Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

 

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

 

Y Cynghorydd L James - Cofnod Rhif.69 - Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol y Trydydd Chwarter, 2016/17 - Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gyfun Llandeilo Ferwallt - personol.

 

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 3 Ionawr a'r Pwyllgor Archwilio Arbennig a gynhaliwyd ar 14 Chwefror 2017 fel cofnodion cywir. 

 

Croesawodd y Cadeirydd y Prif Swyddog Addysg, y Pennaeth Cynllunio ac Adnoddau Addysg a Phennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth.  Amlinellodd gyd-destun y trafodaethau, gan bwysleisio'r themâu rheolaidd a nodwyd mewn archwiliadau ysgolion o ran caffael mewn ysgolion. Ychwanegodd er bod llawer o'r materion hyn yn ddatganoledig, mae rhai ohonynt yn parhau i godi mewn ysgolion heb gamau dilynol. Roedd y Pwyllgor hefyd am nodi rhai eitemau ar agendâu cyfarfodydd Llywodraethwyr Ysgolion er mwyn eu hamlygu.

 

Amlinellodd y Prif Swyddog Addysg/Pennaeth yr Uned Ariannu a Gwybodaeth y canlynol: -

 

·         Rheoliad Llywodraeth Cynulliad Cymru (LlCC) - Mae LlCC yn annog cymaint o ddirprwyaeth â phosib i ysgolion. Rôl addysg yn ganolog yw cefnogi ysgolion a chyrff llywodraethu;

·         Ymweliadau Craidd - Mae ymgynghorwyr herio yn mynd i ysgolion ac yn edrych ar adnoddau er mwyn archwilio pob agwedd ar weinyddiaeth ysgolion a rhoi cyngor;

·         Estyn - Wrth arolygu ysgolion, mae Estyn yn ystyried darpariaeth a pha mor effeithiol y mae adnoddau'n cael eu rhannu;

·         Addysg - Yn cefnogi ysgolion o safle canolog trwy'r Uned Cefnogi Ysgolion, gan ddarparu hyfforddiant ar gyllideb a chaffael i staff a llywodraethwyr. Mae ysgolion hefyd yn atebol am yr arian maent yn ei dderbyn, ac mae'r Uned Cefnogi Ysgolion yn monitro cyllidebau ac argymhellion a dderbynnir gan archwiliadau ysgol;

·         Rheolau Gweithdrefnau Contractau - Darperir copi i bob ysgol;

·         Hyfforddiant - Darperir hyfforddiant i lywodraethwyr unwaith y tymor a rhaid i benaethiaid newydd gwblhau cyfnod sefydlu;

·         Gwefan - Yn cynnwys gwybodaeth am faterion ariannol, canllawiau caffael a chytundebau lefel gwasanaeth;

·         Themâu cyffredin - Roedd arian cinio'n fater o bryder mewn nifer o ysgolion, ac roedd yr opsiwn o gael system talu ar-lein yn cael ei archwilio.  Roedd llawer o'r problemau mewn ysgolion yn ymwneud â gweinyddiaeth ysgolion;

·         Grantiau Amddifadedd Disgyblion - Mae LlCC am i'r grantiau hyn gael eu monitro'n agos er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio ar gyfer y disgyblion dan sylw.

 

Gofynnodd y pwyllgor nifer o gwestiynau i'r swyddogion, ac ymatebwyd iddynt yn briodol. Roedd trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol yn bennaf: -

 

·         Ysgolion yn cydymffurfio â chyngor ac arweiniad caffael;

·         Gwybodaeth yn cael ei darparu i gyrff llywodraethu ysgolion yn brydlon;

·         Newidiadau i gyfrifoldebau llywodraethwyr, effaith bosib y newidiadau hyn a'r posibilrwydd o'r pwyllgor yn rhoi adborth ar y broses ymgynghori;

·         Yr angen i wneud hyfforddiant i lywodraethwyr yn orfodol yn hytrach nag yn ddewisol;

·         Byddai rhoi mwy o wybodaeth ar wefan y cyngor yn helpu ysgolion/llywodraethwyr i ddeall gweithdrefnau/polisïau;

·         Sicrhau bod cyrff llywodraethu'n ymwybodol o faterion a nodwyd mewn archwiliadau ysgolion;

·         Yr angen i gwblhau'r holl argymhellion a nodir mewn archwiliadau ysgolion.

