Agenda a Chofnodion

Croesawyd Paula O’Connor, Aelod Lleyg newydd ei phenodi i'r Pwyllgor Archwilio, i’w chyfarfod cyntaf gan yr Is-gadeirydd, a hynny ar ran y Pwyllgor.

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, datganwyd y cysylltiadau canlynol: -

Y Cynghorydd L James – Cofnod Rhif 67 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 3, 2017/18 - Llywodraethwr yr ALl yn Ysgol Gynradd Pennard ac Ysgol Uwchradd Llandeilo Ferwallt - personol.

Y Cynghorydd J W Jones – Cofnod Rhif 63 - Adroddiad Grantiau Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17 a Chofnod Rhif 64 - Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru 2017/18 ar gyfer Dinas a Sir Abertawe a'r Gronfa Bensiwn - Aelod o Awdurdod Iechyd Porthladd Abertawe - personol.

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 64 - Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru 2017/18 ar gyfer Dinas a Sir Abertawe a'r Gronfa Bensiwn a Chofnod Rhif 67 - Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol Chwarter 3, 2017/18 - Aelod o'r Bwrdd Pensiwn Lleol, buddiolwr y Gronfa Bensiwn Llywodraeth Leol, Aelod o'r Association of British Ports Authority a Llywodraethwr Ysgol - personol.

Paula O’Connor – yr Agenda gyfan - gweithiwr cyflogedig gydag Ymddiriedolaeth GIG Felindre - Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru - yn darparu Gwasanaeth Archwilio Mewnol fel Pennaeth Archwilio Mewnol Bwrdd Iechyd Prifysgol Abertawe Bro Morgannwg - personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Cyflwynodd David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) Adroddiad Grantiau 2016/17.

Crynhowyd bod yr awdurdod, ar y cyfan, wedi rhoi trefniadau digonol ar waith ar gyfer llunio a chyflwyno'i hawliadau grantiau ar gyfer 2016/2017.  Ychwanegwyd bod cyfle i wella, a chydnabuwyd bod cydlynydd y grantiau, o'r Adran Cyllid, wedi cydlynu a rheoli'r broses gyflwyno/archwilio'n dda. Roedd y casgliad ar gyfer 2016-17 yn seiliedig ar y canfyddiadau cyffredinol canlynol: -

·         bod y cyngor wedi gweithio'n agos gydag SAC i sicrhau bod amserlen gywir a chyfoes o grantiau 2016-17 ar gael drwy gydol y flwyddyn; a

·         bod rhywfaint o gyfle i wella trefniadau'r cyngor ar gyfer rheoli grantiau mewn rhai meysydd gwasanaeth.

Ar gyfer 2016-17, ardystiodd SAC 12 o hawliadau grant, â chyfanswm gwerth £217,261,586.  Roedd hyn yn 5 hawliad yn llai nag a gafwyd yn 2015-16 (£295,761,884).  Cyflwynodd y cyngor 75% o'i hawliadau grant 2016-17 mewn pryd. Cadarnhaodd SAC ei fod wedi ardystio'r holl hawliadau, a chyfanswm cost yr archwiliad oedd £53,985. Yn gyffredinol, arweiniodd archwiliadau 2016-17 at ostyngiad o £17,616 yn yr arian grant y mae modd i'r cyngor ei hawlio.  Roedd pump o'r hawliadau'n gymwys; roedd hyn yn unol â pherfformiad y cyngor y llynedd ac yn unol â'r cyfartaledd cenedlaethol.

