Toglo gwelededd dewislen symudol

Gwybodaeth am wyliau'r banc - y Pasg

Gwybodaeth am wyliau'r banc ar gyfer ein gwasanaethau, gan gynnwys amserau agor a chysylltiadau brys. Cynhelir yr holl gasgliadau ailgylchu ar y diwrnodau arferol.

Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Bwyllgor 5, Neuadd y Ddinas, Abertawe

Cyswllt: Gwasanaethau Democrataidd: - 636923 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Ethol Cadeirydd ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2018-2019.

Cofnodion:

Penderfynwyd ethol Paula O’Connor yn Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2018/2019.

 

(Bu Paula O’Connor (Cadeirydd Annibynnol) yn llywyddu)

 

2.

Ethol Is-gadeirydd ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2018-2019.

Cofnodion:

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd P R Hood-Williams yn Is-Gadeirydd ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2018-2019.

 

3.

Datgeliadau o fuddiannau personol a rhagfarnol.

Cofnodion:

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y cysylltiadau  canlynol:

 

Y Cynghorydd M B Lewis - Cofnod Rhif 5 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 4 2017/18  - Aelod o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn - personol.

 

Y Cynghorydd W G Thomas –  Cofnod Rhif 5 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 4 2017/18  - Aelod o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn - personol.

 

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 5 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 4 2017/18 - Aelod o'r Bwrdd Pensiwn – personol.

Cofnod Rhif 9 - Y Diweddaraf am Gamau Gweithredu Adolygiad Perfformiad 2016/17 - personol.

 

Paula O’Connor – yr Agenda gyfan - Gweithiwr cyflogedig gydag Ymddiriedolaeth GIG Felindre - yn darparu Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - Personol.
 

 

4.

Cofnodion. pdf eicon PDF 124 KB

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

 

Cofnodion:

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

 

·         Cofnod Rhif 72 - Cofnodion

 

Ychwanegu'r canlynol: -

 

'Bod y pwyllgor yn cael blas ar risgiau allweddol yr awdurdod, yn enwedig effaith y 31 risg uchel a nodwyd. Dylai'r pwyllgor fod yn gallu asesu arwyddocâd y risgiau yn erbyn amcanion lles y cyngor a dylai'r risgiau gael eu hamlygu/cyhoeddi.'

 

·         Cofnod Rhif 78 - Is-adran Archwilio Mewnol - Swyddogaeth Twyll y Cynllun Gwrth-dwyll ar gyfer 2018-2019

 

Ychwanegu'r canlynol: -

 

'Mynegwyd pryder ynghylch yr adnoddau presennol yn yr Is-adran a'r swm cyfyngedig iawn o waith rhagweithiol sy'n cael ei wneud a nifer yr ymchwiliadau sydd ar waith.

 

Nodwyd sylwadau'r pwyllgor o ran Cofnod Rhif 77 - Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2018-2019, penderfyniad 2) a oedd yn gofyn am gyflwyno Cynllun Archwilio Mewnol diwygiedig yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor.

 

Esboniodd y Cadeirydd ei bod wedi cytuno ar raglen waith ddiwygiedig â Phennaeth y Gwasanaethau Ariannol, y Ganolfan Gwasanaethau a'r Prif Archwiliwr.

 

5.

Adroddiad Archwiliad Monitro Mewnol Chwarter 4 2017/2018. pdf eicon PDF 131 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad gan y Prif Archwiliwr a oedd yn darparu'r archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod 1 Ionawr 2018 i 31 Mawrth 2018.

 

Amlinellwyd bod cryn gynnydd wedi bod yn lefelau salwch yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 4ydd chwarter 2017/18  gyda chyfanswm o 32.5 niwrnod o absenoldeb salwch. Roedd 28 niwrnod yn ymwneud ag un aelod rhan-amser o staff a oedd ar salwch tymor hir yn ystod y cyfnod. Roedd yr absenoldeb salwch cynyddol hyd yn hyn yn 149.5 o ddiwrnodau yn erbyn cyllideb flynyddol amcanol o 80 o ddiwrnodau.

 

Ychwanegwyd y cwblhawyd cyfanswm o 40 o archwiliadau yn ystod y pedwerydd chwarter, a rhestrwyd y rhain yn Atodiad 1, sydd hefyd yn dangos y lefel o sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad, a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. 

 

Gwnaed cyfanswm o 332 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i roi pob un ohonynt ac eithrio un ar waith, h.y. 99.7% yn erbyn targed o 95%.

 

Darparwyd manylion y dosbarthiadau a'r grantiau a archwiliwyd hefyd.

