Toglo gwelededd dewislen symudol

Gwybodaeth am wyliau'r banc - y Pasg

Gwybodaeth am wyliau'r banc ar gyfer ein gwasanaethau, gan gynnwys amserau agor a chysylltiadau brys. Cynhelir yr holl gasgliadau ailgylchu ar y diwrnodau arferol.

Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5 - Neuadd y Ddinas, Abertawe. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923 

Eitemau
Rhif Eitem

55.

Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol.

Cofnodion:

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau canlynol: -

 

Y Cynghorydd P M Black – Cofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2018 i 30 Medi 2018 – Llywodraethwr Ysgol Burlais – personol.

 

Y Cynghorydd P K Jones – Cofnod Rhif 61 – Ymddiriedolaethau ac Elusennau; a Chofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2018 i 30 Medi 2018 – Llywodraethwr Ysgol Gyfun yr Esgob Gore – personol.

 

Y Cynghorydd M B Lewis - Cofnod Rhif 61 – Ymddiriedolaethau ac Elusennau; a Chofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2018 i 30 Medi 2018 – Llywodraethwr Ysgol Gwyrosydd ac Aelod o'r Panel Ymddiriedolwyr – personol.

 

Y Cynghorydd W G Thomas - Cofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2018 i 30 Medi 2018 – Llywodraethwr Ysgol Gynradd Newton – personol.

 

Y Cynghorydd L V Walton - Cofnod Rhif 61 – Ymddiriedolaethau ac Elusennau; a Chofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2018 i 30 Medi 2018 – Llywodraethwr Ysgol Gymunedol Dylan Thomas ac Aelod o'r Panel Ymddiriedolwyr – personol.

 

Y Cynghorydd T M White - Cofnod Rhif 66 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19, Adroddiad Monitro ar gyfer y cyfnod o 1 Gorffennaf 2018 i 30 Medi 2018 – Llywodraethwr ysgol y cyfeirir ati yn yr adroddiad – personol.

 

Paula O’Connor – yr agenda gyfan –  Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg – personol.

 

56.

Cofnodion. pdf eicon PDF 124 KB

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Cofnodion:

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

 

57.

Eitem Frys. pdf eicon PDF 33 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Yn unol â pharagraff 100B (4)(b) Deddf Llywodraeth Leol 1972, ystyriodd y Cadeirydd yr adroddiad canlynol yn fater brys.

 

Rheswm dros y Mater Brys:

 

Er y'i dyddiwyd yn 29 Tachwedd, derbyniwyd Llythyr Archwilio Blynyddol oddi wrth Swyddfa Archwilio Cymru ar 7 Rhagfyr, ar ôl y dyddiad cau arferol ar gyfer cynnwys a chyhoeddi fel eitem arferol ar yr agenda hon.

 

Gallai'r materion a godwyd yn y llythyr fod yn berthnasol i gamau gweithredu i ymdrin â pherfformiad cyllidebol y flwyddyn bresennol, materion sy'n effeithio ar y cyllidebau a gynigir ar gyfer 2019-20 a'r tu hwnt, a fforddadwyedd uchelgais cyfalaf y dyfodol, gan gynnwys y Fargen Ddinesig, sydd wedi cael ei hadolygu'n annibynnol ei hun bellach.

 

Byddai gohirio'r adroddiad i gylch nesaf y Pwyllgor Archwilio yn y flwyddyn newydd yn golygu na fydd y rhai sy'n gwneud penderfyniadau ehangach ar y gyllideb a'r rhaglen gyfalaf yn hollol ymwybodol o'r sylwadau a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru, yn ystod cyfnod pan fyddant yn gwneud penderfyniadau cyllidebol.

 

Bu'r Cadeirydd yn ymgynghori â'r Swyddog Adran 151, a gytunodd fod y mater yn cynnwys eitemau brys i'w hystyried.

