Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd T J Hennegan – Cofnodion Rhif 36 – Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion 2016/17 a 37 – Ymateb y Prif Swyddog Addysg i'r Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr yn Ysgol Gymunedol Clwyd – personol.

Y Cynghorydd P R Hood-Williams – Cofnodion Rhif 36 – Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion 2016/17 a 37 – Ymateb y Prif Swyddog Addysg i'r Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr AALl yn Ysgolion Cynradd Crwys a Chilâ – personol.

Y Cynghorydd M B Lewis – Cofnod Rhif 35 – Adroddiad SRA 260 Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17 – Cronfa Bensiwn – Aelod o Gronfa Bensiwn a Phwyllgor Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe – personol.

Y Cynghorydd W G Thomas – Cofnod Rhif 35 – Adroddiad SRA 260 Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17 – Cronfa Bensiwn – Aelod o Gronfa Bensiwn a Phwyllgor Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe – personol.

Y Cynghorydd T M White – Cofnodion rhif 35 – Adroddiad SRA 260 Swyddfa Archwilio Cymru 2016/17 – Cronfa Bensiwn – Cymwynaswr Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe ac Aelod y Bwrdd Pensiwn Lleol, 36 –  Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion 2016/17 –  Ymateb y Prif Swyddog Addysg i'r Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion –  Llywodraethwr Ysgol – personol. 

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

Penderfynwyd cymeradwyo cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio fel cofnod cywir, yn amodol ar y diwygiadau canlynol: -

Ychwanegu'r Cynghorydd P Jones at y rhestr o ymddiheuriadau.

Cofnod Rhif 28 – Ail baragraff – Mae angen diwygio'r frawddeg fel ei bod yn dweud – 'Nodwyd y byddai Llythyrau Sylwadau'n cael eu hadrodd i'r Pwyllgor Archwilio yn gynharach yn y dyfodol.'

Rhoddodd Geraint Norman a David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, gyflwyniad hyfforddi manwl ac addysgiadol am rôl Swyddfa Archwilio Cymru a'r Pwyllgor Archwilio.

Roedd y manylion a ddarparwyd yn y cyflwyniad yn cynnwys: -

·         Cyflwyniad – Pwy ydym ni?

·         Swyddfa Archwilio Cymru – gwaith Swyddfa Archwilio Cymru a'i rôl

·         Yr archwiliad ariannol

·         Allbynnau Swyddfa Archwilio Cymru

·         Ein perthynas â'r Archwiliad Mewnol

·         Archwiliad o Berfformiad (Mesur Llywodraeth Leol)

·         Archwiliad Allanol a'r Pwyllgor Archwilio

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru am ddarparu'r hyfforddiant a nododd mai'r her oedd adeiladu ar yr hyn a gyflawnwyd yn ystod y blynyddoedd diwethaf.

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, Adroddiad SRA 260 2016/17 – Dinas a Sir Abertawe.   Nododd yr adroddiad faterion i'w hystyried, gan gynnwys materion yn codi o archwiliad cyfriflenni ariannol y cyngor ar gyfer 2016-17 yr oedd angen adrodd amdanynt dan SRA 260.

Ychwanegwyd bod yr archwilwyr wedi derbyn y datganiadau ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2017 ar 14 Mehefin 2017, cyn y dyddiad dod i ben (30 Mehefin 2017) a'u bod bellach wedi cwblhau eu gwaith archwilio. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru'n rhoi gwybod am y materion mwy sylweddol a gododd yn yr archwiliad, ac roeddent am eu hystyried cyn cymeradwyo'r datganiadau ariannol. Trafodwyd y materion hyn eisoes â'r Swyddog Adran 151.

Bwriad yr Archwilydd Cyffredinol oedd cyhoeddi adroddiad archwilio anghymwys ar ddatganiadau ariannol 2016-17.   Roedd y llythyr cynrychioli terfynol wedi'i gynnwys yn Atodiad 1, darparwyd yr adroddiad archwilio arfaethedig yn Atodiad 2, darparwyd y camddatganiadau wedi'u cywiro yn Atodiad 3 a nodwyd yr argymhellion allweddol a gododd o'r gwaith archwiliad ariannol yn Atodiad 4.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau ynghylch y canlynol ac ymatebodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru/Swyddog Adran 151 iddynt: -

·         Yr her o gyflwyno dyddiadau cau'r adroddiadau erbyn diwedd mis Mai yn 2021 a'r angen i gyflwyno mwy o amcangyfrifon/rhagdybiaethau yn y broses;

·         Mwy o risg a phwysau ar adnoddau oherwydd terfynau amser caeth a'r her o ran rheoli;

·         Y broses o ddilysu'r cyfrifon;

·         Rhoi cyfrif am gyfalaf, yn benodol prisiadau adeiladu a thir.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad a oedd yn nodi materion i'w hystyried a oedd yn codi o archwiliad cyfriflenni ariannol y Gronfa Bensiwn ar gyfer 2016/17 yr oedd angen adrodd amdanynt dan SRA 260.