 

Dangosodd dadansoddiad o'r manylion yn Atodiad 2 fod oddeutu 86% o'r Cynllun Archwilio naill ai wedi'i gwblhau erbyn diwedd mis Mawrth neu ar waith.

 

Darparwyd manylion y gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol a'r gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ionawr a 31 Mawrth 2018 hefyd.

 

Darparwyd manylion materion arwyddocaol i'r pwyllgor hefyd a arweiniodd at y sgorau cymedrol a roddwyd yn y chwarter. Tynnodd sylw at yr archwiliad o Gontractau Gofal Cymdeithasol a oedd yn adolygu'r cynnydd a wnaed hyd yn hyn wrth sicrhau bod yr holl gontractau'n cydymffurfio â'r Rheolau Gweithdrefnau Contract.

 

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog ac atebwyd yn briodol iddynt.  Roedd trafodaethau'n cynnwys y canlynol: -

 

·         Sut na lwyddodd lefelau salwch i effeithio'n sylweddol ar y Cynllun Archwilio;

·         Nodi a blaenoriaethu archwiliadau risg uchel;

·         Gwiriadau a gweithdrefnau sy'n ymwneud ag archwiliadau grant;

·         Archwiliadau a ohiriwyd yn cael eu blaenoriaethu yn chwarter cyntaf y flwyddyn ariannol ddilynol;

·         Blaenoriaethu archwiliadau ym maes Technoleg Gwybodaeth;

·         Cynnal archwiliadau hap yn y fan a'r lle ar wasanaethau;

·         Cynnwys GDPR yn rhaglen 2018-2019.

 

 

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Blaenoriaethu archwiliadau risg uchel;

3)    Archwiliadau a ohiriwyd sy'n ymwneud â llywodraethu a risg i'w cynnal yn chwarter cyntaf neu ail chwarter 2018-2019;

4)    Y dylid ychwanegu'r GDPR at raglen archwiliadau 2018-2019;

5)    Hysbysu'r pwyllgor a yw'r cyngor yn cydymffurfio â'r GDPR.

 

6.

Ymateb i'r Adroddiad Cymedrol a Gyhoeddwyd yn ystod Chwarter 4. (Llafar)

Cofnodion:

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau i Oedolion ddiweddariad i'r pwyllgor am lefel sicrwydd cymedrol yr archwiliad o Gontractau Gofal Cymdeithasol.

 

Darparodd y cefndir hanesyddol i Gontractau Gofal Cymdeithasol, yn enwedig ers mis Ebrill 2014 pan ddaeth contractau Gofal Cymdeithasol dan awdurdod Rheolau Gweithdrefnau Contractau'r cyngor. Ychwanegodd er bod y niferoedd yn ymddangos yn uchel, roedd llawer iawn o waith wedi'i wneud a sicrhaodd y pwyllgor fod y sefyllfa wedi gwella'n fawr.

 

Amlinellwyd ganddi, o'r 94 a adolygwyd, fod 16 wedi cau a 78 yn cael eu newid yn sylweddol, ac roedd enghreifftiau o arfer blaenorol/yr adolygiad wedi'u darparu.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Bod yr adolygiad wedi arwain at gontractau'n colli/arbed arian;

·         Dylai'r adolygiad sicrhau bod manylebau contractau'n parhau'n addas i anghenion;

·         Natur fregus bresennol y sector gofal;

·         Contractau'n darparu gwerth am arian;

·         Darpariaeth hyfforddiant/cymwysterau staff a drafododd gontractau;

·         Cost ail-drafod contractau i'r gwasanaeth.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Nodi cynnwys y diweddariad;

2)    Rhoi'r diweddaraf i'r pwyllgor am y camau gweithredu a gwblhawyd a'r amserlen ar gyfer camau gweithredu sy'n weddill.

 

7.

Hyfforddiant Cychwynnol y Pwyllgor Archwilio. (Llafar)

Cofnodion:

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Ariannol a'r Ganolfan Gwasanaethau/Swyddog Adran 151 fanylion rôl y Pwyllgor Archwilio i'r pwyllgor.

 

Pwysleisiodd yr angen i'r pwyllgor ddal materion i gyfrif er mwyn rhoi sicrwydd i'r cyhoedd; rôl Archwilwyr Allanol yn y broses; yr amser sy'n prinhau i gau'r Datganiad o Gyfrifon; y cyfnod ariannol anodd hwn; a'r angen i gael Pwyllgor Archwilio sy'n gweithio'n dda.