 

Ystyriwyd ei fod er budd y cyhoedd i gyhoeddi'r llythyr yn syth ac i bawb sy'n gwneud penderfyniadau ac sydd â chyfrifoldeb dros graffu, goruchwylio ac archwilio ei ystyried. 

 

Llythyr Archwilio Blynyddol oddi wrth Swyddfa Archwilio Cymru – Dinas a Sir Abertawe, Grŵp, Dinas a Sir Abertawe

 

Cyflwynodd Jason Garcia, Swyddfa Archwilio Cymru, lythyr archwilio blynyddol Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gyfer Dinas a Sir Abertawe, Grŵp, Dinas a Sir Abertawe.

 

Amlinellwyd bod y cyngor wedi cydymffurfio â'i gyfrifoldebau mewn perthynas ag adrodd ariannol.  Nodwyd y rhoddodd yr Archwilydd Cyffredinol farn archwilio ddiamod ar y Datganiad Ariannol ar 25 Medi 2018, gan gadarnhau ei fod yn cyfleu darlun gwir a theg o'r sefyllfa a'r trafodion ariannol. Ar 6 Tachwedd 2018, rhoddodd farn ddiamod ar ddatganiadau ariannol y Gronfa Bensiwn, gan gadarnhau eu bod yn cyfleu darlun gwir a theg o sefyllfa a thrafodion ariannol y Gronfa Bensiwn.

 

Ar y cyfan, roedd y datganiadau ariannol a'r papurau gwaith cysylltiedig a ddarparwyd i'w harchwilio o safon dda ac roedd swyddogion yn barod i helpu, gan roi'r wybodaeth y gofynnwyd amdani i'r archwilwyr.  Nodwyd hefyd fod y datganiadau ariannol ar gael i'w harchwilio ar 4 Mehefin 2018.  Roedd y cyngor felly'n gwneud cynnydd da o ran cyrraedd y dyddiad cau ar gyfer 2020-2021, sef 31 Mai.

 

Roedd yr Archwilydd Cyffredinol yn fodlon bod gan y cyngor a'r grŵp drefniadau priodol ar waith i sicrhau cynildeb, effeithlonrwydd ac effeithioldeb yn eu defnydd o adnoddau, ond roedd y cyngor yn parhau i wynebu heriau ariannol sylweddol.

 

Ychwanegwyd mai cyni yw'r her fwyaf arwyddocaol mae holl gyrff llywodraeth leol Cymru'n ei hwynebu a'i bod yn debygol y bydd y pwysau ariannol yn parhau yn y tymor canolig. Ni fyddai'r setliad cyllid dros dro diweddar i lywodraeth leol ar gyfer 2019-20 yn cynnwys unrhyw gynnydd yng nghyllid y cyngor.  Byddai'r amrywiaeth eang o bwysau ar wasanaethau a phwysau demograffig felly'n parhau i effeithio ar gyllid y cyngor.

 

Nodwyd bod y sefyllfa alldro refeniw wedi adrodd bod gwariant refeniw uniongyrchol y cyngor yn £4.7 miliwn yn uwch na'r gyllideb ddiwygiedig, ac roedd yn rhaid i'r cyngor ddefnyddio cronfeydd cyffredinol wrth gefn.  Ar gyfer 2018-19, yn ôl sefyllfa gyllidebol yr ail chwarter, rhagwelwyd gorwariant yn y gyllideb refeniw gwerth £8.5 miliwn.  Ar ôl defnyddio cronfeydd o gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd, byddai gorwariant rhagweledig gwerth £2.8 miliwn.  O ganlyniad, roedd yn rhaid i'r cyngor ddefnyddio £3.1 filiwn o'i gronfeydd cyffredinol wrth gefn yn 2017-18 i reoli gorwariant a byddai angen o leiaf £2 filiwn arall i gydbwyso'r gorwariant disgwyliedig yn 2018-19.  Gallai hyn olygu y byddai ychydig dros 40% o falans cronfa gyffredinol y cyngor wedi cael ei ddefnyddio i wneud yn iawn am orwariant a gallai hyn adael balans o £7 miliwn erbyn 31 Mawrth 2019.  Amlygwyd nad oedd hi'n gynaliadwy i'r cyngor barhau i ddibynnu ar gronfeydd wrth gefn i gefnogi gwariant parhaus.

