Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

Ychwanegu Geraint Norman a David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, at y rhestr o bobl a ddaeth.

Darparodd y Cynghorydd M H Jones, Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu, adroddiad am waith craffu ar gyfer blwyddyn ddinesig 2016-17 ac amlygodd weithgareddau craffu a gynllunnir ar gyfer 2017/18.  Darparwyd yr adroddiad er mwyn rhannu gwybodaeth a fydd yn helpu i ddatblygu'r berthynas rhwng Craffu a'r Pwyllgor Archwilio. 

Canmolodd waith Dave McKenna, y Rheolwr Craffu, a adawodd yr awdurdod ym mis Gorffennaf 2017, a gwaith y tîm craffu.

Tynnodd sylw at waith Craffu drwy gydol y flwyddyn, gan gyfeirio at y canlynol: -

·         Y gwaith a wneir gan y tîm Craffu;

·         Dangos sut mae Craffu wedi gwneud gwahaniaeth;

·         Cefnogi gwelliant parhaus ar gyfer swyddogaeth Craffu;

·         Dealltwriaeth staff o Graffu;

·         Craffu Cyn Penderfynu a wnaed, yn enwedig mewn perthynas ag adolygu comisiynu ac ymgysylltu â'r cyhoedd;

·         Yr angen am gyfathrebu ac ymgysylltu'n well.

Gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau i Gadeirydd Craffu, a ymatebodd yn briodol.  Trafodwyd y materion canlynol: -

·         Argymhellion Craffu a dderbyniwyd yn llawn neu'n rhannol;

·         Y cwymp yn nifer y staff a gytunodd fod trefniadau Craffu'n gweithio'n dda;

·         Cynnwys Swyddfa Archwilio Cymru wrth fonitro adroddiadau Craffu;

·         Colli staff profiadol a diffyg adnoddau ar gyfer Craffu.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Cadeirydd Craffu am ddarparu'r adroddiad.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Rhoddodd y Rheolwr Twyll Corfforaethol gyflwyniad manwl ac addysgiadol am wrth-dwyll. Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys: -

·         Cyfrifoldeb corfforaethol - dyletswydd statudol;

·         Cyfrifoldeb corfforaethol - dyletswydd gyfansoddiadol;

·         Rheolau Gweithdrefnau Ariannol (RhGA)

Ø  RhGA 1 - Rôl a chwmpas RhGAu;

Ø  RhGA 2 - Camau gweithredu rhesymol, hyfforddiant ac ymwybyddiaeth, cydymffurfio;

Ø  RhGA 3 - Cyfrifoldebau rheoli ariannol;

Ø  RhGA 12 - Archwilio mewnol;

·         Tîm Twyll Corfforaethol - cefndir, Strategaeth Mynd i'r Afael â Thwyll, cylch gwaith, amcanion, manylion cyswllt.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau mewn perthynas â'r cyflwyniad hyfforddi, yr oedd y swyddog wedi ymateb iddynt.

Penderfynwyd nodi cynnwys y cyflwyniad hyfforddi.

Darparodd Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno adroddiad a roddodd drosolwg o statws ymateb Cyngor Abertawe i gynigion gwella a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru i ddarparu sicrwydd i'r pwyllgor am gynnydd. Darparodd Atodiad A gynigion ar gyfer gwella Swyddfa Archwilio Cymru: Adroddiad am y statws diweddaraf.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau am y canlynol: -

·         Gwella cynllunio busnes gwasanaethau;

·         Sicrhau bod yr amserlenni ar gyfer cyflwyno arbedion penodol yn realistig a gweithredu i hyrwyddo cyflwyniad;

·         Sicrhau bod cyfrifoldeb dros gyflwyno arbedion arfaethedig yn cael ei glustnodi i wasanaethau rheolwyr penodol;

·         Sicrhau bod cofnodion penderfyniadau dirprwyedig a wnaed gan y swyddogion yn cael eu cofnodi'n gywir.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Darparodd Rheolwr Perfformiad a Chyflwyno adroddiad a gyflwynodd drosolwg o statws risgiau corfforaethol i ddarparu sicrwydd i'r pwyllgor am effeithiolrwydd y polisi a'r fframwaith rheoli risgiau a sut maent yn cael ei defnyddio yn y cyngor.  Darparodd yr adroddiad giplun o Gofrestr Risgiau Corfforaethol y cyngor a dynnwyd ar 22/05/17 gyda chiplun arall a dynnwyd ar 03/10/17.

