Agenda a Chofnodion

Anfonodd y Cadeirydd, ar ran y pwyllgor,  ddymuniadau gorau i Phil Roberts, Prif Weithredwr, am wellhad buan ar ôl ei gyfnod o salwch.

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: -

Y Cynghorydd P K Jones – Cofnod Rhif 76 – Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Ch3 2018/19 - Llywodraethwr yn Ysgol Gyfun yr Esgob Gore – personol.

Y Cynghorydd M B Lewis – Cofnod Rhif 75 – Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Diweddaru'r Pwyllgor Archwilio Chwefror 2019 - Aelod Pwyllgor y Gronfa Bensiwn - personol.

Y Cynghorydd W. G Thomas – Cofnod Rhif 75 – Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Diweddaru'r Pwyllgor Archwilio Chwefror 2019 - Aelod Pwyllgor y Gronfa Bensiwn - personol.

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 75 – Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Diweddaru'r Pwyllgor Archwilio Chwefror 2019 - Aelod Pwyllgor y Gronfa Bensiwn - personol.

Paula O’Connor – yr Agenda gyfan -  Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Darparodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn rhoi trosolwg o statws ymateb Cyngor Abertawe i gynigion gwella cynharach a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) i ddarparu sicrwydd i'r pwyllgor am gynnydd.

Darparodd Atodiad A y trydydd adroddiad chwe misol (Gorffennaf - Rhagfyr 2018), a oedd yn adolygu'r cynnydd ac yn disgrifio'r camau nesaf i fodloni'r cynigion gwella a wnaed gan SAC yn flaenorol mewn adroddiadau'n ymwneud â Chyngor Abertawe. 

Ychwanegwyd y byddai adroddiadau perfformiad lleol/archwilio cenedlaethol SAC yn cael eu cyflwyno i Bwyllgor y Rhaglen Graffu ac i'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth yn unig.

Hysbyswyd y pwyllgor yr aethpwyd i'r afael â phedwar o'r naw cynnig a'u cau.  Darparwyd y cynnydd a wnaed mewn perthynas â'r cynigion a oedd yn weddill hefyd.

Dywedodd cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru y byddent yn adrodd am y cynnydd, ynghyd â'r cyllidebau/risgiau, i'r awdurdod yn y flwyddyn ariannol nesaf.

Dywedodd y Cadeirydd fod y cynnydd wedi bod yn gadarnhaol iawn.

Penderfynwyd cylchredeg Atodiad A i'r pwyllgor.

Darparodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad  Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn cyflwyno trosolwg o'r statws risgiau yn y cyngor yn ystod Chwarter 3 2018/19 er mwyn darparu sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch gweithrediad y polisi a'r fframwaith rheoli risgiau yn y cyngor.

Darparwyd Chwarter 3 2018/19 yn Atodiad A a oedd yn cymharu trosolwg o'r sefyllfa â Chwarter 2 2018/19.  Darparwyd y Cofrestrau Corfforaethol a risg yn Atodiad B ac C.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r swyddog, a ymatebodd yn briodol.  Cafwyd trafodaethau am y canlynol: -

·       Gwaith parhaus i wella strwythur/fformat y gofrestr risgiau a sut roedd y fethodoleg risgiau wedi pennu statws y risg;

·       CR89 - Gofynion deddfwriaethol a statudol newydd - yn benodol ynghylch a oes gan yr awdurdod adnoddau digonol i gydymffurfio â darpariaethau Deddf yr Amgylchedd (Cymru) 2016/blaenoriaeth y cyngor i gynnal a chyfoethogi adnoddau naturiol a bioamrywiaeth Abertawe;

·       Datblygu'r graddfeydd risg Coch, Ambr a Gwyrdd a'r gwelliannau sy'n cael eu cyflwyno sydd ar ddod;

·       Y fethodoleg sy'n ymwneud â statws risg;

·       Crynodeb - newidiadau i'r cofrestrau risg a'r gostyngiad yng nghanran y risgiau sy'n cael eu hadolygu, yn benodol ynghylch risgiau addysg a oedd o ganlyniad i salwch staff;

·       Canran y staff a oedd wedi cwblhau hyfforddiant Iechyd a Diogelwch;

·       Adrodd am amrywiadau yng nghyllideb y cyngor i'r pwyllgor;

·       Pryd yr adroddir i'r cyngor am yr adroddiad blynyddol am weithio rhanbarthol a nodwyd yn Risg Gorfforaethol CR101.

Penderfynwyd:  -

1)    Y bydd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol yn adrodd yn ôl am ganran y staff sydd wedi cwblhau hyfforddiant iechyd a diogelwch;

2)    Y bydd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol yn rhoi gwybod pryd yr adroddir i'r cyngor am yr adroddiad blynyddol am weithio rhanbarthol a nodwyd yn Risg Gorfforaethol CR101.

3)    Adrodd am amrywiadau yng nghyllideb y cyngor i'r pwyllgor yn y dyfodol;

4)    Y byddai'r Cadeirydd yn cael gwybod yn rheolaidd am gynnydd.