 

Amlygwyd yr anawsterau a gafwyd gan y cyngor wrth gyflawni lefelau arfaethedig ei arbedion effeithlonrwydd ynghyd â'r diffyg gwerth mwy na £20 miliwn a ragwelwyd yng nghyllideb ariannol 2019-20.  Nodwyd asesiadau risg cynlluniau effeithlonrwydd adrannol presennol.

 

Cyfeiriodd yr Archwilydd Cyffredinol at y rhagfynegiadau yn Strategaeth Ariannol Tymor Canolig y cyngor sy'n nodi diffyg cyllideb cronnus gwerth £24 miliwn yn 2019-20, £48 miliwn yn 2020-21 a £69 miliwn yn 2021-22.  Yn ogystal â hyn, cyfeiriodd at y rhaglen buddsoddi cyfalaf sylweddol a dywedodd y byddai angen cyllid sylweddol nas cefnogir i ariannu'r datblygiadau hyn. Erbyn 2025-26, amcangyfrifwyd y byddai'r benthyca ychwanegol nas cefnogir hwn wedi costio £14 miliwn i'r cyngor mewn costau ariannol ychwanegol.

 

Pwysleisiodd yr Archwilydd Cyffredinol fod yn rhaid i'r cyngor barhau i asesu risg ei gynlluniau arbedion effeithlonrwydd, adolygu a diweddaru ei strategaeth ariannol tymor canolig a monitro'i gronfeydd wrth gefn yn ofalus.

 

Dywedodd yr Archwilydd Cyffredinol nad oedd y gwaith ardystio ar hawliadau a ffurflenni grant hyd yn hyn wedi nodi unrhyw faterion sylweddol a fyddai'n effeithio ar y datganiadau ariannol neu'r datganiadau ariannol allweddol.

 

Croesawodd Arweinydd y Cyngor lythyr yr Archwilydd Cyffredinol a dywedodd ei bod yn glir na allai'r broses cyni bresennol barhau.  Ychwanegodd fod pwysau cyllidebol ar draws llywodraeth leol yng Nghymru oherwydd cyni a'r ffaith bod blaenoriaethau gwario Llywodraeth Cymru'n canolbwyntio ar iechyd.  Amlinellodd fod y cyngor wedi cymryd camau i adfer ei gronfeydd wrth gefn a byddai'n adrodd yn fuan ynghylch sut mae'n bwriadu lleihau pwysau cyfalaf a byddai'n cyflwyno strategaeth i leihau benthyca.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Pryder ynglŷn â chost y rhaglen gyfalaf, lefel y cronfeydd wrth gefn, y risg i'r awdurdod a'r angen i graffu ar y risg;

·         Cyllid cyfalaf ychwanegol posib gan Lywodraeth Cymru i gefnogi'r rhaglen gyfalaf;

·         Rhoi cynllun adfer i'r Pwyllgor Archwilio gan amlygu sut mae'r cyngor yn bwriadu ymdrin â'r gorwariant.

 

Rhoddodd y Prif Swyddog Cyllid/Swyddog Adran 151 yr wybodaeth ddiweddaraf parthed proses gosod y gyllideb a'r gweithdrefnau y mae eu hangen i ymgymryd â benthyca ychwanegol.

 

Penderfynwyd:  -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor yn rheolaidd mewn perthynas ag amrywiadau cyllidebol.

 

58.

Diweddariad - Archwiliad Adfer Trychineb TG. pdf eicon PDF 124 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Jo Harley, Rheolwr Gwasanaethau Digidol, adroddiad diweddaru 'er gwybodaeth' am Weithredu Argymhellion Archwilio Mewnol ar gyfer Cynllun Adfer yn dilyn Trychineb 2017/18.

