Agenda a Chofnodion

Cyhoeddodd y cadeirydd mai hwn oedd cyfarfod olaf Paul Beynon, Prif Archwiliwr, a oedd yn ymddeol ar ôl y Pasg 2017.  Diolchodd iddo am ei waith a'i ymroddiad gan ddymuno ymddeoliad iach a hapus iddo ar ran y Pwyllgor Archwilio.

 

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

 

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

 

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 78 – Mae Cymunedau'n Gyntaf (Clwstwr y De) yn fy Ward – personol, a Chofnod Rhif 80 – Rwy'n aelod o Gronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe – buddiannau personol.

 

Rhoddodd y Cynghorydd M H Jones, Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu, y diweddaraf ar lafar am waith y tîm craffu. Amlygodd waith y tîm craffu a chyfeirio at y ffaith fod y gwasanaeth wedi’i gynnwys ar restr fer gwobr y Municipal Journal yn Llundain ym mis Gorffennaf. Canmolodd hefyd waith Dave McKenna, Rheolwr Craffu, a fydd yn gadael yr awdurdod ym mis Gorffennaf 2017.

 

Talodd deyrnged i gynghorwyr a oedd yn ymwneud â gwaith craffu ac amlinellodd yn fyr y gwaith a wnaed gan bob Panel Craffu.  Ychwanegodd fod angen i fwy o gynghorwyr ymwneud â'r broses a nododd feysydd gwella, gan gynnwys y broses craffu cyn penderfynu, nad oedd yn caniatáu digon o amser paratoi ar gyfer craffu effeithiol.

 

Trafodwyd y materion canlynol: -

 

·         Y gefnogaeth a ddarperir gan Aelod y Cabinet dros Drawsnewid a Pherfformiad;

·         Oedi i Adolygiadau Comisiynu a diffyg cyflawni mewn ambell faes;

·         Y testunau a drafodwyd gan y tîm craffu yn ystod tymor y cyngor;

·         Cyfranogaeth Aelod y Cabinet yn y broses graffu;

·         Gwaith partneriaeth parhaus rhwng Pwyllgor y Rhaglen Graffu a'r Pwyllgor Archwilio;

·         Cynnwys y cyhoedd yn y broses graffu.

 

PENDERFYNWYD: -

 

1)    Nodi cynnwys y trafodaethau;

2)    Gwahodd Cadeirydd Pwyllgor y Rhaglen Graffu i gyfarfod yn y dyfodol er mwyn rhoi adroddiad ar y diweddaraf.

 

 

 

Cyflwynodd David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, yr Ardystiad o Grantiau a Ffurflenni ar gyfer 2015/16. 

 

Crynhowyd bod yr awdurdod, ar y cyfan, wedi rhoi trefniadau digonol ar waith ar gyfer llunio a chyflwyno'i hawliadau grant ar gyfer 2015/16. Ychwanegwyd bod cyfle ar gyfer gwella yn seiliedig ar y canlynol: -

 

·         bod y cyngor yn gweithio'n agos gydag archwilwyr i sicrhau bod amserlen gywir

 a chyfoes o grantiau 2015-16 ar gael drwy gydol y flwyddyn; a

·         bod cyfle i wella trefniadau'r cyngor i gyflwyno ei hawliadau grant

 i'w harchwilio.

 

Ar gyfer 2015-16, ardystiodd yr archwilwyr 17 o hawliadau grant, gyda chyfanswm gwerth o £295,761,884, pum hawliad yn llai nag yn 2014-15 (£352,447,239).  Cyflwynodd y cyngor 53% o'i hawliadau grant yn 2015-2016 ar amser a chadarnhaodd yr archwilwyr eu bod wedi ardystio'r holl hawliadau, am gyfanswm cost o oddeutu £76,000. Yn gyffredinol, arweiniodd archwiliadau 2015-16 at ostyngiad o £693 y mae modd i'r cyngor ei hawlio.  Roedd un o bob pedwar o hawliadau'r cyngor yn rhai cymwys, sy'n unol â chyfartaledd Cymru ar gyfer 2015-16.

