Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd M B Lewis – Cofnod 52 – Diweddariad ar Swyddfa Archwilio Cymru – Aelod o Bwyllgor y Gronfa Bensiwn – personol.

Y Cynghorydd S Pritchard – Cofnod 56 – Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol Chwarter 2 2017/18 – Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gyfun yr Esgob Vaughan – personol.

Y Cynghorydd W G Thomas – Cofnod 52 – Diweddariad ar Swyddfa Archwilio Cymru – Aelod o'r Gronfa Bensiwn – personol.

Y Cynghorydd T M White – Cofnod 52 –  Diweddariad Swyddfa Archwilio Cymru –  Aelod o'r Bwrdd Pensiwn Lleol – personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir.

Cofnod 46 – Cynllun Gweithredu Adolygiad Perfformiad y Pwyllgor Archwilio 2016/17 –  Diweddariad – Nodwyd y byddai'r eitem yn cael ei thrafod yn y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 13 Chwefror 2018.

Cyflwynodd Geraint Norman, o Swyddfa Archwilio Cymru, y Llythyr Archwiliad Blynyddol gan Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gyfer Dinas a Sir Abertawe a'r Gronfa Bensiwn 2016-17.

Amlinellwyd bod y cyngor wedi cydymffurfio â'i gyfrifoldebau mewn perthynas ag adrodd am ariannu a defnydd o adnoddau. Nodwyd bod yr Archwilydd Cyffredinol wedi cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar y Datganiad Ariannol ar 29 Medi 2017 a oedd yn cadarnhau ei fod yn cyflwyno barn gywir a theg ar sefyllfa ariannol a thrafodion y cyngor a'r Gronfa Bensiwn.

Yn gyffredinol, roedd y cyfriflenni ariannol a phapurau gwaith cysylltiedig o safon dda, roedd y swyddogion yn gymorth a gwnaethant ddarparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani i’r archwilwyr.  Gweler materion mwy sylweddol a gododd o'r archwiliad fel a ganlyn: -

·         Datganiadau Ariannol Dinas a Sir Abertawe – Parhaodd y cyngor i wneud cynnydd wrth wella ei drefniadau cyfrifo cyfalaf ond cafwyd sawl maes lle’r oedd angen mwy o waith yn 2017-18;

·         Datganiad Ariannol Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe – Nodwyd nifer o newidiadau i'r datganiadau ariannol drafft ond ni chafwyd effaith ar Gyfrif y Gronfa. Cynyddwyd gwerth y Datganiad o'r Asedau Net £2.3 miliwn. Nodwyd rheolau cysoni diwedd y flwyddyn rhwng y gyflogres a'r systemau pensiwn ac roedd angen eu gwella.

Nodwyd hefyd fod y datganiadau ariannol ar gael yng nghanol mis Mehefin a bod y cyngor yn gwneud cynnydd da tuag at fodloni terfyn amser 31 Mai yn 2020-21.  Sefydlwyd gweithgor ar y cyd hefyd er mwyn datblygu a gwella arferion gweithio.

Roedd yr Archwilydd Cyffredinol hefyd yn fodlon bod gan y cyngor drefniadau priodol ar waith i sicrhau cynildeb, effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd wrth ddefnyddio adnoddau ond roedd y rhagolwg ariannol yn heriol iawn.

Nodwyd bod y cyngor wedi tanwario £2 filiwn a bod rhagolygon ar hyn o bryd yn awgrymu y byddai gorwariant o £7 miliwn, yn bennaf o ganlyniad i orwario yn y Gwasanaethau Cymdeithasol. Amlygwyd hefyd nad oedd gan y cyngor hanes da o ran nodi a chyflwyno yn erbyn cynlluniau arbedion ariannol.  O ganlyniad, byddai'r gorwariant yn effeithio ar gronfeydd wrth gefn y cyngor a phwysleisiwyd yr angen am gynllun ariannol tymor canolig clir sy’n cynnwys cynlluniau ariannol cadarn i gyflwyno arbedion ariannol yn y blynyddoedd i ddod ac yn y dyfodol.

Dywedodd yr Archwilydd Cyffredinol nad oedd y gwaith hyd yn hyn ar ardystio hawliadau grant wedi nodi unrhyw faterion sylweddol a fyddai'n effeithio ar ddatganiadau ariannol 2016-17 neu ddatganiadau ariannol allweddol.