 

Amlinellwyd y rhoddwyd yr adroddiad terfynol ar gyfer yr Archwiliad Adfer yn dilyn Trychineb ar 26 Mehefin 2018, gyda lefel gymedrol o sicrwydd. Cafwyd 21 o argymhellion, gyda 12 wedi'u dynodi'n risgiau canolig.  Manylwyd ar yr argymhellion a chanddynt risg ganolig yn Atodiad A ac roedd yr holl argymhellion wedi cael eu rhoi ar waith.  Fodd bynnag, ychwanegwyd bod yr archwiliad hwn yn canolbwyntio ar y Cynllun Adfer yn dilyn Trychineb yn unig. Nid oedd yn ystyried y gwaith cydnerthu sydd eisoes wedi cael ei wneud neu sy'n cael ei wneud ar hyn o bryd na'r strategaeth ynghylch adfer yn dilyn trychineb. Roedd y rhain yn canolbwyntio ar atebion cost-effeithiol tymor hir i roi'r gallu llawn i'r cyngor adfer yn dilyn trychineb, gan fanteisio ar atebion technolegol newydd a oedd wedi dod ar gael yn ddiweddar.

 

Darparwyd manylion am y gwaith cydnerthu a wnaed/sy'n cael ei wneud ar hyn o bryd a'r Strategaeth Adfer yn dilyn Trychineb.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Cynnwys holl ddata'r ysgolion a datblygiadau posib yn y dyfodol;

·         Cynlluniau defnyddwyr TG a'r gweithdrefnau a ddefnyddiwyd;

·         Cwblhau'r holl dasgau canolig;

·         Gweithdrefnau sy'n gysylltiedig â'r system Oracle fewnol a throsglwyddo gwybodaeth i'r cwmwl;

·         Profi'r cynllun a'r amserlenni.

 

59.

Trosolwg o Statws Cyffredinol y Risg - Chwarter 2 2018/19. pdf eicon PDF 106 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd y Cynghorydd Richard Rowlands, Rheolwr Cyflwyno Strategol a Pherfformiad, Drosolwg o'r Statws Risgiau Cyffredinol ar gyfer Chwarter 2 2018/19 'er gwybodaeth'. Rhoddodd yr adroddiad drosolwg o statws risgiau yn y cyngor yn ystod Chwarter 2 2018/19 er mwyn darparu sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch gweithrediad y polisi a'r fframwaith rheoli risgiau yn y cyngor. 

 

Roedd Atodiad A yn cynnwys Chwarter 2 2018/19 ac yn ei gymharu â sefyllfa Chwarter 1 2018/19.  Darparwyd y Cofrestrau Risgiau Corfforaethol a Chyfarwyddiaeth (dyddiedig 16/11/18) yn Atodiad B ac Atodiad C yn ôl eu trefn.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod angen mireinio'r adroddiad, gan gynnwys mwy o ffocws ac eglurder, lliniaru'r risgiau a'r amserlenni sy'n gysylltiedig â risgiau coch.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Risg goch bosib sy'n gysylltiedig â'r Fargen Ddinesig;

·         Risgiau sy'n gysylltiedig â Brexit;

·         Risg ariannol.

 

Penderfynwyd:  -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Darparu Adroddiad Risgiau i bob cyfarfod y Pwyllgor Archwilio;

3)    Bod angen gwella cynnwys y Gofrestr Risgiau;

4)    Mae'n rhaid i'r Adroddiad Risgiau gynnwys gwybodaeth am y gyllideb/Abertawe Gynaliadwy, y Fargen Ddinesig/Canol y Ddinas a Brexit.

 

60.