 

Roedd yr adroddiad yn darparu'r manylion canlynol: -

 

·         Derbyn hawliadau mewn pryd - cyflwynwyd bron hanner o grantiau'r cyngor yn hwyr ar gyfer archwiliad;

·         Canlyniadau'r ardystio - cyflwynwyd tystysgrifau anghymwys ar gyfer 13 o grantiau a ffurflenni, ond roedd angen addasiadau mewn 4 achos (24%);

·         Addasiadau archwilio - roedd angen addasiadau i uno grantiau'r cyngor o ganlyniad i waith ardystio archwiliwr eleni;

·         Trefniadau'r archwiliwr - roedd gan y cyngor drefniadau digonol ar gyfer paratoi ei grantiau a'i ffurflenni a chefnogi'r gwaith ardystio, ond roedd angen gwelliannau mewn rhai meysydd.

·         Ffîoedd - y ffi gyffredinol ar gyfer ardystio grantiau a ffurflenni ar gyfer 2015-16 oedd £76,000, a oedd ymhell o fewn yr amcangyfrif gwreiddiol, sef £100,000.  Roedd y ffi is yn adlewyrchu'r gostyngiad yn nifer y grantiau yr oedd angen eu hardystio.

·         Crynodeb - crynodeb o'r gwaith ardystio ar grantiau a ffurflenni'r cyngor ar gyfer 2015-16, sy'n dangos naill ai lle gwnaed addasiadau archwilio o ganlyniad i waith archwilio neu lle bu'n rhaid i archwilwyr addasu'r dystysgrif archwilio.

 

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru, a ymatebodd yn briodol.  Roedd y trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol: -

 

·         A oedd gallu o fewn adrannau i ymgymryd â chontractau;

·         Glynu/diffyg glynu wrth brosesau caffael;

·         Amlygu eitemau unigol yn erbyn methiant systematig;

·         Proses gaffael mewn ysgolion;

·         Gofynion hyfforddi swyddogion a'r gefnogaeth a ddarperir;

·         Gwariant a monitro trydydd parti, sy'n gysylltiedig yn arbennig ag unrhyw

      adfachu posib gan ddarparwr y grant.

·         Y risg fwyaf yn is nag a fu yn y blynyddoedd blaenorol;

·         Cofrestrau risg a'r broses monitro cyllidebau;

·         Gweithdrefnau caffael yn gysylltiedig â risg.

 

PENDERFYNWYD: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Ychwanegu gweithdrefnau caffael sy'n gysylltiedig â risg at y Rhaglen

     Waith.

 

 

 

Cyflwynodd Geraint Norman a Steve Barry, Swyddfa Archwilio Cymru, Gynllun Archwilio 2017 a oedd yn darparu'r gwaith archwilio arfaethedig, pryd y câi ei wneud, beth fyddai'r gost a phwy fyddai'n ymgymryd â'r gwaith.

 

Roedd Atodiad 1 yn nodi cyfrifoldebau'r Archwiliwr yn llawn ac roedd Arddangosyn 1 yn darparu tri cham y dull archwilio. Darparwyd risgiau'r datganiadau ariannol yn Arddangosyn 2, y gwaith ardystio ar hawliadau a ffurflenni grant y cyngor yn Atodiad 2, a nodwyd ffi'r archwiliad am y gwaith hwn yn Arddangosyn 2. Roedd Arddangosyn 3 yn crynhoi'r materion mwy arwyddocaol a/neu ailadroddol a nodwyd wrth wneud gwaith ardystio grantiau yn 2015-16. Dangoswyd elfennau'r gwaith archwilio perfformiad yn arddangosyn 4 a darparwyd amserlen yr archwiliadau arfaethedig yn Arddangosyn 9.

 

Byddai'r diweddaraf am gynnydd y cynllun yn cael ei adrodd i'r pwyllgor.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Cyfrifiadau dadansoddiadau costau/arbenigedd sydd ar gael yn yr awdurdod;

·         Cadernid ariannol yr awdurdod;

·         Cyfranogaeth cynghorwyr yn y broses;

·         Dadansoddiad mwy rhagweithiol o feysydd risg gan y pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

 

 

 

 

 

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, Gynllun Archwilio ar 2017 ar gyfer Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe.

 

Nodwyd cyfrifoldebau'r Archwilwyr, ynghyd â rhai'r rheolwyr a'r rhai sy'n llywodraethu, yn Atodiad 1.  Roedd y dull archwilio'n cynnwys tri cham fel a nodir yn Arddangosyn 1.  Dangoswyd y risgiau a nodwyd yn yr archwiliad o'r datganiadau ariannol a'r cynllun gwaith yn Arddangosyn 2.