Ychwanegwyd bod adolygiad o risg a chofrestri risg y cyngor ar waith gan ddilyn cymeradwyo polisi a fframwaith risg newydd gan y Cabinet a chyhoeddiad Cynllun Corfforaethol 2017/22. O ganlyniad, byddai adroddiadau dilynol yn disgrifio statws risg ehangach a chyffredinol yn y cyngor. Byddai'r adroddiad nesaf yn cynnwys Chwarter 3 2017/18 a byddai'n ymddangos ym mhob chwarter ar ôl hynny.

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

·         Risgiau ariannol gan gynnwys diogelu, Abertawe Gynaliadwy a rheolaeth ariannol;

·         Rheoli a monitro cyllid;

·         Materion y tu hwnt i reolaeth yr awdurdod a bod yn ymwybodol o risgiau;

·         Asesu effaith yn erbyn risg;

·         Enw da'r awdurdod a risg ariannol;

·         Yr oedi wrth adolygu a mynediad aelodau i'r gofrestr risgiau.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad diweddaraf Swyddfa Archwilio Cymru - mis Tachwedd 2017. 

Roedd y manylion a ddarparwyd yn cynnwys gwaith Archwilio Ariannol a Gwaith Archwilio'r Gronfa Pensiwn 2016-17 - Dinas a Sir Abertawe a gwaith Archwilio Perfformiad.

Roedd y pwyllgor wedi crybwyll y ffïoedd a dalwyd gan y Gronfa Bensiwn a gwneud sylwadau am flwyddyn gyntaf Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a ddarparodd y diweddaraf gan ddilyn Adolygiad Perfformiad y Pwyllgor Archwilio 2016/17.  Darparwyd crynodeb yn Atodiad 1 o'r canfyddiadau allweddol a ddaeth o'r adolygiad perfformiad.

Roedd y cynnydd hyd at heddiw yn cynnwys: ychwanegu diweddariadau cyfnodol am reoli risgiau gan Reolwr Perfformiad Busnes at Gynllun Gwaith y pwyllgor; thoi hyfforddiant rheoli risgiau a throsolwg o'r Polisi a'r Fframwaith Rheoli Risgiau diweddaraf i'r pwyllgor; diweddariadau cyfnodol gan Reolwr Perfformiad Busnes am waith rheoleiddiwyr eraill ac olrhain argymhellion.

Er mwyn nodi arfer da, gofynnwyd i'r pwyllgor ystyried awgrymiadau gwahanol.  Trafodwyd y materion canlynol: -

·         Aelodau yn arwain ar feysydd penodol, e.e. addysg, perfformiad a risg;

·         Y posibilrwydd o aelodau yn mynd i gyfarfodydd Pwyllgorau Archwilio cyrff eraill;

·         Derbyn adborth gan gyrff eraill am berfformiad y pwyllgor.

Penderfynwyd: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Cynnwys yr eitem ar agenda'r pwyllgor ym mis Rhagfyr. 

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Cododd y pwyllgor ymholiadau mewn perthynas â chefnogi caffael mewn ysgolion, caffael ysgolion mewn awdurdodau lleol eraill yng Nghymru a mabwysiadu ymagwedd fwy rhanbarthol at y broblem.

Nododd y Prif Archwiliwr y byddai'r Adolygiad Cymheiriaid yn dechrau ym mis Rhagfyr 2017 pan fydd Cyngor Caerdydd yn archwilio'r awdurdod.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.