Trafodwyd y canlynol gan y pwyllgor: -

·         Lefel bresennol y gorwariant, cronfeydd wrth gefn y cyngor a chyllideb 2018-19;

·         Y ffaith nad oedd hanes cryf gan y cyngor o nodi a chyflwyno yn erbyn cynlluniau arbedion ariannol;

·         Cynigion i oresgyn y gorwariant yn y Gwasanaethau Cymdeithasol;

·         Effaith toriadau darbodaeth ar lywodraeth leol.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Geraint Norman o Swyddfa Archwilio Cymru Adroddiad Diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru – Rhagfyr 2017.

Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys Gwaith Archwilio Ariannol a Gwaith Archwilio Cronfa Bensiwn 2016-17 Dinas a Sir Abertawe a gwaith Perfformiad Archwilio.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Samantha Clements o Swyddfa Archwilio Cymru adroddiad llywodraethu  da wrth benderfynu ar newidiadau gwasanaeth sylweddol.

Fel rhan o'r adolygiad, aseswyd trefniadau cyffredinol a oedd gan y cyngor ar gyfer datblygu a phenderfynu ar newidiadau gwasanaeth gan yr archwilwyr. Archwiliwyd agweddau ar drefniadau gwneud penderfyniadau mewn perthynas ag amrywiaeth o gynigion i newid gwasanaethau yn ystod yr Adolygiadau Comisiynu ar gyfer Canolfannau Preswyl ac Awyr Agored, Diwylliant a Hamdden, Rheoli Gwastraff a Gwasanaethau i Oedolion.

Nodwyd bod y cyngor wedi mabwysiadu strategaeth gynhwysfawr ar gyfer newid yn 2014 a'i fod wedi dechrau cynnal Adolygiadau Comisiynu yn 2015. Yn 2017, cychwynnwyd adolygiadau trawsbynciol, gan gynnig cyfleoedd ar gyfer cynnwys y gymuned a rhanddeiliaid allweddol eraill wrth gyd-gynhyrchu adolygiadau ac opsiynau ar gyfer cyflwyno gwasanaethau yn y dyfodol.

Daeth yr archwilwyr i'r casgliad bod gan y cyngor fframwaith rheoli clir ar gyfer penderfynu ar newid sylweddol i wasanaethau ond bod angen iddo egluro sut y byddai effaith y newid ar ddefnyddwyr y gwasanaethau'n cael ei werthuso.  Darparwyd cynigion ar gyfer gwella yn Arddangosyn 1 a darparwyd y meini prawf sydd ar waith i lywio'r broses arfarnu opsiynau yn Arddangosyn 2.

Trafodwyd y canlynol yn yr adroddiad: -

·         Roedd gan y cyngor weledigaeth glir a fframwaith i gefnogi gwneud penderfyniadau ar newid sylweddol i wasanaethau;

·         Mae rolau a chyfrifoldebau o ran penderfyniadau ar newid gwasanaethau yn glir a chânt eu deall gan aelodau a swyddogion;

·         Mae proses arfarnu opsiynau gwasanaeth y cyngor wedi'i chefnogi’n dda gan asesiadau effaith a meini prawf dethol clir;

·         Mae adolygiadau comisiynu'n disgrifio canlyniadau bwriadedig ond nid ydynt wedi esbonio'n gyson sut caiff effaith y newid ei gwerthuso yn y dyfodol;

·         Roedd y cyngor wedi gwerthuso a mireinio'r broses adolygu comisiynu.

Dilynodd trafodaeth ynghylch: -

·         Aelodaeth/trefniant Bwrdd Cenedlaethau'r Dyfodol a thryloywder byrddau/grwpiau;

·         Amserlenni adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru, h.y. mae rhai adroddiadau yn cyfeirio at wybodaeth sydd bellach bron yn ddwy oed;

·         P'un a oedd Adolygiadau Comisiynu wedi archwilio opsiynau/costau allanol, ac eglurwyd bod hyn wedi bod yn rhan o'r broses;

·         Archwilio ansawdd y gwasanaethau a ddarparwyd;

·         Sicrhau yr ymgynghorir arwyddocaol â defnyddwyr gwasanaethau, y cyhoedd a staff;

·         Y dryswch a grëir ymhlith y cyhoedd pan fydd gan is-adrannau gwahanol yn yr awdurdod gyfrifoldeb am feysydd gwasanaeth tebyg;

·         Datblygu sgiliau staff fel rhan o'r broses Adolygu Comisiynu;

·         Effaith y toriadau arfaethedig sy'n rhan o gyllideb 2018-19 a'r effaith bosib ar yr Is-adran Archwilio Mewnol.

