Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

 

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

 

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 28 – Llythyrau Sylwadau 2016/17 – Buddiolwr y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol ac Aelod o'r Bwrdd Pensiwn – personol.

 

Y Cynghorydd P R Hood-Williams – Cofnod Rhif  25 – Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2016/17 – Llywodraethwr Ysgol Gynradd y Crwys – personol.

 

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 20 Mehefin 2017 ac 11 Gorffennaf 2017 yn gofnodion cywir.

 

Briff y wybodaeth ddiweddaraf gan Tracey Meredith (swyddog monitro)

Rhoddodd Debbie Smith, Dirprwy Bennaeth Dros Dro’r Gwasanaethau Cyfreithiol, Democrataidd a Deallusrwydd Busnes hyfforddiant trosolwg ar lywodraethu i'r Pwyllgor Archwilio.

Dyma'r manylion a gynhwyswyd yn y cyflwyniad: -

·       Egwyddorion Bywyd Cyhoeddus

·       Cynnal Safonau Moesegol – Aelodau

·       Cynnal Safonau Moesegol – Swyddogion

·       Addysg/Hyfforddiant

·       Datgelu camarfer

·       Sut mae'r cyngor yn ymateb?

 

Trafododd y pwyllgor y materion a godwyd yn y cyflwyniad ar yr hyfforddiant.

 

PENDERFYNWYD nodi cynnwys y cyflwyniad ar yr hyfforddiant.

 

Rhoddodd Simon Cockings, y Prif Archwiliwr, hyfforddiant archwilio mewnol i'r Pwyllgor Archwilio. Nod yr hyfforddiant oedd rhoi trosolwg o egwyddorion allweddol Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a'r Trefniadau yn Abertawe.

 

Roedd yr hyfforddiant yn cynnwys y canlynol: -

·       Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)

 - Diben PSIAS

 - Beth yw cynnwys PSIAS?

·       Cydymffurfio â PSIAS

-        Nodyn Cais Llywodraeth Leol

-        Adolygiad Allweddol o Gydymffurfio

·       Archwilio Mewnol yn Abertawe

-        Y Tîm

-        Y Gwaith

·       Adolygiadau Archwilio Mewnol

·       Cysylltiadau ac Adnoddau

 

Trafododd y pwyllgor y materion a godwyd yn ystod yr hyfforddiant.

 

PENDERFYNWYD y dylid nodi cynnwys yr hyfforddiant.

 

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn adolygu gwaith yr Is-Adran Archwilio Mewnol yn ystod 2016/17 ac yn cynnwys barn ofynnol y Prif Archwiliwr am yr amgylchedd rheoli mewnol ar gyfer 2016/17, wedi'i seilio ar y profion archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn.

 

Darparwyd crynodeb o'r amser a dreuliwyd yn 2016/17 ar y categorïau gwahanol o waith archwilio mewnol yn Atodiad 1 yr adroddiad. Cyflawnwyd 170 yn llai o ddiwrnodau archwilio cynhyrchiol go iawn yn erbyn nifer arfaethedig y diwrnodau cynhyrchiol.

 

Y prif reswm am y diwrnodau cynhyrchiol a gollwyd oedd lefel gynyddol o salwch (+156 o ddiwrnodau) a swydd wag a oedd wedi parhau i fod yn wag yn hwy nag a fwriadwyd yn wreiddiol (+25 o ddiwrnodau). Roedd cyfanswm y diwrnodau cynhyrchiol a gollwyd wedi'i leihau drwy ddefnyddio'r gronfa wrth gefn (80 o ddiwrnodau) a llai o hyfforddiant staff (24 o ddiwrnodau).

 

Yn wreiddiol, roedd Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2016/17 yn cynnwys 167 o dasgau archwilio. Roedd 83 (50%) ohonynt wedi'u cwblhau hyd at o leiaf y cam adrodd drafft yn ystod y flwyddyn ac roedd 38 o archwiliadau mewnol ar waith ar 31/03/17. Gan ystyried yr archwiliadau hynny a oedd ar waith ar ddiwedd y flwyddyn, roedd 72% o'r tasgau archwilio yng nghynllun blynyddol 2016/17 wedi'u cwblhau neu roeddent ar waith ar 31/03/17.