Adolygiad o'r Adroddiad am Gronfeydd Wrth Gefn. pdf eicon PDF 168 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 adroddiad adolygu'r refeniw wrth gefn 'er gwybodaeth' a oedd wedi cael ei adrodd i'r cyngor ar 26 Hydref 2018.  Atodwyd yr adroddiad a gyflwynwyd i'r cyngor ym mis Hydref 2018 yn Atodiad 1.

 

61.

Adroddiad Diweddaru Ymddiriedolaethau ac Elusennau. pdf eicon PDF 133 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Adran 151 adroddiad am Ymddiriedolaethau ac Elusennau 'er gwybodaeth' i ddarparu gwybodaeth gefndirol i'r pwyllgor am yr amrywiaeth o ymddiriedolaethau ac elusennau y mae'r cyngor yn ymddiriedolwr enwebedig iddynt.

 

Amlinellwyd portffolio ymddiriedolaethau ac elusennau'r cyngor yn Atodiad 1.  Ychwanegwyd bod y cyngor wedi cefnogi'r ymddiriedolaethau a'r elusennau hyn yn hanesyddol drwy ddarparu gwasanaethau proffesiynol am ddim (Cyfreithiol, Cyllid, Gwasanaethau Democrataidd, TG, Cyfleusterau a Gwasanaethau Addysg a Chymdeithasol) i alluogi'r ymddiriedolaeth neu'r elusen i gyflawni'i nodau.  Nid yw'r costau/amserau sy'n gysylltiedig â'r ddarpariaeth hon erioed wedi cael eu mesur ac roedd graddau'r gefnogaeth a'r gweithgarwch rhwng ymddiriedolaethau ac elusennau yn amrywio'n fawr.

 

Nodwyd crynodeb o'r ymddiriedolaethau a'r elusennau yn Atodiad 1 a nodwyd manylion y Panel Ymddiriedolwyr yn Atodiad 2.  Manylwyd ar lywodraethu a'r adnoddau i gefnogi'r ymddiriedolaethau a'r elusennau.  Cyfeiriwyd hefyd at y cynllun peilot blaenorol yr ymgymerwyd ag ef gyda'r Sefydliad Cymunedol yng Nghymru.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Adnoddau a chost gweinyddu'r ymddiriedolaethau a'r elusennau;

·         Cyfrifon segur a defnyddio'r cyllid ar gyfer elusennau/ymddiriedolaethau eraill o bosib;

·         Pa mor eang yr hyrwyddodd y cyngor yr ymddiriedolaethau a'r elusennau;

·         Posibilrwydd y bydd cyrff eraill yn rheoli'r ymddiriedolaethau a'r elusennau;

·         Meincnodi yn erbyn ymddiriedolaethau ac elusennau sy'n cael eu gweinyddu gan awdurdodau lleol eraill.

 

Penderfynwyd cyflwyno adroddiad cynnydd i gyfarfod pwyllgor yn y dyfodol.

 

62.

Adroddiad Blynyddol Rheoli'r Trysorlys. pdf eicon PDF 291 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Adran 151 Adroddiad Blynyddol Rheoli'r Trysorlys ar gyfer 2017/18 'er gwybodaeth'. Nododd yr adroddiad fanylion am weithgareddau rheoli trysorlys y cyngor yn ystod 2017/18 ynghyd â chymharu'r perfformiad gwirioneddol yn erbyn y strategaeth a osodwyd ar ddechrau'r flwyddyn.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Dangosyddion darbodus;

·         Benthyca cyfalaf;

·         Mynediad at farchnadoedd bondiau corfforaethol;

·         Aildrefnu dyledion.

 

Penderfynwyd darparu diweddariadau rheolaidd.

 

63.

Fframwaith Sicrhau. pdf eicon PDF 102 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyfreithiol yr adroddiad i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor ynghylch y newidiadau i Ddatganiad Sicrwydd yr Uwch-reolwyr (SMAS).