 

Cyflwynodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad diweddaraf Swyddfa Archwilio Cymru - adroddiad mis Mawrth 2017.

 

Darparwyd manylion am Waith Archwiliad Ariannol 2015-16 - Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe, Gwaith Archwiliad Ariannol 2015-16 - Dinas a Sir Abertawe a Gwaith Archwiliad Perfformiad - Dinas a Sir Abertawe.

 

Gwnaeth y pwyllgor sylw ynghylch rheoli risgiau, llywodraethu a gwerth ychwanegol.

 

PENDERFYNWYD: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Y dylai'r Cadeirydd, y Prif Archwiliwr a Chynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru gynnwys materion rheoli risgiau, llywodraethu a gwerth ychwanegol yng Nghynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio.

 

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol y Trydydd Chwarter, 2016/17. 

 

Nododd fod yr holl swyddi yn yr Is-adran Archwilio Mewnol bellach wedi'u llenwi, a bod yr aelod o staff a oedd wedi bod ar absenoldeb salwch tymor hir wedi dychwelyd i'r gwaith.

 

Cwblhawyd cyfanswm o 21 o archwiliadau yn ystod y trydydd chwarter, a rhestrwyd y rhain yn Atodiad 1, sydd hefyd yn dangos y lefel o sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad, a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt.  Amlygwyd bod yr archwiliad ar gytundebau Adran 106 wedi derbyn lefel sylweddol o sicrwydd ac nid oedd unrhyw lefelau cymedrol neu gyfyngedig o sicrwydd.

 

Gwnaed cyfanswm o 142 o argymhellion, a chytunodd y rheolwyr i weithredu 138 ohonynt, h.y. 97.2% yn erbyn targed o 95%. Roedd yr argymhellion na chytunwyd arnynt naill ai'n risg isel neu'n arfer da, neu dangosodd rheolwyr fod mesurau cywiro ar waith.

 

Yn ogystal, ardystiodd yr Adran Archwilio Mewnol y grantiau canlynol ar gyfer y chwarter, fel sy'n ofynnol yn ôl amodau a thelerau'r grant a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru: -

 

·         Grant Rhaglen Cefnogi Pobl 2015/16 - £13,817,121

·         Grant Amddifadedd Disgyblion 2015/16 - £6,375,365

           

Canfuwyd y gwariwyd y grantiau yn unol â'r diben cytunedig ac mae'r gwariant cymwys yn unig oedd wedi'i chynnwys.

 

Roedd Atodiad 2 yn cynnwys Cynllun Archwilio Mewnol 2016/17 a'r cynnydd hyd at 31/12/16, ac roedd oddeutu 69% o'r Cynllun Archwilio naill ai wedi ei gwblhau neu ar waith, sy'n gynnydd gwych o ystyried y lefelau salwch.

 

Anfonwyd yr holiadur hunanasesiad ysgolion i 28 o ysgolion cynradd sy'n disgwyl archwiliad yn 2016/17 yn ystod y chwarter cyntaf, ac erbyn diwedd mis Rhagfyr 2016, dychwelwyd 22 o holiaduron wedi'u cwblhau. Roedd gwaith yn parhau i gasglu gweddill yr holiaduron.  Dadansoddwyd yr holiaduron a ddychwelwyd, a chynhaliwyd ymweliadau byr ag ysgolion yn ystod y trydydd chwarter er mwyn cadarnhau bod mesurau rheoli ar waith. Byddai adroddiad drafft wedyn yn cael ei anfon at y Pennaeth cyn ei gadarnhau a'i gyflwyno i gorff llywodraethu'r ysgol. Byddai ymweliadau ag ysgolion yn parhau yn y pedwerydd chwarter.