Cyfanswm yr asedau gros a reolir gan y Gronfa Bensiwn yw £1.8 biliwn. Barnwyd bod lefelau meintiol camddatganiadau'r Gronfa Bensiwn gwerth £18.6 miliwn. Amlinellodd yr adroddiad y materion sy'n codi ar ôl archwilio cyfriflenni ariannol y Gronfa Bensiwn ar gyfer 2016-17. 

Derbyniwyd y cyfriflenni ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2017 ar 6 Mehefin 2017, cyn y dyddiad cau ar 30 Mehefin 2017.   Roedd Swyddfa Archwilio Cymru'n adrodd am y materion mwy sylweddol a gododd o'r archwiliad, ac roeddent o'r farn bod angen ystyried y rhain cyn cymeradwyo'r datganiadau ariannol.  Trafodwyd y materion hyn eisoes â Swyddog Adran 151.

Bwriad yr Archwilydd Cyffredinol oedd cyflwyno adroddiad archwiliad anghymwys am y cyfriflenni ariannol wedi i'r awdurdod ddarparu llythyr cynrychioliadau sy'n seiliedig ar yr hyn a nodwyd yn Atodiad 1.

Nodwyd yr adroddiad archwilio arfaethedig yn Atodiad 2. Roedd y Gronfa Bensiwn wedi'i chynnwys ym mhrif gyfriflenni ariannol y cyngor ac felly'r ymateb a gyflwynwyd oedd yr un a gynigiwyd ar gyfer cynnwys prif gyfriflenni ariannol y cyngor yn y Gronfa Bensiwn.

Amlinellwyd na nodwyd unrhyw gamddatganiadau yn y cyfriflenni ariannol a oedd yn dal i fod yn ddiffygiol. Roedd nifer o gamddatganiadau a oedd wedi'u cywiro gan reolwyr ond roedd yr archwilwyr o'r farn y dylid tynnu ein sylw atynt oherwydd eu perthnasedd i gyfrifoldebau'r awdurdod lleol dros y broses adrodd ariannol.  Nodwyd y rhain gyda'r esboniadau yn Atodiad 3.  Ni chafodd y diwygiadau hyn unrhyw effaith ar Gyfrif y Gronfa ond cynyddodd gwerth y buddsoddiadau yng Nghyfriflen yr Asedau Net £2.3 miliwn. Roedd hefyd nifer o ddiwygiadau cyflwyniadol eraill a wnaed i'r cyfriflenni ariannol drafft a gododd o'r archwiliad. Adroddwyd hefyd am faterion sylweddol eraill a gododd o'r archwiliad.

Amlinellwyd yr argymhellion allweddol a gododd o'r archwiliad ariannol yn Atodiad 4.  Roedd y rheolwyr wedi ymateb iddynt a byddai cynnydd yn cael ei wirio yn ystod archwiliad y flwyddyn nesaf. Lle'r oedd unrhyw gamau gweithredu heb eu cyflawni, byddai'r archwilwyr yn parhau i fonitro cynnydd a'i gynnwys yn adroddiad y flwyddyn nesaf.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau mewn perthynas â'r canlynol, ac ymatebodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru/Swyddog Adran 151 iddynt: -

·         Amcangyfrifon o ecwiti preifat;

·         Gwybodaeth a dderbyniwyd gan gyrff a ganiateir mewn modd cywir ac amserol;

·         Cynnydd mewn aelodaeth y Gronfa Bensiwn.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Darparodd y Prif Archwiliwr a oedd yn cyflwyno'r adroddiad grynodeb o'r archwiliadau ar ysgolion a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2016/17 a nododd rai materion cyffredinol a gododd yn ystod yr archwiliadau.