 

Darparwyd yr SMAS blaenorol yn Atodiad A ac atodwyd yr SMAS â'r fformat arfaethedig newydd yn Atodiad B.  Ychwanegwyd yr erys yr SMAS yn ddogfen hunanasesu ond mai cyfrifoldeb y Cyfarwyddwyr Corfforaethol oedd sicrhau eu bod yn llunio SMAS terfynol ar gyfer eu hadran, gan gynnwys mewnbwn pob Pennaeth Gwasanaeth.  Yna, roedd yn rhaid i'r holl Gyfarwyddwyr Corfforaethol adrodd yn ôl i'r Tîm Rheoli Corfforaethol.  Gosodwyd y weithdrefn ar gyfer cwblhau ac adrodd yn ôl i'r Tîm Rheoli Corfforaethol yn yr arweiniad yn Atodiad C.

 

Roedd y ddogfen arweiniol yn cynnwys 6 adolygiad misol roedd yr SMAS newydd wedi adrodd amdanynt i'r Tîm Rheoli Corfforaethol, a'u cymeradwyodd. Roedd y Tîm Rheoli Corfforaethol yn treialu'r templed newydd ar hyn o bryd, â'r nod o gael y Cyfarwyddwyr Corfforaethol i adrodd yn ôl iddynt ym mis Rhagfyr 2018.

 

Nododd y pwyllgor fod y datblygiad yn dangos cynnydd sylweddol a'i fod yn dryloyw ac yn gysylltiedig â gwaith tebyg a oedd yn cael ei wneud mewn awdurdodau lleol eraill yng Nghymru.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

 

64.

Gwahardd y Cyhoedd. pdf eicon PDF 67 KB

Cofnodion:

Gofynnwyd i'r pwyllgor wahardd y cyhoedd o'r cyfarfod er mwyn iddo ystyried yr eitem(au) f/busnes a nodwyd yn argymhellion yr adroddiad ar y sail ei bod/eu bod yn debygol o ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel a nodir ym mharagraff gwahardd Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 fel y'i diwygiwyd gan Orchymyn Llywodraeth Leol (Mynediad at Wybodaeth) (Amrywio) (Cymru) 2007 mewn perthynas ag eitemau busnes a nodir yn yr adroddiad(au).

 

Ystyriodd y pwyllgor brawf budd y cyhoedd wrth benderfynu a ddylid gwahardd y cyhoedd o'r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes lle roedd prawf budd y cyhoedd yn berthnasol fel a nodir yn yr adroddiad.

 

Penderfynwyd y dylid gwahardd y cyhoedd ar gyfer yr eitem fusnes ganlynol.

 

(Sesiwn Gaeëdig)

 

65.

Archwiliad o Gontractau Gofal Cymdeithasol.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Cynghorydd Peter Field, Prif Swyddog Ataliaeth, Lles a Chomisiynu, adroddiad diweddaru am gydymffurfiad Gofal Cymdeithasol y Gwasanaethau i Oedolion â Rheolau Caffael Corfforaethol a Rheoliadau Contractau Cyhoeddus.

 

Darparwyd diweddariadau i'r pwyllgor ynghylch cynnydd hyd at fis Rhagfyr 2018.  Darparwyd hefyd fanylion am nifer y contractau gofal cymdeithasol nad oeddynt yn cydymffurfio ym mis Rhagfyr 2018.  Darparwyd y diweddaraf am y Cynllun Gweithredu, gan gynnwys crynodeb o gynnydd yn erbyn pob nod y Cynllun Gweithredu a nodwyd ym mis Rhagfyr 2017, yn Atodiad 1.

 

Trafododd y pwyllgor yr wybodaeth yn yr adroddiad.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

 

(Sesiwn Agored)

 

66.

Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwiliadau Hanfodol 2017/18. pdf eicon PDF 113 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn cynnwys crynodeb o'r argymhellion a wnaed yn dilyn yr archwiliadau hanfodol yn 2017/18 ac a nododd a oedd yr argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu gweithredu.

