Agenda a Chofnodion

PENDERFYNWYD ethol Mr A M Thomas yn gadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2017-2018.

(BU MR A M THOMAS YN LLYWYDDU)

Croesawodd y Cadeirydd yr holl gynghorwyr i'r Pwyllgor Archwilio gan ddweud ei fod yn disgwyl presenoldeb da mewn cyfarfodydd er mwyn i'r pwyllgor gyflawni ei dargedau.

PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd L James yn Is-gadeirydd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2017-2018.

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd L James – Cofnod rhif 9 – Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio  – Llywodraethwr yn Ysgol Llandeilo Ferwallt – personol.

Y Cynghorydd T M White – Cofnod rhif 8 – Cymwynaswr y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol – personol.

Cymeradwyo a llofnodi, fel cofnod cywir, gofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol.

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 14 a 28 Mawrth 2016, yn gofnodion cywir.

Croesawodd y Cadeirydd aelodau newydd y Pwyllgor Archwilio gan gyflwyno Ben Smith, Pennaeth Cyllid a Swyddog Adran 151, a ddarparodd wybodaeth gefndir i'r pwyllgor ynghylch rôl y Pwyllgor Archwilio. 

Yn ogystal, amlinellodd bwerau Swyddog Adran 151 ac amlygodd fodelau gwaith da i'r pwyllgor eu dilyn. Cyfeiriodd at ddiffiniad y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg (CIPFA) o Bwyllgor Archwilio a'i rôl, wrth weithio mewn partneriaeth â'r tîm craffu.  Ar ben hynny, amlinellodd rôl archwilio allanol yn y broses.

Trafododd y pwyllgor y materion a godwyd, gan ofyn am ddisgrifiad i gyd-fynd ag eitemau yn y Rhaglen Waith.

PENDERFYNWYD: -

1)    Nodi cynnwys yr hyfforddiant;

2)    Darparu disgrifiad yn y dyfodol i gyd-fynd ag eitemau yn y Rhaglen Waith.

Rhoddodd Richard Rowlands, Rheolwr yr Uned Cyflwyno Strategol, drosolwg i'r Pwyllgor Archwilio o'r hyfforddiant ar reoli risgiau. Nododd mai diben yr hyfforddiant oedd cyflwyno egwyddorion Rheoli Risgiau i'r pwyllgor er mwyn i aelodau ddeall y trefniadau yn Ninas a Sir Abertawe.

Dyma'r manylion a gynhwyswyd yn y cyflwyniad: -

·         Beth yw risg?

·         Beth yw rheoli risgiau?

·         Fframwaith rheoli risgiau

·         Y cylch rheoli risgiau

·         Nodi risgiau

·         Gwerthuso risgiau

·         Ymateb i risgiau

·         Rheoli risgiau

·         Pwyllgor Archwilio - cyfrifoldebau allweddol

Trafododd y pwyllgor y materion a godwyd yn y cyflwyniad ar yr hyfforddiant.

PENDERFYNWYD: -

1)    Nodi cynnwys y cyflwyniad ar yr hyfforddiant;

2)    Cylchredeg y sleidiau hyfforddiant i'r pwyllgor.

Cyflwynodd Geraint Norman a Samantha Clements, Swyddfa Archwilio Cymru, y diweddaraf am adroddiad Mehefin 2017.

Darparwyd manylion am Waith Archwiliad Ariannol 2016-17 - Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe, Gwaith Archwiliad Ariannol 2016-17 - Dinas a Sir Abertawe a Gwaith Archwilio Perfformiad - Dinas a Sir Abertawe.

Gwnaed sylw gan y pwyllgor ar y sylwadau ar flwyddyn gyntaf Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) ac adroddiadau Estyn.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Samantha Clements a Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad ar Gynllunio Arbedion - Dinas a Sir Abertawe.  Amlinellwyd bod yr adroddiad yn canolbwyntio ar ateb: 'A yw trefniadau cynllunio arbedion y cyngor yn cefnogi cadernid ariannol?'

Amlygodd y cynigion ar gyfer gwella, yr arbedion a gyflawnwyd yn 2015-16 a threfniadau cynllunio ariannol a chynllun ariannol 2016-17. Dywedodd mai'r casgliad cyffredinol oedd bod y cyngor yn cynllunio'n gadarn ond bod risgiau.