 

Dangoswyd rhestr gyflawn o bob archwiliad a orffennwyd yn ystod 2016/17, ynghyd â lefel y sicrwydd a nifer yr argymhellion a wnaed ac a dderbyniwyd, yn Atodiad 2 yr adroddiad. 

 

Cynyddodd yr amser a dreuliwyd ar ymchwiliadau arbennig o 40 o ddiwrnodau yn 2015/16 i 85 o ddiwrnodau yn 2016/17. Rhoddwyd crynodeb o'r prif ymchwiliadau ynghyd â'r meysydd gwaith eraill a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn 2016/17.

 

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr wybodaeth am y Rhaglen Sicrhau a Gwella Ansawdd ynghyd â'r Datganiad o Annibyniaeth Sefydliadol. Ceisiwyd cymeradwyaeth y pwyllgor i gynnal yr asesiad allanol yn Abertawe yn ystod 3^ydd chwarter 2017/18 a'r dull a ffafriwyd oedd adolygiad hunanasesu a fydd yn destun dilysu allanol, gan ddefnyddio'r grŵp adolygu cymheiriaid a sefydlwyd gan Grŵp Prif Archwilwyr Cymru. Yn Atodiad 4 yr adroddiad, nodwyd manylion y crynodeb o'r adolygiad o gydymffurfio â PSIAS a gynhaliwyd gan y Prif Archwiliwr yn ystod mis Mehefin/Gorffennaf 2017. Roedd yr hunanasesiad yn nodi bod yr Isadran Archwilio yn cydymffurfio â 94% o'r safonau, a bod 315 o'r 334 o arferion gorau sydd yn y safonau ar waith. Nodwyd manylion adroddiad y Rhaglen Sicrhau a Gwella Ansawdd a'r cynllun gweithredu ar gyfer 2017/18 hefyd yn Atodiad 5 yr adroddiad.

 

Hefyd, nodwyd manylion camau dilynol, dangosyddion perfformiad a barn am reoli mewnol. Roedd hyn yn cynnwys barn y Prif Archwiliwr, a ddatganodd,

 

'Yn gyffredinol, yn seiliedig ar y profion archwilio a gwblhawyd yn 2016/17, rwy'n credu y gall yr Is-adran Archwilio Mewnol ddarparu sicrwydd rhesymol fod y systemau rheoli risgiau, rheoli mewnol a llywodraethu a sefydlwyd gan y cyngor yn gweithredu'n effeithiol, ac ni nodwyd unrhyw wendidau sylweddol yn 2016/17 a fyddai'n cael effaith ystyrlon ar faterion ariannol y cyngor neu'r broses o gyflawni ei amcanion.'

 

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r Prif Archwiliwr a ymatebodd yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

 

·       Yr her o reoli'r cynllun gwaith ynghyd â'r materion sy'n codi (h.y. salwch) a'r adnoddau cyfyngedig

·       Y polisi o ran salwch oherwydd straen

·       Er bod nifer y diwrnodau cynhyrchiol wedi lleihau, roedd 72% o'r tasgau archwilio a amlinellwyd yng nghynllun blynyddol 2016/17 wedi'u cwblhau

·       Sicrhau bod y cynllun blynyddol yn realistig o ystyried yr adnoddau sydd ar gael

·       Yn ystod y flwyddyn, derbyniodd y cleientiaid 98% o'r argymhellion a wnaed gan yr Is-adran Archwilio

·       Ni dderbyniwyd y broses ar gyfer ymdrin ag argymhellion

·       Roedd rhai o'r dangosyddion perfformiad yn gadarnhaol iawn

·       Yr amser a gymerwyd i gael ymatebion gan gleientiaid

·       Cyhoeddi archwiliadau lle mae adrannau'n perfformio'n dda er mwyn tynnu sylw at y gwaith da a wneir gan y tîm archwilio a'r adran ei hun

·       Hyfforddiant i staff archwilio

 

PENDERFYNWYD: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad;  a

2)    Chymeradwyo'r ymagwedd a ffefrir at asesu allanol fel a nodir ym Mharagraff 5 yr adroddiad.

The Corporate Fraud Manager presented a summary of the work completed by the Corporate Fraud Team in 2016/17.

 

The Corporate Fraud Manager noted some amendments to the report and apologised for that requirement. The Committee was provided with a Table of Amendments to the report.

 

The Chair provided a background to the Corporate Fraud Team.

 

The Corporate Fraud Manager highlighted some Headline Figures and Headline Activities undertaken by the Team.