Amlinellwyd y cynhelir archwiliad ym mhob ysgol gynradd, uwchradd ac arbennig yn Abertawe bob 3 blynedd. Roedd rhaglen archwilio safonol ar gael ar gyfer pob sector ysgol.

Am nifer o flynyddoedd paratowyd adroddiad a oedd yn trafod yr archwiliadau a wnaed ar ysgolion bob blwyddyn gan y Prif Swyddog Addysg a'r Pwyllgor Archwilio. Roedd yr adroddiad hefyd yn nodi'r materion cyffredinol a ganfuwyd yn ystod yr archwiliadau.

Atodwyd yr Adroddiad Blynyddol ar Archwiliadau Ysgolion 2016/17 yn Atodiad 1.

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr, y Prif Swyddog Addysg a Phennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth, ac ymatebwyd iddynt yn briodol. Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

·         Gweithdrefnau archwiliad yn sgil darparu argymhellion i benaethiaid a sicrhau bod cadeirydd y llywodraethwyr, cyrff llywodraethu a'r Prif Swyddog Addysg yn derbyn yr adroddiad terfynol;

·         Sicrhau bod y broses sydd ar waith yn ddigon cadarn i fynd i'r afael ag unrhyw faterion sydd heb eu datrys a chwblhau'r materion hyn.

·         Cyflwyno cofnodion y Corff Llywodraethu i'r Uned Cefnogi Ysgolion mewn modd amserol;

·         Pwysigrwydd nodi bod y rhan fwyaf o ysgolion yn darparu gwasanaeth da a bod barn archwilio cymedrol yn brin iawn;

·         Ymweliadau dilynol i ysgolion sy'n derbyn dyfarniadau cymedrol;

·         Trosolwg manylach mewn perthynas ag arian answyddogol gan gynnwys rhoddion gan rieni i ysgolion;

·         Annog y cynnydd a wnaed mewn perthynas â holiaduron hunanasesu ysgolion, cyflwyno ymagwedd archwilio newydd i ysgolion cynradd ac arbennig yn llwyddiannus, a'r adborth cadarnhaol a gafwyd gan ysgolion ynglŷn â'r ymagwedd newydd;

·         Sicrhau bod yr ymagwedd newydd yr un mor effeithiol â'r ymagwedd ddiwethaf, a dangos tystiolaeth o hyn yn yr adroddiad y flwyddyn nesaf;

·         Craffu ar ysgolion trwy ymweliadau gan yr Ymgynghorwyr Herio;

·         Cyflwyno dyddiadau cau ar ffurflenni i sicrhau eu bod yn cydymffurfio ac yn dychwelyd eu holiaduron yn brydlon;

·         Taliadau ysgol mewn perthynas â Chytundeb Lefel Gwasanaeth y Gwasanaeth Caffael (CLG) a nifer yr ysgolion sydd wedi tynnu'n ôl o'r CLG;

·         Materion caffael, gan amlinellu'n benodol y risgiau a'r gweithdrefnau i'w dilyn;

·         Darparu hyfforddiant caffael ychwanegol i benaethiaid/staff gweinyddol a'r cynnig i wneud yr hyfforddiant yn orfodol;

·         Defnydd effeithiol o Swyddog Caffael Ysgolion dynodedig yr awdurdod.

·         Y gwahaniaeth rhwng ysgolion a chyllideb/gweithdrefnau arferol y cyngor mewn perthynas â mynediad i'r rhestr gymeradwy o gyflenwyr a chael mynediad i gontractwyr y cyngor ar gyfer gwasanaethau e.e. gwasanaethau glanhau ffenestri;

·         Yr angen i oresgyn problemau caffael mewn ysgolion ac osgoi materion rhag gwaethygu;

·         Symiau sylweddol o arian yng nghyfrifon banc nifer bach o ysgolion;

·         Sicrhau bod yr holl blant cymwys yn hawlio prydau ysgol am ddim a chyflwyno'r system hawlio newydd trwy fudd-daliadau;

·         Rhoi system talu ar-lein ar waith er mwyn gallu talu am brydau ysgol ar-lein o fis Medi 2017 (sQuid) a dylai hyn leihau'r anghysondebau bach a gafwyd yn yr archwiliad yn sylweddol.

Nododd y Prif Swyddog Addysg y byddai'n cyflwyno'r adroddiad i'r Fforwm Cyllideb Ysgolion i'w drafod.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.