Darparodd yr adroddiad fanylion derbyn hawliadau mewn pryd, canlyniadau ardystio, addasiadau archwilio, trefniadau'r awdurdod, ffioedd SAC a chrynodeb o'r canfyddiadau.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru, a ymatebodd yn briodol.  Roedd y penderfyniadau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         y derbyniwyd 75% o'r hawliadau erbyn y dyddiad cau a bod lle i wella o ran y broses gyflwyno;

·         data a gynhyrchwyd gan fysus First Cymru;

·         hyder ym mhroses reoli'r awdurdod i osgoi problemau sylweddol posib yn y dyfodol;

·         grantiau a fydd ar gael tan yn hwyr yn y flwyddyn ariannol ac adfachu;

·         rheoli cronfeydd Cymunedau'n Gyntaf a darparu llwybr archwilio;

·         mwy o risg yn bosib oherwydd y gostyngiad mewn staff;

·         gostyngiad sylweddol i'r ffi archwilio.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

of claims

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), Gynllun Archwilio 2018 a oedd yn darparu'r gwaith archwilio arfaethedig, pryd y câi ei wneud, beth fyddai'r gost a phwy fyddai'n ymgymryd â'r gwaith.

Roedd Atodiad 1 yn nodi cyfrifoldebau'r Archwiliwr yn llawn ac roedd Arddangosyn 1 yn darparu tri cham y dull archwilio.  Darparwyd peryglon camddywediadau pwysig yn Arddangosyn 2, nodwyd y gwaith perfformiad yn amlinelliad archwilio'r llynedd sy'n dal i fynd rhagddo yn Atodiad 2 a nodwyd y ffi archwilio arfaethedig ar gyfer y gwaith hwn yn Arddangosyn 6.  Roedd Arddangosyn 5 yn crynhoi'r materion mwy arwyddocaol a/neu ailadroddol a nodwyd wrth wneud gwaith ardystio grantiau yn 2016-17.  Dangoswyd elfennau'r gwaith archwilio perfformiad yn arddangosyn 4 a darparwyd amserlen yr archwiliadau arfaethedig yn Arddangosyn 8.

Byddai'r diweddaraf am gynnydd y cynllun yn cael ei adrodd i'r pwyllgor.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Rheoli data a meysydd risg posib;

·         Rheolau Gweithdrefnau Ariannol/Contract;

·         Rheoli Cronfeydd wrth Gefn y cyngor/swm yr arian wrth gefn a ddelir gan ysgolion;

·         Effaith ad-drefnu posib i lywodraethau lleol yng Nghymru;

·         Cyflwyno Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol;

·         Trefniadau Diogelu Corfforaethol;

·         Trefnu bod Asesu Risgiau a Sicrwydd yn dod yn gynt yn y rhaglen berfformiad;

·         Strategaeth Mynd i'r Afael â Thlodi;

·         Rôl y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.

Cyflwynodd Geraint Norman, SAC,  Gynllun Archwilio 2018 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe.

Nodwyd cyfrifoldebau'r Archwilwyr, ynghyd â rhai'r rheolwyr a'r rhai sy'n llywodraethu, yn Atodiad 1.  Roedd y dull archwilio'n cynnwys tri cham fel a nodir yn Arddangosyn 1.  Dangoswyd peryglon camddywediadau pwysig yr oedd angen i'r archwilwyr eu hystyried, ynghyd â'r cynllun gwaith, yn Arddangosyn 2.  Nodwyd y ffi arfaethedig yn Arddangosyn 3 ac roedd llai o ffi oherwydd effeithlonrwydd y cyngor.

Yn ogystal â chynnwys datganiadau ariannol y Gronfa Bensiwn yn y prif ddatganiadau ariannol, roedd gofyn i awdurdodau gweinyddol gyhoeddi adroddiad blynyddol ar y Gronfa Bensiwn y mae'n rhaid iddo gynnwys cyfrifon y Gronfa Bensiwn.

Roedd gofyn i'r Archwilwyr ddarllen adroddiad blynyddol y Gronfa Bensiwn ac ystyried a oedd yr wybodaeth ynddo'n gyson â datganiadau ariannol archwiliedig y Gronfa Bensiwn a gynhwyswyd ym mhrif ddatganiadau ariannol y cyngor.