Penderfynwyd: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Bod y cadeirydd, ar ran y Pwyllgor Archwilio, yn ysgrifennu at y Prif Weithredwr yn amlygu pryder ynghylch effaith bosib y toriadau arfaethedig ar yr Is-adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 Adolygiad o Adroddiad Refeniw wrth Gefn 2016-17 a ddarparwyd 'er gwybodaeth.' Roedd yr adroddiad eisoes wedi'i gyflwyno i'r cyngor ym mis Hydref 2017 ac roedd yn amlinellu'r adolygiad tymor canolig o sefyllfa'r Refeniw wrth Gefn.

Trafodwyd y canlynol gan y pwyllgor: -

·         Darpariaeth yswiriant, yn enwedig mewn perthynas â'r potensial am hawliadau mawr yn erbyn yr awdurdod;

·         Cymharu cronfeydd wrth gefn ag awdurdodau lleol eraill yng Nghymru;

·         Pwysigrwydd amddiffyn cronfeydd wrth gefn yn yr hinsawdd ariannol bresennol;

·         Y sefyllfa anodd sy'n wynebu'r awdurdod yn sgîl y cyllid a dderbyniwyd gan Lywodraeth Cymru, chwyddiant ar y lefel uchaf am 5 mlynedd a'r cynnig tâl o 2% i staff arfaethedig.

Cyflwynodd y Swyddog Adran 151 adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn darparu manylion am weithgareddau Rheoli Trysorfa'r cyngor yn ystod 2016-17 ac yn cymharu perfformiad gwirioneddol yn erbyn y strategaeth a bennwyd ar ddechrau'r flwyddyn. Roedd yr adroddiad eisoes wedi'i gyflwyno i'r cyngor ym mis Medi 2017 ac amlygwyd bod y cyngor wedi gweithredu o fewn yr holl gyfyngiadau a bennwyd gan y drysorfa a ddarparwyd yn Atodiad 1.

Trafododd y pwyllgor ailstrwythuro dyled, defnydd o gronfeydd wrth gefn, costau cyllid cyfalaf ac effaith y Fargen Ddinesig.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn darparu'r archwiliadau terfynol ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod rhwng 1 Gorffennaf 2017 a 30 Medi 2017.

Amlinellwyd, oherwydd ymddeoliad y Prif Archwiliwr ar ddiwedd mis Mawrth, fod cynlluniau ar waith i alluogi ailstrwythuro'r Is-adran Archwilio o fis Ebrill 2017. Cynhaliwyd cyfweliadau cystadleuol a oedd wedi arwain at benodi un o'r Uwch-archwilwyr yn Brif Archwiliwr. Roedd hyn wedi arwain at golli un swydd sy'n cyfateb i swydd amser llawn o 2017/18 ymlaen.

Roedd yr Is-adran Archwilio Mewnol wedi parhau i gael lefelau uchel o absenoldeb oherwydd salwch yn ail chwarter 2017/18, gyda chyfanswm o 63 o ddyddiau o absenoldeb.  Roedd absenoldeb salwch cronnol hyd yn hyn yn 109 o ddiwrnodau, o'i gymharu â’r gyllideb flynyddol arfaethedig, sef 80 o ddiwrnodau. Fel a nodwyd yn flaenorol, mae'r rhan fwyaf o salwch yr ail chwarter o ganlyniad i absenoldeb dau aelod o staff sydd wedi bod yn absennol am gyfnodau hir o amser.

Terfynwyd cyfanswm o 21 o archwiliadau yn ystod Chwarter 2. Rhestrwyd yr archwiliadau a derfynwyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn cynnwys lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.