 

Yn ogystal, cyfeiriodd at ddiffiniad y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg (CIPFA) o Bwyllgor Archwilio a'i rôl, wrth weithio mewn partneriaeth â'r tîm craffu.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr hyfforddiant.

 

8.

Hyfforddiant Rheoli Risgiau. (Llafar)

Cofnodion:

Darparodd y Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol gyflwyniad a oedd yn rhoi trosolwg o Reoli Risgiau.

 

Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys: -

 

·         Diben ac amcan;

·         Beth yw risg/rheoli risgiau?

·         Y cylch rheoli risgiau;

·         Nodi/gwerthuso risgiau a rheoli ymateb iddynt;

·         Pwyllgor Archwilio - cyfrifoldebau allweddol;

·         Pwyllgor Archwilio - ystyriaethau allweddol ar statws risg yn y cyngor.

 

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau am y cyflwyniad, yr ymatebwyd iddynt yn briodol.  Roedd y penderfyniadau'n ymwneud â'r canlynol: -

 

·         Dulliau amlygu risg;

·         Yr angen i risgiau gael eu cysylltu ag amcanion y cyngor yn ogystal â meysydd busnes gweithredol;

·         Cysylltu rheoli risgiau â chylch y gyllideb;

·         Rheoli risgiau sy'n gysylltiedig â phrosiectau cyfalaf;

·         Nodi'r lefel o risg a'i rheoli;

·         Bod y pwyllgor yn llwyr ymwybodol o'r risgiau yn y cyngor;

·         Nodi/gwerthuso risgiau;

·         Cymharu risgiau ag awdurdodau lleol eraill.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys y cyflwyniad.

 

9.

Diweddariad am weithredoedd yn dilyn Adolygiad Perfformiad 2016/17. pdf eicon PDF 36 KB

Cofnodion:

Darparodd y Prif Archwiliwr yr adroddiad ar y diweddaraf yn dilyn Adolygiad Perfformiad y Pwyllgor Archwilio 2016/17. Darparwyd crynodeb yn Atodiad 1 o'r canfyddiadau allweddol a ddaeth o'r adolygiad perfformiad.

 

Ychwanegwyd bod cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio Arbennig wedi'i drefnu ar gyfer 26 Mehefin er mwyn trafod yr eitem yn fanwl.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod yr adroddiad yn ddefnyddiol wrth hysbysu'r cyngor am y materion sy'n weddill ac wrth sicrhau ei fod yn ymwybodol o'r sefyllfa gyfredol.  Ychwanegodd y byddai enghreifftiau o arfer da o awdurdodau lleol eraill yn fuddiol.

 

Penderfynwyd y dylid: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Trafod yr adroddiad mewn cyfarfod o'r Pwyllgor Archwilio Arbennig i'w gynnal ar 10am ddydd Mawrth, 26 Mehefin 2018.

 

10.

Diweddariad gan Swyddfa Archwilio Cymru. pdf eicon PDF 272 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad diweddaraf Swyddfa Archwilio Cymru - Mehefin 2018.

 

Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys gwaith Archwilio Ariannol a Gwaith Archwilio'r Gronfa Pensiwn 2017-18 - Dinas a Sir Abertawe a gwaith Archwilio Perfformiad.

 

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

 

11.

Cynigion Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer Adroddiad Gwella - Diweddariad wedi Chwe Mis. pdf eicon PDF 102 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol adroddiad a roddodd drosolwg o statws ymateb Cyngor Abertawe i gynigion gwella a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru i ddarparu sicrwydd i'r pwyllgor am gynnydd. 

 

Roedd Atodiad A yn darparu Adroddiad 6 misol am y Statws Diweddaraf ac amlinellwyd y cynigion/camau nesaf allweddol.

 

Amlygodd y pwyllgor eitemau olrhain i'w datblygu i sicrhau y cânt eu cyflwyno a sicrwydd y gallai'r awdurdod wneud cynnydd o fewn yr amserlenni.

 

Holodd y Cadeirydd ynghylch y cynnydd araf wrth gwblhau'r camau gweithredu o ran asesiad 2014/15. 

 

Penderfynwyd y dylid nodi cynnwys yr adroddiad.

 

12.

Trosolwg o Adroddiad Statws Cyffredinol y Risg Chwarter 4 2017/18. pdf eicon PDF 102 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol drosolwg o statws risg yn y cyngor er mwyn darparu sicrwydd i'r pwyllgor ynghylch effeithiolrwydd y polisi a'r fframwaith Rheoli Risgiau, a sut cânt eu gweithredu yn y cyngor. Roedd Atodiad A yn darparu crynodeb o'r statws risg cyffredinol yn y cyngor ar gyfer Chwarter 4 2017/18.

