac yn ei dosbarthu i holl glercod y cyrff llywodraethu;

·         Cyllidebau ysgolion - yn enwedig 85% yn cael ei wario ar gyflogau staff a 15% ar y gweddill, a phennu lefel briodol i gyfiawnhau'r risg/amser a dreulir ar archwilio'r swm hwn gan mai cyfran fach yn unig o'r gyllideb ydyw.

·         Holiadur Rheoli Ansawdd - Is-adran Archwilio Mewnol.

Penderfynwyd  -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y bydd Pennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth yn egluro pe bai tystiolaeth wedi'i derbyn syn dangos bod yr holl gyrff llywodraethu wedi derbyn eu hadroddiadau archwilio ac wedi'u hystyried yn ystod 2017/18;

3)    Y bydd Pennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth yn egluro os yw'r holl ysgolion sy'n weddill wedi darparu tystiolaeth bod eu cyrff llywodraethu wedi'i derbyn eu hadroddiadau archwilio ac wedi'u hystyried yn ystod 2017/18;

4)    Gofyn i Bennaeth y Gwasanaethau Masnachol ddarparu diweddariad ynghylch darparu catalog i ysgolion.

5)    Y bydd y Cyfarwyddwr Addysg yn cael rhestr lawn o gontractau gan y Gwasanaethau Adeiladau Corfforaethol ac yn ei dosbarthu i holl glercod y cyrff llywodraethu.

Rhoddodd Nick Williams, y Cyfarwyddwr Addysg, gyflwyniad manwl, llawn gwybodaeth i'r Pwyllgor Archwilio ar Lywodraethu a Sicrwydd yn yr Adran Addysg.  Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys: -

·         Trosolwg;

·         Fframwaith Sicrhau;

·         Cyllidebau Net Addysg 2019/20;

·         Llywodraethu Ysgolion;

·         Cyrff Llywodraethu;

·         Goruchwyliaeth yr awdurdod;

·         Archwiliadau ysgolion;

·         Gweddillau ysgolion;

·         Y defnydd o arian wrth gefn gormodol;

·         Pwerau i ymyrryd;

·         Trefniadau adrannol;

·         Dulliau rheoli mewnol/Cydymffurfio;

·         Rheoli Risgiau;

·         Gweithio mewn partneriaeth.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r cyfarwyddwr, a ymatebodd yn briodol iddynt.  Trafodwyd y canlynol: -

·         Sefyllfa gref ysgolion Abertawe o'u cymharu ag eraill yng Nghymru;

·         Lefelau risg coch, ambr, gwyrdd (CAG) a'r broses o gytuno ar lefelau cywir;

·         Y broses rheoli perfformiad, cyfraddau tâl Penaethiaid yn cael eu cynyddu gan rai cyrff llywodraethu, talu am y cynnydd mewn cyflogau/cyfraniadau pensiwn;

·         Sut mae'r cyngor yn gweithredu fel landlord mewn partneriaeth â Phenaethiaid;

·         Y broses gyllidebol y mae'r cyngor yn ymgymryd â hi mewn perthynas ag ysgolion;

·         Arian wrth gefn a gedwir gan ysgolion a'r pwerau sydd ar gael i'r Cyfarwyddwr Addysg i ymdrin ag unrhyw broblemau.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Cyfarwyddwr Addysg am ei gyflwyniad a dywedodd ei fod wedi rhoi dealltwriaeth drylwyr i'r Pwyllgor o weithdrefnau yn yr Adran Addysg.  Ychwanegodd bod y cyflwyniad hefyd wedi darparu sicrwydd o ran y prosesau yr ymgymerir â hwy a'r materion a ddirprwywyd i'r Swyddog Adran 151.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr cyflwyniad llafar.

Cyflwynodd Ben Smith, y Swyddog Adran 151 Adroddiad Monitro'r Gyllideb Refeniw a Chyfalaf - Chwarter 1af 2019/20 ‘er gwybodaeth’ a gyflwynwyd i'r Cabinet ar 15 Awst 2019. Roedd yr adroddiad yn darparu manylion monitro ariannol cyllidebau refeniw a chyfalaf 2019/20, gan gynnwys cyflawni arbedion cyllidebol.

Cyfeiriodd yn benodol at baragraff 2.7 a oedd yn amlinellu'r ffaith nad oedd unrhyw Swyddog Cyfrifol wedi'i awdurdodi i orwario'i gyllideb yn unol â Rheolau Gweithdrefnau Ariannol, ac i adrodd am argymhellion sy'n mynnu bod cyfarwyddwyr yn darparu cynlluniau manwl i osgoi unrhyw orwario.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Cronfa Treuliau Annisgwyl 2018/19 ac ymrwymiadau hyd at ddiwedd y flwyddyn ariannol, gan gynnwys defnyddio cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd;

·         Sylwadau cyfarwyddwyr am amrywiadau cyllidebol a chael ymagwedd fwy cadarn a chredadwy at eitemau penodol;

·         Cywiro'r gorwariant ar gyfer 2019/20 a sut yr eir i'r afael ag unrhyw orwario yn y dyfodol;

·         Yr effaith ar y Cynllun Ariannol Tymor Canolig os na lwyddir i gyflawni arbedion, a chynnwys cynigion rhesymol a realistig;

·         Gwariant refeniw a chyfalaf - sicrhau nad oes unrhyw wario annisgwyl, fforddadwyedd a defnyddio cronfeydd wrth gefn.