 

Darparwyd manylion am yr ymweliadau dilynol rhwng 1 Hydref 2016 ac 31 Rhagfyr 2016, a oedd yn cynnwys ymweliadau ag Ysgol Gynradd Portmead, Ysgol Gynradd Seaview, Theatr y Grand a Chanolfan Blant Abertawe/Canolfan Deuluoedd Mayhill, lle nodwyd cynnydd sylweddol. Ychwanegwyd bod argymhellion yn parhau yn Suresprung, yn y storfa cyfarpar cymunedol ac yn yr adrannau larymau cymunedol a meysydd parcio.

 

Trafododd y pwyllgor y canlynol: -

 

·         Yr ymateb cadarnhaol a dderbyniwyd mewn perthynas ag ysgolion cynradd Portmead a Seaview;

 

·         Yr ymatebion siomedig a gafwyd gan Suresprung, y storfa cyfarpar

      cymunedol a'r adrannau larymau cymunedol a meysydd parcio.

·         Archwiliadau cynlluniedig nad oeddent wedi'u cwblhau yn cael eu

     trosglwyddo i'r flwyddyn ganlynol, a'r targed blynyddol o 70% ar gyfer cwblhau archwiliadau cynlluniedig.

 

PENDERFYNWYD: -

 

1)    Nodi cynnwys yr adroddiad.

2)    Anfon llythyrau gan y cadeirydd at y Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol

     o ran argymhellion sy'n dal i fod yn Suresprung, y storfa cyfarpar

     cymunedol, a'r adrannau larymau cymunedol a meysydd parcio.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn rhoi crynodeb i'r pwyllgor am y fethodoleg a ddefnyddiwyd i lunio'r Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol cyn adrodd am Gynllun Blynyddol 2017/18 i'r pwyllgor i'w gymeradwyo ar 28 Mawrth 2017.

 

Ychwanegwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn darparu fframwaith er mwyn cyflwyno gwasanaeth archwilio mewnol proffesiynol, annibynnol a gwrthrychol sy'n orfodol i bob darparwr archwilio mewnol yn sector cyhoeddus y DU.  Un o ofynion y PSIAS yw bod rhaid llunio cynllun Archwilio Mewnol blynyddol yn seiliedig ar risgiau i bennu blaenoriaethau Archwiliad Mewnol, ac i sicrhau cysondeb â nodau'r cyngor. Rhaid i'r cynllun gynnwys gwybodaeth archwilio ddigonol ar draws y cyngor cyfan er mwyn i'r Prif Archwiliwr allu rhoi barn flynyddol i'r cyngor trwy'r Swyddog Adran 151 a'r Pwyllgor Archwilio ynglŷn â'r amgylchedd rheoli sy'n cynnwys llywodraethu corfforaethol, rheoli risgiau a rheolaeth fewnol.

 

Rhoddwyd amlinelliad o fanylion Methodoleg y Cynllun Archwilio Mewnol a rhan o ofynion y PSIAS o ran cynllunio archwilio mewnol yn Atodiad 1, a darparwyd copi o'r ffurflen asesiad risg a ddefnyddiwyd yn Atodiad 2.

 

Trafododd y pwyllgor gysondeb ymweliadau â meysydd gwasanaeth, gwerth ychwanegol, cofrestr risgiau corfforaethol, cynnwys rheoli risgiau yn y cyngor, ymdrin ag arian a gwiriadau a wneir.

 

PENDERFYNWYD nodi cynnwys y fethodoleg cyn llunio Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol 2017/18.

 

 

 

 

 

 

 

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Siarter Archwilio Mewnol 2017/18.  Amlinellodd yr adroddiad cefndir Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) a gyflwynwyd o 1 Ebrill 2013, a chyflwynodd Siarter Archwilio Mewnol i'w chymeradwyo gan y pwyllgor.