Dilynwyd hyn gan drafodaethau ar waith y Panel Craffu Gwella Gwasanaethau a Chyllid, ymateb rheolwyr i'r adroddiad, monitro'r gyllideb, gwersi a ddysgwyd o'r adroddiad, pryderon ynghylch y bwlch ariannol yn y Cynllun Ariannol tymor canolig a'r angen i beidio â chanolbwyntio ar gyllidebu'n flynyddol.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol terfynol y Pwyllgor Archwilio ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2016/17. Ychwanegodd y byddai'n cyflwyno'r adroddiad i'r cyngor ym mis Awst neu fis Medi 2017.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Raglen Hyfforddiant Ddrafft y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2017/18 yn Atodiad 1.  Darparwyd crynodeb o fanylion yr wybodaeth graidd sy'n ofynnol yn Atodiad 2.

PENDERFYNWYD nodi a chymeradwyo Rhaglen Hyfforddiant Ddrafft y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2017/18. 

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr Adroddiad Monitro Archwilio Mewnol ar gyfer y cyfnod o 1 Ionawr i 31 Mawrth 2017.

Dywedwyd, oherwydd ymddeoliad y Prif Archwiliwr ar ddiwedd mis Mawrth 2017, y rhoddwyd cynlluniau ar waith er mwyn gallu mynd ati i ailstrwythuro'r Is-adran Archwilio o fis Ebrill 2017. Cynhaliwyd cyfweliadau cystadleuol, ac o ganlyniad, penodwyd un o'r Uwch-archwilwyr yn Brif Archwiliwr newydd. Yn sgîl hyn, collwyd un swydd cyfwerth amser llawn o 2017/18 ymlaen.

Ychwanegwyd bod yr Is-adran Archwilio Mewnol wedi parhau i brofi lefelau salwch cymedrol ym mhedwerydd chwarter 2016/17, gyda chyfanswm o 21 o ddiwrnodau. Cyfanswm y diwrnodau salwch a gymerwyd ers 1 Ebrill 2016 oedd 220 o ddiwrnodau yn erbyn cyllideb flynyddol o 80 o ddiwrnodau. Fel yr adroddwyd yn flaenorol, roedd y rhan fwyaf o'r diwrnodau salwch a gafwyd yn y flwyddyn o ganlyniad i salwch un aelod o staff.

Gorffennwyd cyfanswm o 27 archwiliad yn ystod y pedwerydd chwarter, a rhestrwyd y rhain yn Atodiad 1. Gwnaed cyfanswm o 230 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i weithredu 229 ohonynt, h.y. 99.6% yn erbyn targed o 95%. Roedd yr un argymhelliad na chytunwyd arno'n un risg isel.

Yn ogystal, ardystiodd yr Adran Archwilio Mewnol y grant canlynol ar gyfer y chwarter, fel sy'n ofynnol yn ôl amodau a thelerau'r grant a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru:

·         Grant Gwella Addysg, 3ydd Chwarter 2016/17 - 1,987,423

Crybwyllwyd y materion sylweddol a gafwyd yn Gwasanaeth Troseddau Ieuenctid ac yn yr adran Cyflogi Staff Asiantaeth a arweiniodd at y ddau sgôr gymedrol a roddwyd yn y chwarter.

Dangosodd ddadansoddiad o'r manylion yn Atodiad 2, erbyn diwedd mis Mawrth 2017, fod tua 72% o'r Cynllun Archwilio naill ai wedi'i gwblhau neu'n cael ei ddatblygu, sy'n gynnydd gwych, yn enwedig o ystyried y lefelau salwch a gafwyd yn y flwyddyn.  

Anfonwyd yr holiadur hunanasesiad ysgolion i 28 o ysgolion cynradd a oedd yn disgwyl archwiliad yn 2016/17 yn ystod y chwarter cyntaf, ac erbyn diwedd mis Mawrth 2017, dychwelwyd 26 o holiaduron wedi'u cwblhau. Roedd gwaith yn parhau i gasglu gweddill yr holiaduron. Roedd rhai o'r ysgolion a ymatebodd yn hwyr yn disgwyl archwiliad yn ystod chwarter cyntaf 2017/18.

Ychwanegwyd nad oedd angen unrhyw waith dilynol rhwng 1 Ionawr 2017 a

31 Mawrth 2017.

Trafododd y pwyllgor yr angen i fonitro'n agos lefelau staffio a gwaith yn yr Is-adran Archwilio, rheoli risgiau a'r canlyniad cadarnhaol a gafwyd yn sgîl y gwaith.

 PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Darparwyd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.