Roedd gofyn i Archwilwyr gyflwyno datganiad archwilio i gadarnhau cysondeb y datganiadau ariannol a gynhwyswyd yn yr adroddiad blynyddol gyda datganiadau ariannol archwiliedig y Gronfa Bensiwn.  Darparwyd yr amserlen waith yn Arddangosyn 5.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Archwilwyr yn ceisio sicrwydd llwyr;

·         Rôl graffu'r Bwrdd Pensiwn Lleol;

·         Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol, defnydd moesegol buddsoddiad a chynaladwyedd y Gronfa Bensiwn yn y dyfodol.

Penderfynwyd nodi Cynllun Archwilio 2017/18 a Chronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyflwyno a Pherfformiad Strategol adroddiad a oedd yn darparu trosolwg o'r statws risg yn y cyngor.  Darparodd hyn sicrwydd i'r pwyllgor am effeithiolrwydd y polisi a'r fframwaith rheoli risgiau a sut cânt eu gweithredu yn y cyngor.

Roedd yr adroddiad yn cwmpasu cyfnod Chwarter 3 2017/18 ac yn cymharu ciplun o gofrestrau risg y cyngor a dynnwyd ar 03/10/17 â chiplun arall a dynnwyd ar 28/12/17.  Darparwyd manylion yn atodiad A.

Ychwanegwyd bod adolygiad o risg a chofrestri risg y cyngor ar waith ar ôl i bolisi a fframwaith risg newydd gael eu cymeradwyo gan y Cabinet ar 17 Awst 2017, ac ar ôl cyhoeddi Cynllun Corfforaethol 17/22.  Cadarnhawyd hefyd y byddai gan aelodau'r pwyllgor fynediad uniongyrchol i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol ar ôl y cyfarfod.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Yr oedi o ran rhoi mynediad uniongyrchol i aelodau'r pwyllgor i'r gofrestr risg;

·         Yr angen i sefydlu/gwella/cofnodi llwybrau archwilio/rhesymau dros wneud newidiadau i risgiau;

·         Adolygu a rheoli risgiau'n rheolaidd;

·         Effaith y risgiau sydd ar gael i aelodau'r pwyllgor ac ystyriaethau/protocolau wrth drafod risgiau yng nghyfarfodydd y pwyllgor.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb i'r Pwyllgor Archwilio am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio'r Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol cyn adrodd am Gynllun Blynyddol 2018/19 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 10 Mawrth 2018.

Ychwanegwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn darparu fframwaith er mwyn cyflwyno gwasanaeth archwilio mewnol proffesiynol, annibynnol a gwrthrychol sy'n orfodol i bob darparwr archwilio mewnol yn sector cyhoeddus y DU.  Un o ofynion y PSIAS yw bod rhaid llunio cynllun Archwilio Mewnol blynyddol yn seiliedig ar risgiau i bennu blaenoriaethau Archwiliad Mewnol, ac i sicrhau cysondeb â nodau'r cyngor. Rhaid i'r cynllun gynnwys gwybodaeth archwilio ddigonol ar draws y cyngor cyfan er mwyn i'r Prif Archwiliwr allu rhoi barn flynyddol i'r cyngor trwy'r Swyddog Adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio ynglŷn â'r amgylchedd rheoli sy'n cynnwys llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol.

Rhoddwyd amlinelliad o fanylion Methodoleg y Cynllun Archwilio Mewnol a rhan o ofynion y PSIAS o ran cynllunio archwilio mewnol yn Atodiad 1, a darparwyd copi o'r ffurflen asesiad risg a ddefnyddiwyd yn Atodiad 2.

Tynnodd y pwyllgor sylw at y gostyngiad yn nifer y staff yr Is-adran Archwilio, gan holi ynghylch eu gallu i ymdrin â meysydd gwaith swmpus posib.  Esboniodd y Prif Archwiliwr y gellid blaenoriaethu'r gwaith yn unol â hyn, gan ddibynnu ar y risg ac y byddai dulliau newydd o weithio'n cael eu cyflwyno, megis darparu holiaduron.