 

Yn ogystal â chynnwys datganiadau ariannol y Gronfa Bensiwn yn y prif ddatganiadau ariannol, roedd gofyn i awdurdodau gweinyddol gyhoeddi adroddiad blynyddol ar y Gronfa Bensiwn y mae'n rhaid iddo gynnwys cyfrifon y Gronfa Bensiwn.

 

Roedd gofyn i'r Archwilwyr ddarllen adroddiad blynyddol y Gronfa Bensiwn ac ystyried a oedd yr wybodaeth ynddo'n gyson â datganiadau ariannol archwiliedig y Gronfa Bensiwn a gynhwyswyd ym mhrif ddatganiadau ariannol y cyngor.

 

Roedd gofyn i Archwilwyr gyflwyno datganiad archwilio i gadarnhau cysondeb y datganiadau ariannol a gynhwyswyd yn yr adroddiad blynyddol gyda datganiadau ariannol archwiliedig y Gronfa Bensiwn.  Darparwyd yr amserlen waith yn Arddangosyn 5.

 

Byddai'r Archwilwyr hefyd yn ymgymryd â'u darn cyntaf o waith o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015.

 

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

 

 

 

 

 

 

Ynglŷn â Chofnod Rhif 70 cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 14 Mawrth 2017, cyflwynodd y Prif Archwiliwr Gynllun Blynyddol Archwilio Mewnol a Strategaeth Archwilio Mewnol 2017/18 i'w cymeradwyo.

 

Amlinellwyd bod yn rhaid i'r Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol fod yn gysylltiedig â neu gynnwys datganiad strategol neu lefel uchel am sut byddai'r Archwiliad Mewnol yn cael ei gyflwyno a'i ddatblygu, yn unol â'r Siarter Archwilio Mewnol a sut roedd yn gysylltiedig â nodau ac amcanion y cyngor. Atodwyd Strategaeth Archwilio Mewnol 2017/18 yn Atodiad 1.

 

Ar gyfer 2017/18, roedd yr Is-adran Archwilio Mewnol yn cynnwys 9.5 person cyfwerth ag amser llawn ynghyd â'r Prif Archwiliwr, sef 1 swydd yn llai nag a gafwyd yn 2016/17. Roedd hyn yn golygu bod cyfanswm o 2,470 o ddyddiau ar gael h.y. 260 yn llai.  Roedd 1 swydd yn llai o ganlyniad i ymddeoliad cynnar y Prif Archwiliwr presennol.  Yn sgîl ailstrwythuro'r Is-adran Archwilio Mewnol, penodwyd yr Archwiliwr Grŵp yn Brif Archwiliwr, a dilëwyd y swydd Archwiliwr Grŵp i arbed 1 swydd. Er mwyn rheoli'r is-adran o ddydd i dydd, mae swydd Archwiliwr Arweiniol wedi'i chreu, a cheisir mynegiannau o ddiddordeb gan yr Uwch-archwilwyr.

 

Dangoswyd crynodeb o Gynllun Archwilio Mewnol 2017/18 yn Atodiad 2 a dangoswyd rhestr o archwiliadau a gynlluniwyd ar gyfer y flwyddyn yn Atodiad 3, ynghyd â'r nifer o ddiwrnodau arfaethedig a gynlluniwyd ar gyfer pob archwiliad, yn ogystal â risg ganfyddedig pob archwiliad sy'n codi o'r broses asesu risgiau.

 

Roedd Cynllun Archwilio Mewnol 2017/18 yn cynnwys unrhyw archwiliadau a ohiriwyd o Gynllun 2016/17 lle'r oedd y risg yn cyfiawnhau eu cynnwys.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo Cynllun a Strategaeth Flynyddol Archwilio Mewnol 2016/17.

 

Cyflwynodd y Rheolwr Twyll Corfforaethol y diweddaraf am y gwaith a gwblhawyd gan y Tîm Twyll Corfforaethol yn ystod 6 mis cyntaf 2016/17.

 

Roedd yr adroddiad yn manylu ar waith y Tîm Twyll Corfforaethol yn y cyfnod rhwng 1 Ebrill a 30 Medi 2016, ac roedd Atodiad 1 yn cynnwys rhai ffigurau allweddol.  Roedd y ffigurau'n dangos gwerth yr arbedion a gyflawnwyd gan y tîm, wedi'u rhannu rhwng achosion yr ymchwiliwyd iddynt fel rhan o'r cynllun peilot gweithio ar y cyd â'r Adran Gwaith a Phensiynau ac achosion yr ymchwiliwyd iddynt gan y Tîm Twyll Corfforaethol yn unig.