Cyflwynodd Anthony Veale, Swyddfa Archwilio Cymru, Adroddiad Diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru - Chwefror 2019.

Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys gwaith Archwilio Ariannol a Gwaith Archwilio'r Gronfa Pensiwn 2018-19 a gwaith Archwilio Perfformiad.

Gofynnodd y Cadeirydd pryd y byddai'r adroddiad sicrwydd ac asesu risgiau ar gael ar gyfer cyfarfod y pwyllgor ym mis Ebrill.  Eglurwyd y byddai SAC yn archwilio'r risgiau allweddol ledled yr awdurdod ac yr adroddir am ei chasgliadau i'r Rheolwyr Corfforaethol/Pwyllgor Archwilio.

Penderfynwyd:  -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Adrodd am Adolygiad Sicrwydd ac Asesu Risgiau SAC yn y cyfarfod nesaf a drefnir.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Hydref 2018 i 31 Rhagfyr 2018.

Cwblhawyd cyfanswm o 36 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.  Gwnaed cyfanswm o 324 o argymhellion yn yr archwiliad, a chytunodd y rheolwyr i weithredu 322 ohonynt, h.y. derbyniwyd 99% o'r argymhellion yn erbyn targed o 95%.

Roedd Atodiad 2 yn dangos erbyn diwedd mis Rhagfyr 2018 fod 68% o'r adolygiadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau i o leiaf y cam adroddiad drafft, gyda 26%

o'r archwiliadau ychwanegol a gynlluniwyd ar waith. O ganlyniad, roedd

89% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith.

Tynnwyd sylw at y ffaith y bu cynnydd sylweddol mewn lefelau salwch yn yr Is-adran Archwilio Mewnol yn Chwarter 2 a Chwarter 3  2018/19 ac roedd cyfanswm cronnol o 135 o ddiwrnodau o salwch yn erbyn cyllideb flynyddol o 66 diwrnod.

Nodwyd bod mwyafrif helaeth yr absenoldeb hwn yn ymwneud â thri aelod o staff a oedd i ffwrdd o'r gwaith yn y tymor hir oherwydd materion nad oeddent yn ymwneud â'r gwaith/salwch yn ystod y cyfnod.

Darparwyd manylion materion arwyddocaol i'r pwyllgor hefyd a arweiniodd at y

graddfeydd cymedrol a roddwyd yn y chwarter.

Nodwyd gwybodaeth ynghylch gwaith ychwanegol a gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Hydref a 31 Rhagfyr 2018 yn fanwl, gan gynnwys Cynnal a Chadw'r Cerbydlu ac archwiliadau Adfer yn dilyn Trychineb TG.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog ac ymatebwyd yn briodol iddynt.  Roedd trafodaethau'n cynnwys y canlynol: -

·       Protocolau'r GDG, yn enwedig mewn ysgolion/gwasanaethau glanhau, y cyfrifoldeb yn cael ei roi ar y gweithiwr a'r angen i'r system gael ei rheoli'n ganolog;

·       Adolygiad o brotocolau'r GDG yn cael ei gynnwys yng Nghynllun Archwilio 2019/20;

·       Yr adroddiad cymedrol a roddwyd ar gyfer yr archwiliad o'r gwasanaethau glanhau a'r angen i fynd ar drywydd yr archwiliad yn gynt nag a fwriadwyd;

·       Y rheswm dros ohirio archwiliad cytundebau Adran 106 i Gynllun Archwilio 2019/20;

·       Y rheswm dros ohirio adennill dyled i chwarter 2 2019/20 oherwydd y ffaith bod archwiliad dilynol wedi'i gynnal ym mis Hydref 2018;

·       Y rheswm dros ohirio'r adolygiad o'r gyllideb i chwarter 1 2019/20;

·       Monitro cyllidebau/caffael ysgolion;

Dywedodd y Prif Archwiliwr nad oedd ganddo unrhyw bryderon ynghylch cwblhau'r Cynllun Archwilio o ystyried y cynnydd presennol sy'n cael ei wneud ond dywedodd y byddai unrhyw bryderon yn cael eu mynegi i'r pwyllgor os oes angen.

Mynegodd y Cadeirydd bryder ynghylch y ffaith yr ystyrid mai cyfrifoldeb gweithwyr oedd archwiliadau'r GDG, a dywedodd ei bod hi'n amlwg mai dyletswydd y cyngor oedd hyn. 

Cefnogwyd hyn gan aelodau'r pwyllgor.

Penderfynwyd:  -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Bod y Prif Archwiliwr yn ymchwilio i brotocolau a gweithdrefnau'r GDG, yn enwedig ysgolion/gwasanaethau glanhau;

3)    Y bydd y Prif Archwiliwr yn rhoi adborth am archwiliad y gwasanaethau glanhau.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb i'r Pwyllgor Archwilio am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20 cyn adrodd am Gynllun Blynyddol 2019/20 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 9 Ebrill 2019.