Dywedodd Swyddog Adran 151 fod y cyngor wedi cytuno ar y gyllideb ar gyfer 2018-2019, ac y disgwylid toriadau sylweddol yn yr Adran Adnoddau.  Roedd Archwilio Mewnol yn rhan o'r adran hon, ac roedd yn rhaid gwneud rhai penderfyniadau anodd iawn.  Ychwanegodd fod yn rhaid i unrhyw ostyngiadau fod yn rhesymol ac yn gytbwys.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a gwblhawyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Hydref 2017 i 31 Rhagfyr 2017.

Adroddwyd bod cryn ostyngiad wedi bod yn lefelau salwch yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 3ydd chwarter 2017/18  o'i gymharu â chwarteri blaenorol, gyda chyfanswm o 8 niwrnod o absenoldeb salwch.  Fodd bynnag, roedd absenoldeb salwch cynyddol hyd yn hyn yn 117 o ddiwrnodau yn erbyn cyllideb flynyddol amcanol o 80 o ddiwrnodau.

Gorffennwyd cyfanswm o 34 archwiliad yn ystod Chwarter 3.  Darparwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.  Gwnaed cyfanswm o 275 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i roi pob un ohonynt ar waith, h.y. 100% yn erbyn targed o 95%.  Nodwyd bod 6 adroddiad cymedrol ac roedd rhai'n cynnwys rhai sy'n tramgwyddo dro ar ôl tro.

Darparwyd manylion y dosbarthiadau a'r grantiau a archwiliwyd hefyd.

Dangosodd dadansoddiad o'r manylion yn Atodiad 2 fod oddeutu 65% o'r Cynllun Archwilio naill ai wedi'i gwblhau erbyn diwedd mis Rhagfyr neu ar waith.

Darparwyd manylion y gwaith ychwanegol a wnaed gan Archwilio Mewnol a'r gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Hydref a 31 Rhagfyr hefyd.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Ymdrin â'r rhai sy'n tramgwyddo dro ar ôl tro a chymharu â'r hyn sy'n digwydd mewn sefydliadau eraill;

·         Contractau fframwaith tacsis;

·         Archwiliadau cyfrifiaduron.

Penderfynwyd: -

1)    Y dylid nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Cyfarwyddo'r Pennaeth/Rheolwr Gwasanaeth i fynychu'r cyfarfod canlynol o'r Pwyllgor Archwilio pan adroddir am archwiliadau lefel gymedrol;

3)    Y bydd y Prif Archwiliwr yn hysbysu pob Pennaeth Gwasanaeth a Chyfarwyddwr o'r newid mewn gweithdrefnau;

4)    Hysbysu'r Aelod Cabinet priodol pan gyflwynir adroddiad archwilio lefel gymedrol.

5)    Anfon e-bost at holl aelodau'r pwyllgor i gadarnhau'r newid mewn gweithdrefn y n dilyn cyhoeddi cofnodion.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Dywedodd y Prif Archwiliwr fod y Rheolau Gweithdrefnau Contractau'n cael eu hadolygu ar hyn o bryd gan yr Adran Caffael.  Byddai'r adolygiad yn cael ei gwblhau ym mis Ebrill 2018 a byddai'r fersiwn ddiwygiedig ar gael i ysgolion ei defnyddio o fis Medi 2018.

Gofynnodd aelodau a ellid anfon y Rheolau Gweithdrefnau Contractau ymlaen at holl gyrff llywodraethu ysgolion fel eu bod yn ymwybodol o'r newidiadau.

Penderfynwyd: -

1)    Anfon y Rheolau Gweithdrefnau Contractau diwygiedig at holl gyrff llywodraethu ysgolion fel eu bod yn ymwybodol o'r newidiadau;

2)    Gofyn a ellid rhoi'r Rheolau Gweithdrefnau Contractau diwygiedig ar agendâu Pwyllgorau Cyllid ac Adeiladau/Eiddo ysgolion. 

Adroddwyd am Gynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.