Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru adroddiad SRA 260 Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2015/16 – Dinas a Sir Abertawe.  Nododd yr adroddiad faterion sy'n codi o'r archwiliad o ddatganiadau ariannol i’r cyngor ei ystyried.. 

Ychwanegwyd bod yr archwilwyr wedi derbyn y datganiadau ariannol drafft ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2016 sef wythnos cyn y dyddiad cau o 30 Mehefin 2016 ac roeddent bellach wedi cwblhau rhan sylweddol o’u gwaith archwilio. Roedd cynllun yr archwiliad ar gyfer y cyngor a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2016 yn nodi risgiau archwilio yr ystyrir eu bod yn sylweddol. Mae'r archwilwyr wedi ymgymryd â gwaith archwilio i asesu'r risgiau hyn a hefyd ystyried unrhyw risgiau newydd a geir.

Nodwyd crynodeb o risgiau'r archwiliad, y gwaith archwilio a wnaed a'r casgliadau yn Arddangosyn 1 yr adroddiad.  Roedd Arddangosyn 2 yn cynnwys camddatganiadau yn natganiadau ariannol 2015/16.  Roedd y llythyr sylwadau terfynol yn Atodiad 1, yr adroddiad archwilio arfaethedig yn Atodiad 2, y camddatganiadau wedi'u cywiro yn Atodiad 3 a'r argymhellion allweddol sy'n codi o'r gwaith archwilio ariannol yn Atodiad 4.

Nodwyd mai bwriad yr Archwilydd Cyffredinol oedd cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau am y pethau canlynol a gwnaeth Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru/Cyfarwyddwr Adnoddau ymateb iddynt: – 

·         Darpariaeth drwg ddyled;

·         Journal Approval;

·         Awdurdodiad Oracle;

·         Cyfrifo ar gyfer cyfalaf, yn benodol brisiadau adeiladau a thir.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd David Williams, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad sy'n nodi'r materion i'w trafod o'r archwiliad ar ddatganiadau ariannol Cronfa Bensiwn 2015/16 y mae'n rhaid adrodd amdanynt o dan SRA 260.

Mae Cynllun yr Archwiliad ar gyfer y Gronfa Bensiwn a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2016 yn nodi'r risgiau archwilio ariannol yr ystyriwyd eu bod yn rhai sylweddol.  Mae'r archwilwyr wedi cynnal yr archwiliad i asesu'r risgiau hyn a hefyd ystyried unrhyw risgiau newydd sydd efallai wedi codi.  Mae crynodeb o'r risgiau archwilio ariannol, y gwaith archwilio a wnaed a'r casgliad yn Arddangosyn 1.

Bwriad yr Archwilydd Cyffredinol oedd cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol unwaith y byddai'r Awdurdod wedi rhoi llythyr o gynrychiolaeth sy'n seiliedig ar yr hyn a nodwyd yn Atodiad 1.

Nodwyd yr adroddiad archwilio arfaethedig yn Atodiad 2. Roedd y Gronfa Bensiwn wedi'i chynnwys ym mhrif datganiadau ariannol y cyngor ac felly y farn a nodwyd oedd yr hyn a gynigwyd ar gyfer prif ddatganiadau ariannol y cyngor a oedd yn cynnwys y Gronfa Bensiwn.

Amlinellwyd nad oes camddatganiadau yn y datganiadau ariannol a oedd yn parhau heb eu cywiro.  Cafwyd nifer o gamddatganiadau a oedd wedi'u cywiro gan y rheolwyr ond roedd yr archwilwyr yn teimlo y dylid eu hamlygu oherwydd eu perthnasedd i gyfrifoldebau'r awdurdod dros y broses adrodd ariannol. Cafodd y rhain eu nodi gydag esboniadau yn Atodiad 3. Ni chafodd y newidiadau hyn unrhyw effaith ar Gyfrif y Gronfa ond roedd gwerth buddsoddiadau yn y Datganiad o'r Asedau Net wedi cynyddu £1,513,000. Cafwyd hefyd nifer o newidiadau cyflwyniadol i'r datganiadau ariannol drafft a oedd yn deillio o'r archwiliad.  Adroddwyd am faterion o bwys eraill a oedd yn codi o'r archwiliad hefyd.

Mae'r argymhellion allweddol sy'n deillio o'r archwiliad ariannol wedi'u nodi yn Atodiad 4.  Roedd y rheolwyr wedi ymateb iddynt a bydd cynnydd yn cael ei wirio yn ystod archwiliad y flwyddyn nesaf. Lle byddai unrhyw gamau gweithredu dros ben, byddai'r archwilwyr yn parhau i fonitro cynnydd a'i gynnwys yn yr adroddiad y flwyddyn nesaf.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau am y pethau canlynol, a gwnaeth Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru/Cyfarwyddwr Adnoddau ymateb iddynt: -

·         Nifer yr aelodaeth;

·         Cysoni cronfa ddata ALTAIR;

·         Strategaeth Buddsoddi ar gyfer rheolwyr y gronfa;

·         Ffïoedd sy’n daladwy i reolwyr y gronfa.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Adnoddau adroddiad 'er gwybodaeth' a oedd yn nodi canfyddiadau Swyddfa Archwilio Cymru ar asesiad cadernid ariannol Dinas a Sir Abertawe.  Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi ystyried a oedd gan yr awdurdod drefniadau priodol i sicrhau a chynnal ei gadernid ariannol yn y tymor canolig. 

Nododd yr aelodau'r pethau canlynol: -

·         Yr arbedion a wneir gan yr awdurdod ond nodwyd nad oedd y rhain mewn meysydd a nodwyd eisoes gan yr Arweinydd;

·         Polisïau'r cyngor o ran tlodi;

·         Monitro'r Cynllun Ariannol Tymor Canolig;

·         Cadernid ariannol yr awdurdod;

·         Gorwariant parhaus gan adrannau;

·         Cyfuno gwasanaethau ag awdurdodau lleol eraill i arbed costau.

Ymatebodd y Cyfarwyddwr Adnoddau i gwestiynau'r aelodau a nodi'r anawsterau i greu arbedion flwyddyn ar ôl blwyddyn; sut roedd yr awdurdod yn gweithio'n wahanol o ganlyniad i leihau’r gweithlu; pwysau monitro'r gyllideb a goblygiadau gorwario; a lleihad mewn gwariant o ganlyniad i weithio mewn partneriaeth ag awdurdodau lleol eraill.     

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.