·         Benthyca cyfalaf a phrosiectau cyfalaf sy'n aros am daliadau'r Fargen Ddinesig;

·         Archwilio pob Cyfarwyddiaeth a deall yr hyn y gellir/na ellir ei gyflawni.

Amlygodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), bryderon ynghylch methiant y cyngor i reoli ei arbedion effeithlonrwydd yn effeithiol. Atgoffodd y Pwyllgor hefyd am eu cylch gorchwyl a'u pŵer i archwilio cyllid yr awdurdod a gwneud argymhellion i'r cyngor.

Nododd y cadeirydd sylwadau SAC a'r sefyllfa ariannol a amlinellwyd gan y Swyddog Adran 151.  Ychwanegodd y byddai'r Pwyllgor yn parhau i drafod yr adroddiadau a mynegodd bryder ynghylch sefyllfa ariannol yr awdurdod.

Darparodd y Swyddog Adran 151 adroddiad llafar am y diweddaraf ar yr Hunanasesiad Cynaladwyedd Ariannol ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru (SAC).

Amlinellodd fod pob un o'r 22 o awdurdodau lleol yng Nghymru wedi cyflwyno tystiolaeth sylweddol i SAC a disgwylid adroddiad yn gynnar yn 2020. Ychwanegodd ei fod yn rhagweld pedwar maes her: perfformiad yn erbyn cyllideb; y defnydd o arian wrth gefn (cyffredinol ac wedi'i glustnodi); lefelau benthyca; lefelau Treth y Cyngor.  Roedd yn disgwyl neges heriol i lywodraeth leol.

Ychwanegodd Jason Garcia (SAC) y byddai adroddiad yn cael ei lunio cyn i Dreth y Cyngor gael ei phennu. Ychwanegodd y byddai'n rhaid i'r cyngor ystyried arbedion effeithlonrwydd ar gyfer y dyfodol a mynegodd bryder ynghylch y cynlluniau cyfalaf sy'n cael eu datblygu.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 Adroddiad Blynyddol Rheoli'r Trysorlys 2018/19 'er gwybodaeth'.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai adroddiadau tebyg yn cael eu dosbarthu y tu allan i gyfarfodydd y Pwyllgor yn y dyfodol.

Darparodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) adborth i'r Pwyllgor o'r sesiwn weithdy ar hunanwerthusiad blynyddol a gynhaliwyd ar 16 Medi 2019 ac a hwyluswyd gan SAC.

Darparwyd holiadur yn Atodiad 1 a oedd yn ymdrin â rheoleidd-dra a hyd cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio; camau gweithredu sydd heb eu cyflawni o Adolygiad Perfformiad y Pwyllgor Archwilio 2017-18; a gwybodaeth a ddarparwyd i aelodau'r Pwyllgor Archwilio.  Cynhwyswyd yr ymatebion a roddwyd gan aelodau yn yr adroddiad.

Daethpwyd i'r casgliad fod angen i'r Pwyllgor Archwilio adolygu'r atebion a ddarparwyd a phenderfynu ar ba gamau gweithredu yr oedd eu hangen i ganiatáu i aelodau gyflawni eu dyletswyddau'n llawn yn unol â'r cylch gorchwyl.  Ychwanegwyd unwaith y cytunir ar y camau gweithredu hyn, dylid hysbysu swyddogion ynghylch yr hyn y mae aelodau'n dymuno'i gael ganddynt i'w helpu i gyflawni eu dyletswyddau.

Gwnaeth y pwyllgor sylwadau ar y canlynol: -

·         Cyflwyno agenda wedi'i hamseru i reoli amserau cyfarfod yn fwy effeithiol;

·         Cyfyngu ar yr amser a roddir i gyflwyniadau/gwestiynau;

·         Cyfyngu cyfarfodydd i 2 awr er mwyn gwneud cyflawnder â'r adroddiadau.

Ychwanegodd y Cadeirydd ei bod wedi trafod newidiadau i'r Pwyllgor gyda Huw Evans, Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd, a oedd wedi gwneud yr awgrymiadau canlynol: -

·         Mae cyfarfodydd 2/3 awr yn rhesymol;

·         Gellir gofyn i aelodau ystyried dechrau cyfarfodydd am 10am/2pm;

·         Gellir symud cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio i gylch 6 wythnos ar ôl mis Mai 2020 a byddai cyfansoddiad y cyngor yn cael ei ddiwygio i adlewyrchu'r newid hwn;

·         Gellid cylchredeg adroddiadau er gwybodaeth y tu allan i'r cyfarfod.

Ychwanegodd y byddai'n cwrdd â Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd er mwyn symud materion yn eu blaenau a byddai'n parhau i gwrdd bob chwarter.

Penderfynwyd:  -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Cyflwyno adroddiad diweddaru yn y cyfarfod nesaf a drefnir.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Nododd y Cadeirydd fod rhai eitemau heb eu trafod o hyd a'i bod wedi gofyn i'r Prif Archwiliwr enwebu prif swyddog/dynodiad ar gyfer pob un.