Cyfeiriwyd at y tabl ffactorau risg a oedd yn pennu amlder yr archwiliad, y daflen asesu risgiau yn Atodiad 3, yr holl systemau sylfaenol a ddefnyddiwyd, yr ymgynghoriad blynyddol â phenaethiaid gwasanaeth a'r map sicrwydd a'r newidiadau arfaethedig i fformat y cynllun.

Dywedodd y Cadeirydd nad ymdriniwyd â'i hymholiadau ynghylch cynnwys a chyflawnder map sicrwydd yr archwiliad.   Cadarnhaodd y Prif Archwiliwr ei fod wedi anfon y map sicrwydd ynghyd â sylwadau'r Cadeirydd ymlaen i'r Tîm Rheoli Corfforaethol ac y byddai diweddariad ar gael i'r Pwyllgor Archwilio.  Amlygodd y Cadeirydd hefyd nad oedd y Pwyllgor Archwilio wedi derbyn unrhyw wybodaeth am amrywiadau'r gyllideb felly roedd y rheolaeth a nodwyd ar y map sicrwydd yn anghywir ac roedd angen ei diwygio.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Archwiliwr am amlinellu'r cynllun ac ychwanegodd ei fod yn rhoi ehangder i waith y pwyllgor.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad ac adrodd am Gynllun Blynyddol 2019/20 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 9 Ebrill 2019.

Amlinellodd Anthony Veale, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) fod yr adroddiad yr adroddwyd amdano'n flaenorol wrth Bwyllgor y Rhaglen Graffu yn adroddiad 'er gwybodaeth' a rhoddodd sicrwydd i'r pwyllgor.

Daeth yr adroddiad i'r casgliad fod craffu yn Abertawe: -

·             Mewn sefyllfa dda i ymateb i heriau yn y dyfodol;

·             Yn herio pobl sy'n gwneud penderfyniadau'n rheolaidd; ac

·             Yn meddu ar drefniadau i adolygu ei effeithlonrwydd ei hun.

Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys tri chynnig ar gyfer gwella: -

·             Datblygu rhaglen hyfforddiant a datblygiad i Aelodau'r Tîm Craffu:

·             Cryfhau'r dull o werthuso effaith a chanlyniadau gweithgareddau craffu; ac

·             Egluro ymhellach y gwahaniaeth rhwng gweithgarwch y tîm Craffu a'r Pwyllgor Datblygu Polisi mewn perthynas â datblygu polisi. 

Nodwyd ei bod hi'n ofynnol i'r awdurdod baratoi cynllun gweithredu mewn ymateb i'r adroddiad.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Gwaith SAC i graffu ar themâu diddordeb arfaethedig cyrff rhanbarthol;

·       Y Tîm Craffu'n derbyn cyfrifoldeb am ymatebion a gweithredoedd nad ydynt yn ymwneud ag argymhellion;

·       Sefydlu canlyniadau mesuradwy ar ddechrau ymholiadau;

·       Mae'n ymddangos nad oes yr un lefel o graffu yn y GIG o'i gymharu â'r gwaith craffu a wneir o fewn y cyngor;

·       SAC yn craffu ar sefydliadau trydydd parti sy'n darparu gwasanaethau i'r cyngor:

·       Adroddiadau eglurhaol yn cael eu darparu gan y Tîm Craffu ar gyfer adroddiadau yn y  dyfodol a gaiff eu cyfeirio i'r Pwyllgor Archwilio.

Penderfynwyd:  -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Gofyn i'r Tîm Craffu ddarparu adroddiadau eglurhaol ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol a gaiff eu cyfeirio at y Pwyllgor Archwilio

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Nodwyd y byddai'r cyngor yn cael gwybod am y diwygiadau i'r Rheolau Gweithdrefnau Contractau'n fuan.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·       Cynnydd mewn perthynas â'r Tîm Caffael yn darparu cefnogaeth benodol i ysgolion. Nodwyd y bwriedid adrodd i'r pwyllgor am y catalog diweddaredig ar gyfer ysgolion ar 9 Ebrill 2019;

·       Y defnydd o staff cyflenwi/asiantaeth gan ysgolion a chadarnhau'r gwariant yn erbyn costau cyflenwi/asiantaethau.

Penderfynwyd:  -

1)    Darparu diweddariad am gynnydd y Tîm Caffael wrth ddarparu cefnogaeth benodol i ysgolion;

2)    Darparu diweddariad ar y defnydd o staff cyflenwi/asiantaeth gan ysgolion a chadarnhau'r gwariant yn erbyn costau cyflenwi/asiantaeth.

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

Gofynnodd y Cadeirydd am ychwanegu Ymddiriedolaethau ac Elusennau, Rheoli'r Trysorlys ac Amrywiadau'r Gyllideb at y Cynllun Gwaith.

Penderfynwyd ychwanegu Ymddiriedolaethau ac Elusennau, Rheoli'r Trysorlys ac Amrywiadau'r Gyllideb at y Cynllun Gwaith.