 

Roedd cyfanswm gwerth yr arbedion a gyflawnwyd yn hanner cyntaf 2016/17 yn fwy na £322k, sy'n dangos cynnydd gwych gan y tîm yn ail flwyddyn ei weithrediad. Roedd hefyd yn amlygu nifer yr achosion yr oedd y tîm wedi ymchwilio iddynt, sef 159 ar ddiwedd mis Medi 2016.

 

Yn ystod 2016/17, cyfeiriwyd 16 o achosion gweithwyr i'r tîm ymchwilio iddynt ac roedd yn arwydd da bod gwaith y tîm yn cael ei werthfawrogi ar draws y cyngor.

 

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

 

 

Cyflwynodd y Rheolwr Twyll Corfforaethol adroddiad a oedd yn darparu manylion ynghylch sut lluniwyd Cynllun y Tîm Twyll Corfforaethol ac amlinellodd y cynllun ar gyfer 2017/18.

 

Cyfeiriodd at restr wirio'r Comisiwn Archwilio 'Protecting the Public Purse – Fighting Fraud Checklist' a dogfen y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg sef 'Code of Practice on Managing the Risk of Fraud and Corruption'.  

 

Dangoswyd Cynllun y Tîm Twyll Corfforaethol ar gyfer 2017/18 yn Atodiad 1.

 

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo Cynllun y Tîm Twyll Corfforaethol ar gyfer 2017/18.

 

Cyflwynodd y cadeirydd Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2016/17.  Roedd yr adroddiad yn amlinellu'r meysydd gwaith yr ymdriniodd y Pwyllgor Archwilio â hwy yn 2016/17. 

 

Nododd y cadeirydd y caiff y fersiwn derfynol ei chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2017 i'w chymeradwyo.

 

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

 

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn amlygu rhai materion a oedd yn ymwneud â'r Adolygiad Llywodraethu Corfforaethol a gwblhawyd gan CLlLC, y cânt eu cynnwys yng nghylch gorchwyl y Pwyllgor Archwilio.

 

Ychwanegwyd bod yr argymhellion o'r Adolygiad Llywodraethu Corfforaethol sy'n uniongyrchol gysylltiedig â materion yr oedd y Pwyllgor Archwilio'n gyfrifol amdanynt yn cael eu dangos isod: -

 

·         Datblygu meini prawf i fesur y 'gwerth ychwanegol' sy'n cael ei ddarparu gan Archwilio Mewnol fel modd o ddangos ei gyfraniad corfforaethol;

·         Defnyddio'r meini prawf i fesur 'y gwerth a ychwanegwyd' i werthuso cyfraniad Archwilio Mewnol a chyfeirio cynlluniau yn y dyfodol;

·         Ehangu cylch gwaith y Pwyllgor Archwilio i gynnwys, pethau megis goruchwylio ymateb y cyngor i argymhellion rheolydd allanol/adolygiad cymheiriaid fel eitem agenda arwyddocaol ar gyfer ail chwe mis y flwyddyn ddinesig;

·         Ehangu'r cyfraniad at y Datganiad Llywodraethu Blynyddol (DLlB) drwy gynnull grŵp o gynrychiolwyr o bob rhan o'r sefydliad i gwrdd bob chwarter i adolygu'r DLlB yn barhaus;

·         Llunio dogfen DLlB fwy cryno sy'n cynnwys hyperddolenni i'r dogfennau tystiolaeth perthnasol.

 

Roedd yr argymhellion a ddangosir uchod yn cynnwys 3 phrif fater h.y. gwerth ychwanegol a ddarparwyd gan Archwilio Mewnol, cylch gwaith y Pwyllgor Archwilio a llunio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.  Trafodwyd pob mater fel a ganlyn:

 

·         Gwerth Ychwanegol Archwilio Mewnol;

·         Cylch Gwaith y Pwyllgor Archwilio;

·         Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Darparu sicrwydd;

·         Trefnu'r Cynllun Archwilio Mewnol i fynd i'r afael â risg a darparu gwerth ychwanegol;

·         Pwysigrwydd cael gwared ar wiriadau ar risgiau isel neu gael llai ohonynt;

·         Cylch gwaith y Pwyllgor Archwilio;

·         Craffu ar gyrff eraill;

·         Lefel llywodraethu/proses foddhaol.

 

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

 

Darparwyd Adroddiad Olrhain y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

 

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.