 

The total value of savings achieved exceeded £368,500, as outlined in the Table of Amendments, which showed excellent progress by the Team in its second year of operation. Appendix 1 to the report, as amended, detailed the total savings further showing the amount of Actual Savings and Theoretical Savings and the split between cases investigated as part of the Joint Working pilot with the DWP and cases investigated solely by the Corporate Fraud Team.

 

The number of cases investigated to date by the Team which at the end of March 2017 stood at 278.

 

During 2016/17 there had been the number of employee cases referred to the Team for investigation. The Table of Amendments provided that savings of just over £108,000 were achieved from 26 employee cases in respect of 50 employees which was a good indication that the work of the Team was valued across the Council.  Headline figures, as amended, for employee cases for 2016/17 were provided.

 

Headline Activities included the following: -

·         Fraud Awareness

·         Revised Corporate Induction Training

·         Updated relevant Corporate Policies

·         Guide to preparing witness-type statements

·         Reviewed Direct Payment Forms

·         Delivered Tenancy Fraud Key Amnesty

·         External Audit undertaken on the use of DVLA data

·         Commenced Participation in the National Fraud Initiative 2016

·         Continued Participation in LA/DWP Joint Working Pilot

·         Continued to evaluate, consider and investigate a diverse range of referrals in respect of abuse, misuse and fraud

 

The following ‘significant’ investigations / cases, as amended, concluded in 2016/17 were highlighted: -

·         Personnel - Community Waste Recycling Site

·         Personnel – Unauthorised Absences

·         Personnel – Employee working whilst on sick leave

·         Fake Goods

 

The Committee asked a number of questions of the Corporate Fraud Manager, who responded accordingly.  Discussions centred around the following: -

·           Joint Working Pilot with DWP

·           Vast areas of work covered by Corporate Fraud Team

·           Raising awareness of the Corporate Fraud Team

·           Financial recompense for joint working cases

·           National Fraud Initiative data matching exercise ongoing at present

·           Greater clarity, explanation and emphasis on the difference between actual and theoretical savings in future reporting.

·           Ways of displaying outcomes achieved by the Corporate Fraud Team which aren’t quantifiable. 

 

RESOLVED that the contents of the report alongside the Table of Amendments be noted.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2017 i 30 Mehefin 2017.

 

Ar ôl ymddeoliad y cyn-brif archwiliwr ar ddiwedd mis Mawrth a'r gwaith dilynol i ailstrwythuro'r Is-adran Archwilio, amlinellwyd y byddai un swydd cyfwerth ag amser llawn yn cael ei cholli o 2017/18. Roedd yr Is-adran Archwilio Mewnol wedi parhau i gael lefelau uchel o salwch yn chwarter 1^af 2017/18 hefyd, gyda chyfanswm o 46 o ddiwrnodau yn erbyn cyllideb flynyddol o 80 o ddiwrnodau.

 

Cwblhawyd cyfanswm o 20 o archwiliadau yn ystod y chwarter 1^af. Rhestrwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1 yr adroddiad, a ddangosodd lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Gwnaed cyfanswm o 195 o argymhellion drwy'r archwiliadau, a chytunodd y rheolwyr i roi 194 ohonynt ar waith, h.y. 99% yn erbyn targed o 95%. Roedd yr un argymhelliad na chytunwyd arno'n un risg isel.

 

Roedd Atodiad 2 yr adroddiad yn dangos pob archwiliad a fu'n rhan o'r cynllun a gymeradwywyd gan y pwyllgor ym mis Mawrth ac yn nodi sefyllfa pob archwiliad ar 30 Mehefin 2017. Roedd dadansoddiad o'r manylion yn Atodiad 2 yr adroddiad yn dangos bod oddeutu 31% o'r cynllun archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith erbyn diwedd mis Mehefin 2017, a oedd yn ddisgwyliedig ar ddiwedd chwarter cyntaf y flwyddyn.

 

Amlinellwyd manylion y gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol, yr holiadur hunanasesu a anfonwyd i ysgolion a'r camau dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ebrill 2017 a 30 Mehefin 2017.

 

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

 

Cyflwynwyd llythyrau sylwadau 2016/17 er gwybodaeth.

 

Nodwyd y byddai llythyrau sylwadau'n cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio yn gynt yn y dyfodol.

 

Darparwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

 

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.