 

Roedd Atodiad 1 yn nodi pob archwiliad hanfodol, nifer yr argymhellion a wnaed yn dilyn yr archwiliadau yn 2017/18 ac a oeddynt wedi cael eu gweithredu, eu gweithredu'n rhannol, heb eu gweithredu neu nad oeddent i fod i gael eu gweithredu eto.  Darparwyd crynodeb o'r sefyllfa ddiweddaraf ynghylch y 51 o argymhellion a wnaed a chanran yr argymhellion a weithredwyd erbyn 30 Medi 2018 oedd 78%.

 

Atodwyd dadansoddiad o'r 10 argymhelliad, a oedd wedi cael eu gweithredu'n rhannol neu nad oeddent wedi cael eu gweithredu yn ogystal â dosbarthiad yr argymhellion archwilio a ddefnyddiwyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, yn Atodiad 2. Mae'r atodiad yn dangos bod y tri argymhelliad a oedd wedi cael eu gweithredu'n rhannol wedi'u dosbarthu fel rhai risg ganolig a'u bod yn gysylltiedig â'r archwiliad Cyfrifon Derbyniadwy.  Parhaodd yr archwiliad hwn i gael ei gwblhau ar sail flynyddol ac, o ganlyniad i hwn, adolygir gweithrediad yr argymhellion nad oeddent wedi'u gweithredu fel rhan o archwiliad 2018/19.  Dosbarthwyd y 7 argymhelliad nad oedd wedi cael eu gweithredu fel naill ai risg isel neu arfer da.  Darparwyd yr argymhellion a oedd wedi cael eu gweithredu'n rhannol neu nad oeddent wedi cael eu gweithredu yn Atodiad 3.

 

Daethpwyd i'r casgliad bod canlyniadau ymarfer olrhain yr argymhellion hyd at ddiwedd mis Medi 2018, ar y cyfan, yn gadarnhaol gan fod 35 (78%) o'r argymhellion y cytunwyd arnynt wedi cael eu gweithredu erbyn y dyddiad arfaethedig.  Roedd angen gwaith i weithredu nifer bach o argymhellion o hyd neu roedd disgwyl iddynt gael eu gweithredu erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.  Adolygir cynnydd ynghylch gweithredu'r argymhellion hyn yn ystod yr archwiliadau hanfodol ar gyfer 2018/19.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

 

67.

Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwiliadau Mewnol ac Allanol. pdf eicon PDF 120 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad 'er gwybodaeth' a ddarparodd drosolwg o ba gamau dilynol a wnaed ar gyfer argymhellion archwilio mewnol ac allanol.

 

Amlinellodd Atodiad 1 fod y gweithdrefnau presennol yn nodi dau ddull o gyflawni camau dilynol ar gyfer gweithredu argymhellion a wnaed o ganlyniad i adolygiadau archwilio mewnol ar gyfer archwiliadau hanfodol ac archwiliadau nad ydynt yn hanfodol.  Darparwyd y gweithdrefnau a oedd yn berthnasol i'r ddau fath hyn o archwiliad.

 

Ychwanegwyd, yn dilyn trafodaethau yng nghyfarfod diwethaf Grŵp Prif Archwilwyr Cymru a gynhaliwyd ym mis Hydref, y penderfynwyd y dylid cyflwyno dangosydd perfformiad newydd i gofnodi nifer yr argymhellion a oedd wedi cael eu gweithredu fel canran o'r argymhellion a wnaed.  Y gobaith oedd y byddai hwn yn cael ei gyflwyno fel dangosydd perfformiad ychwanegol o 2019/20.

 

Byddai'r broses olrhain argymhellion archwilio allanol yn cael ei datblygu drwy Bwyllgor y Rhaglen Graffu, a fyddai'n derbyn adroddiadau a chynlluniau gweithredu Swyddfa Archwilio Cymru i ymdrin ag argymhellion a chynigion.  Byddai'r tîm craffu hefyd yn adolygu cynnydd yn erbyn argymhellion o fewn 12 mis ar ôl derbyn yr adroddiad a'r cynllun gweithredu.

