Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd T J Hennegan – Cofnod Rhif 16 – Datganiad Drafft o Gyfrifon 2016/17, Cyfrif Refeniw Tai – rwy'n denant y cyngor – personol.

Rhoddodd Amanda Thomas, Prif Gyfrifydd/Dirprwy Swyddog Dros Dro Adran 151 hyfforddiant Rheoli Ariannol a Chyfrifeg i'r pwyllgor.  Roedd y manylion yn cynnwys rheoli ariannol; cyfriflenni ariannol; Côd Ymarfer CIPFA; statws y Côd a'r hyn y disgwylir ei weld yn y Datganiad o Gyfrifon; derbyn yr adroddiad archwilio allanol a mynegi barn ar yr archwiliad; materoliaeth; yr hyn i chwili amdano mewn barn archwilio, mathau eang o farn archwilio a materion eraill; adolygu argymhellion archwilio sy'n ymwneud â rheoli ariannol; yr hyn y mae'r Pwyllgor Archwilio'n edrych amdano; rôl y Prif Swyddog Ariannol a sut cyflawnir hyn, y Prif Swyddog Ariannol mewn sefydliad gwasanaethau cyhoeddus a sut maent yn cyflwyno'u cyfrifoldebau; y gyfraith.

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau yn ymwneud â'r hyfforddiant, ac ymatebwyd iddynt yn briodol.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddog am roi'r cyflwyniad hyfforddiant.

Cyflwynodd Amanda Thomas, Prif Gyfrifydd/Dirprwy Swyddog Dros Dro Adran 151 Ddatganiad Drafft o Gyfrifon 2016/17.

Amlinellwyd, yn ôl deddfwriaeth, fod yn rhaid i'r cyngor lunio Datganiad Blynyddol o Gyfrifon ym mhob blwyddyn ariannol fel a ganlyn:-

-        Erbyn 30 Mehefin ar ôl y flwyddyn y mae'r cyfrifon yn berthnasol iddi - Cyfrifon i'w llunio a'u llofnodi gan Swyddog Adran 151;

-        Erbyn 30 Medi ar ôl y flwyddyn y mae'r cyfrifon yn berthnasol iddi - mae angen i'r cyngor archwilio a chymeradwyo'r cyfrifon.

Paratowyd y Cyfrifon Drafft ar gyfer 2016/17 a'u llofnodi gan y Swyddog Adran 151 ar 12 Mehefin 2017. Darparwyd copi yn Atodiad A o'r adroddiad.

Cyflwynwyd y Cyfrifon yn ffurfiol i archwilwyr y cyngor, Swyddfa Archwilio Cymru, a ddechreuodd archwilio'r cyfrifon. Fel rhan o'r broses archwilio, byddai'r cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd am 4 wythnos o 17 Gorffennaf 2017 tan 11 Awst 2017.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau mewn perthynas â newidiadau ac asedau HRA; trefn y cyfrifon; dadansoddiad o wariant ac ariannu; Symudiad mewn Datganiad Cronfa Wrth Gefn; buddsoddiadau tymor byr; Gweddill y Gronfa Gyffredinol; arian wrth gefn a ddefnyddiwyd i ariannu colli swyddi, y lefel dderbyniol o arian wrth gefn.

PENDERFYNWYD: -

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Gofyn i Swyddog Adran 151 roi'r diweddaraf i'r pwyllgor ynghylch ariannu arian wrth gefn a rheolaeth ariannol dda yn gyffredinol.

Cyflwynodd Richard Rowlands,  Rheolwr yr Uned Cyflwyno Strategol adroddiad 'er gwybodaeth' ar Bolisi Rheoli Risgiau. 

Cyflwynodd yr adroddiad Bolisi Rheoli Risgiau diwygiedig y cyngor. Darparwyd y Polisi Rheoli Risgiau diwygiedig yn Atodiad A a chafodd ei gefnogi gan y Fframwaith Rheoli Risgiau yn Atodiad B. Cadarnhaodd fod yr awdurdod wedi dilyn diffniad CIPFA o risg.

Dywedodd y Cadeirydd fod y polisi a'r fframwaith wedi'u diweddaru'n deillio o adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru a oedd wedi argymell bod y cyngor yn herio risg ac yn meddu ar ymagwedd fwy rhagweithiol at risg.

Trafododd y pwyllgor rolau a chyfrifoldebau; cofrestrau risg wedi'u diweddaru; trosolwg o statws risg; rhoi hyder i'r Pwyllgor o ran rheoli risgiau; lledaenu cofrestrau a pholisïau risgiau drwy'r sefydliad; cynghorwyr yn cael mynediad i gofrestrau; perygl ymosodiadau seibr; defnyddio'r templed risgiau i wneud arbedion cyllidebol ar draws yr awdurdod; themâu trawsbynciol; adolygiadau comisiynu.

Cyflwynodd Simon Cockings, Prif Archwilydd, y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2016/17. Yn ôl gofyniad Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, roedd rhaid i'r cyngor ymgymryd ag adolygiad o'i drefniadau llywodraethu, o leiaf yn flynyddol. Nod yr adolygiad yw dangos sut mae'r cyngor wedi cydymffurfio â'i Gôd Llywodraethu Corfforaethol.

Ychwanegwyd y sefydlwyd Grŵp Datganiad Llywodraethu Blynyddol newydd yn 2016 â'r dasg o lunio Côd Llywodraethu Corfforaethol diwygiedig, yn ogystal â Datganiad Llywodraethu Blynyddol diwygiedig. Cwblhawyd a chyhoeddwyd adolygiad blynyddol o gydymffurfio â'r Côd Llywodraethu Corfforaethol bob blwyddyn, sydd bellach yn fformat y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Amlinellwyd 7 egwyddor craidd newydd y Fframwaith ar gyfer Cyflwyno Llywodraethu Da mewn Llywodraeth Leol gan CIPFA a SOLACE. Mae'r cyngor ar fin cymeradwyo'r Côd Llywodraethu Corfforaethol diwygiedig yn seiliedig ar y 7 egwyddor ar 24 Awst 2017.

Atodwyd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2016/17 yn Atodiad 1.  Caiff fersiwn derfynol o'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ei chyflwyno gerbron y Cabinet ym mis Medi i'w chymeradwyo, cyn cael ei llofnodi gan y Prif Weithredwr a'r Arweinydd a'i chyhoeddi gyda'r Datganiad o Gyfrifon diwygiedig ar gyfer 2016/17.

Trafododd y Pwyllgor yr wybodaeth yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth’.