Gwnaed cyfanswm o 249 o argymhellion archwilio a chytunodd y Tîm Rheoli i roi 248 o argymhellion ar waith, hynny yw 99% yn erbyn targed o 95%. Ystyriwyd yr unig argymhelliad nas cytunwyd arno, am resymau gweithredol ymarferol, yn risg isel a chytunwyd hynny â'r Swyddog A151.

Darparwyd hefyd fanylion am ddosbarthiadau, gan gynnwys dau sgôr cymedrol a grantiau a archwiliwyd.

Darparodd Atodiad 2 bob archwiliad a oedd wedi'i gynnwys yn y Cynllun Archwilio a gymeradwywyd gan y Pwyllgor ym mis Mawrth, gan nodi sefyllfa pob archwiliad ar 30 Medi 2017. Roedd oddeutu 50% o'r Cynllun Archwilio naill ai wedi’i gwblhau neu ar y gweill, a dyna'r disgwyl ar ddiwedd ail chwarter y flwyddyn.

Manylion o waith ychwanegol a wnaed gan Archwilio Mewnol a gwaith dilynol a wnaed rhwng 1 Gorffennaf 2017 a 30 Medi 2017.

Amlygodd y pwyllgor fod y rhesymau a ddarparwyd yn peri pryder mewn perthynas â sgorau archwilio cymedrol.

Penderfynwyd: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Gofyn i'r Penaethiaid Gwasanaethau priodol ddod i'r cyfarfod nesaf a drefnir er mwyn diweddaru'r pwyllgor ynghylch y cynnydd mewn perthynas â'u sgorau archwilio cymedrol.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb o'r argymhellion a wnaed yn dilyn archwiliadau sylfaenol 2016/17, gan nodi a oedd yr argymhellion wedi'u rhoi ar waith neu beidio.

Roedd Atodiad 1 yn rhoi manylion ar gyfer pob archwiliad sylfaenol, nifer yr argymhellion a wnaed yn dilyn archwiliadau 2016/17 a ph'un a oeddent wedi'u rhoi ar waith, wedi eu rhoi ar waith yn rhannol, heb eu rhoi ar waith neu nid yw'n ofynnol eto.  Darparwyd crynodeb o sefyllfa ddiweddaraf y 40 argymhelliad ac roedd y canran o argymhellion a oedd wedi eu rhoi ar waith erbyn 30 Tachwedd 2017 yn 86%.

Darparwyd dadansoddiad o’r 5 argymhelliad, a oedd wedi eu rhoi ar waith yn rhannol neu heb eu rhoi ar waith oherwydd y dosbarthiad argymhellion archwilio a ddefnyddir gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, yn Atodiad 2.  Roedd yr atodiad yn dangos nad oedd 1 argymhelliad wedi'i roi ar waith ac wedi'i ystyried yn risg isel ac roedd y ddau arall yn cael eu hystyried yn arfer da. Roedd y ddau argymhelliad a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol yn cael eu hystyried yn naill ai risg isel neu'n arfer da.  Darparwyd yr argymhellion hynny a oedd wedi'u rhoi ar waith yn rhannol neu heb eu rhoi ar waith yn Atodiad 3.

Daethpwyd i'r casgliad fod nifer yr argymhellion a oedd yn deillio o'r archwiliadau sylfaenol yn parhau i leihau o flwyddyn i flwyddyn. Cafwyd 40 argymhelliad a wnaed yn dilyn archwiliadau sylfaenol 2016/17, sef 6 yn llai o'r flwyddyn flaenorol.  Ychwanegwyd bod canlyniadau'r ymarfer Olrhain Argymhellion hyd at ddiwedd mis Tachwedd 2017 yn gadarnhaol, gyda 32 (86%) o'r argymhellion yr oedd angen eu gweithredu eisoes wedi'u rhoi ar waith. Roedd angen gwaith ar nifer bach o argymhellion o hyd er mwyn eu rhoi ar waith neu bwriedir eu gweithredu cyn diwedd y flwyddyn ariannol.  Byddai cynnydd ar weithredu'r argymhellion hyn yn cael ei adolygu yn ystod archwiliadau sylfaenol 2017/18.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Holodd cynghorwyr ynghylch eu cynnydd mewn perthynas â chael mynediad i'r gofrestr risgiau. Esboniodd y Prif Archwiliwr y byddai diweddariad yn cael ei roi yn y cyfarfod nesaf a drefnir.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.