 

Byddai'r Pwyllgor Archwilio hefyd yn derbyn adroddiadau a chynlluniau gweithredu er gwybodaeth a gall benderfynu blaenoriaethu ac olrhain cynigion/argymhellion penodol yn ogystal â'r oruchwyliaeth a wneir gan y tîm craffu.  Nid yw'r gwaith hwn yn cynnwys yr adroddiadau hynny gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y Pwyllgor Archwilio'n benodol.

 

Penderfynwyd:  -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Adrodd am adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru a dderbyniwyd gan Bwyllgor y Rhaglen Graffu i'r Pwyllgor Archwilio hefyd.

 

68.

Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol - Chwarter 2 2018/19. pdf eicon PDF 133 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad gan y Prif Archwiliwr a oedd yn nodi'r archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Gorffennaf i 30 Medi 2018.

 

Cwblhawyd cyfanswm o 29 o archwiliadau yn ystod Chwarter 2. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.  Darparwyd hefyd ddadansoddiad o'r archwiliadau a gwblhawyd yn ystod yr 2il Chwarter.

 

Gwnaed cyfanswm o 203 o argymhellion archwilio, a chytunodd y rheolwyr i weithredu'r holl argymhellion a wnaed.  Darparwyd hefyd ddadansoddiad o'r argymhellion y cytunwyd arnynt yn ystod yr 2il chwarter.

 

Cyflwynwyd rhestr o'r grantiau a ardystiwyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol.  Cadarnhawyd na roddwyd unrhyw adroddiadau archwilio â sicrwydd canolig yn ystod y chwarter a rhoddwyd manylion y ddau archwiliad a oedd wedi cael eu cwblhau ers diwedd y chwarter, Rheoli Risgiau a Llywodraethu Corfforaethol.

 

Cyfeiriwyd at y camau dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Gorffennaf a 30 Medi 2018, ynghyd â diweddariad ar yr argymhellion o Adolygu Cymheiriaid Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

 

Cynghorodd y Cadeirydd y dylid bod yn ofalus mewn perthynas â chwmpas yr archwiliadau a gwblhawyd ar Reoli Risgiau a Llywodraethu Corfforaethol gan nad oedd yr amcangyfrif sicrwydd yn gyson â'r wybodaeth gyfyngedig roedd y pwyllgor wedi bod yn ei derbyn hyd at yn ddiweddar.  Ychwanegodd fod angen gwella'r gofrestr risgiau bresennol ymhellach a gofynnodd a allai weld y 29 o archwiliadau a gwblhawyd yn ystod yr 2il chwarter.

 

Penderfynwyd:  -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Dangos y 29 o archwiliadau a gwblhawyd yn ystod yr 2il chwarter i'r Cadeirydd.

 

69.

Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) pdf eicon PDF 135 KB

Cofnodion:

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

 

70.

Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) pdf eicon PDF 102 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.

 

Darparodd y Cadeirydd ddiweddariad llafar ynghylch ei hymweliad â Chyfarfod Pwyllgor Archwilio Cyngor Caerdydd a oedd yn cynnwys yr Is-gadeirydd a'r Prif Archwiliwr.  Ychwanegodd fod cynrychiolwyr o Gaerdydd wedi gofyn a allent ddod i gyfarfod y pwyllgor yn hwyrach yn y flwyddyn ddinesig (Chwefror 2019).

 

Dywedodd y Cadeirydd hefyd ei bod wedi cwrdd â'r Prif Weithredwr/Dirprwy Brif Weithredwr, a gytunodd i ddod i gyfarfod y pwyllgor ym mis Chwefror 2019 i ddarparu trosolwg o'r trefniadau llywodraethu a sicrwydd sydd ar waith ar draws y cyngor ac i ddarparu diweddariad mewn perthynas â rheoli risgiau.