 

Tynnodd sylw at y ffaith y cofnodwyd bod 73% o'r risgiau a gafwyd ar 28 Rhagfyr 2017 wedi'u hadolygu erbyn 27 Mawrth 2018. Ychwanegodd, er bod y sefyllfa wedi gwella, fod angen mwy o gynnydd.

 

Cyfeiriodd at symudiadau yn y gofrestr a dywedodd y byddai angen i swyddogion â chyfrifoldeb wneud mwy o gynnydd yn y dyfodol o ran cofnodi rhesymau dros ddileu risgiau o'r gofrestr er mwyn darparu llwybr archwilio.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod angen lefel o fanylder ynghylch pob risg a sicrwydd fod yr awdurdod yn rheoli'r risgiau. Ychwanegodd fod angen i'r pwyllgor gynnal trafodaethau agored ynghylch y risgiau. Nododd y Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol ei fod wedi cael caniatâd gan y Tîm Rheoli Corfforaethol i ganiatáu i aelodau'r pwyllgor gael mynediad llawn i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol sy'n cynnwys risgiau corfforaethol a'r manylion sy'n ofynnol. 

 

Dilynwyd hyn gan drafodaethau, a nodwyd y gall fod adegau pan fyddai'n rhaid cynnal trafodaethau ynghylch y Gofrestr Risgiau Corfforaethol mewn sesiwn breifat.

 

Nodwyd bod cynghorwyr bellach yn gallu cyrchu'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol ar-lein.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Y dylid nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Y bydd y Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno Strategol yn ceisio sicrhau y gall y Cadeirydd gyrchu'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn electronig;

3)    Darparu copi caled o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol i'r Cadeirydd;

4)    Y dylai adroddiadau'r dyfodol gynnwys lefel briodol o wybodaeth er mwyn i'r Pwyllgor Archwilio gyflawni ei ddyletswyddau'n unol â'r cylch gorchwyl.

 

13.

Adroddiad Drafft Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Archwilio. pdf eicon PDF 129 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Adroddiad drafft Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Archwilio 2018/19.

 

Tynnodd y Cadeirydd sylw at y ffaith y bydd hyfforddiant yn y dyfodol yn cael ei gynnal cyn i gyfarfodydd y pwyllgor ddechrau. Ychwanegodd fod cynnwys y rhaglen yn dda ac y byddai'n diwallu anghenion hyfforddiant y pwyllgor.

 

Penderfynwyd: -

 

1)    Cymeradwyo Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Archwilio;

2)    Sicrhau, lle bynnag y bo modd, fod hyfforddiant yn y dyfodol yn cael ei gynnal cyn i gyfarfodydd y pwyllgor ddechrau.

 

14.

Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio. (Er Gwybodaeth) pdf eicon PDF 93 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Soniodd y Prif Archwiliwr am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth. 

 

Tynnodd sylw at y ffaith fod cylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio wedi'i gynnwys yn Atodiad 2 ac y byddai'n cael ei grybwyll fel rhan o adroddiadau'r Cynllun Gwaith yn y dyfodol. Ychwanegodd y byddai'r pwyllgor yn mynd i'r afael â'r cylch gorchwyl allweddol wrth symud ymlaen.

 

Tynnodd y Cadeirydd sylw at y ffaith fod y Cynllun Gwaith yn canolbwyntio bellach ar rolau a chyfrifoldebau allweddol y Pwyllgor Archwilio. 

 

Croesawodd y pwyllgor y fformat/cynnwys newydd sy’n canolbwyntio ar lywodraethu, risg a sicrwydd.

 

15.

Adroddiad Tracio Gweithrediadau'r Pwyllgor Archwilio. (Mwy o wybodaeth) pdf eicon PDF 132 KB

Cofnodion:

Darparodd y Prif Archwiliwr adroddiad Olrhain Camau Gweithredu er gwybodaeth.

 

Dywedodd y Cadeirydd y byddai'r Fframwaith Llywodraethu'n cael ei gynnwys yng nghynllun 2018/19. Yn ogystal â hyn, byddai meysydd a ohiriwyd yn flaenorol yn cael sylw ac y byddai mwy o fanylion am y gwaith a gwblhawyd yn cael eu darparu.

 

Darparodd y Prif Archwiliwr ddiweddariad ynghylch Cofnod Rhif 68 - Diwygiadau i'r Rheolau Gweithdrefnau Contractau.