 

Gofynnwyd i'r Prif Archwiliwr adolygu'r Siarter Archwilio Mewnol yn gyfnodol a'i chyflwyno i'r Tîm Rheoli Corfforaethol a'r Pwyllgor Archwilio i'w chymeradwyo.  Adolygwyd Siarter Archwilio Mewnol Is-adran Archwilio Mewnol Dinas a Sir Abertawe gyda newidiadau wedi'u hamlygu, a darparwyd hwn yn Atodiad 1.

 

PENDERFYNWYD cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2017/18.

 

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad Asesiad Allanol Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

 

Esboniwyd bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi cael eu cyflwyno i'r Deyrnas Unedig ar 1 Ebrill 2013, a bod cydymffurfio â'r safonau'n orfodol i holl ddarparwyr gwasanaethau archwilio mewnol y sector cyhoeddus.  Un o ofynion y safonau yw bod rhaid cynnal asesiad allanol o bob darparwr archwilio o leiaf unwaith bob 5 mlynedd.  Mae hefyd yn ofynnol yn ôl y safonau fod ffurflen yr asesiad allanol a chymwysterau ac annibyniaeth yr aseswr allanol yn cael eu trafod gan y Pwyllgor Archwilio.

 

Roedd yr adroddiad yn bodloni gofynion y safonau o ran yr asesiad allanol, ac yn argymell y camau i'w dilyn er mwyn sicrhau asesiad allanol Is-adran Archwilio Mewnol Dinas a Sir Abertawe.

 

Ychwanegwyd o ganlyniad i'r trafodaethau hyn y cytunwyd y byddai Prif Archwilwyr Cymru'n sefydlu grŵp cymheiriaid i ddarparu asesiad allanol trwy ddilysiad allanol o'r rhestr wirio hunanasesiad a ddarperir gan CIPFA. Sefydlwyd cylch gorchwyl y grŵp cymheiriaid gan Grŵp Prif Archwilwyr Cymru er mwyn bodloni gofynion y PSIAS. 

 

Bydda'r adolygiad cymheiriaid yn cael ei gyflawni gan Brif Archwiliwr awdurdod arall yng Nghymru ac, i sicrhau annibyniaeth a gwrthrychedd, ni fyddai hawl i 2 awdurdod gwblhau asesiadau allanol ei gilydd.  Prif fantais yr ymagwedd arfaethedig oedd ei bod yn cydymffurfio â gofynion y PSIAS o ran cymwysterau, annibyniaeth, gwrthrychedd a gwybodaeth yr aseswr o ran y safonau a'r broses asesu allanol. Byddai'r ymagwedd adolygiad cymheiriaid hefyd yn cael ei chyflwyno heb dalu cost cyflogi aseswr allanol. Casglwyd tystiolaeth a oedd yn dangos bod asesiad allanol llawn yn debygol o gostio tua £15k, ac mae dilysiad allanol yn costio oddeutu £11k.

 

Ni fyddai unrhyw gostau'n rhan o'r ymagwedd adolygiad cymheiriaid heblaw am yr amser y byddai'r Prif Archwiliwr yn ei gymryd i gwblhau dilysiad allanol ar awdurdod arall. Cynigiwyd y byddai dilysiad allanol Abertawe'n cael ei gwblhau gan Brif Archwiliwr Dinas a Sir Caerdydd, a byddai Prif Archwiliwr Abertawe'n cwblhau dilysiad allanol Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent.

 

Cefnogodd Swyddog Adran 151 y bwriad i ddarparu asesiad allanol trwy hunanasesiad gyda dilysiad allanol gan y grŵp cymheiriaid a sefydlwyd gan Brif Archwilwyr Cymru. Bwriad nodi noddwr addas ar gyfer yr asesiad allanol oedd diogelu annibyniaeth y broses allanol ymhellach. Cynigiwyd penodi Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio fel noddwr addas a byddai'n gyfrifol am gytuno ar gwmpas yr adolygiad allanol gyda'r Prif Archwiliwr.

 

Esboniwyd y byddai'r dilysiad allanol yn cymryd oddeutu 5 niwrnod rhwng mis Hydref a mis Rhagfyr 2017

 

 

 

 

PENDERFYNWYD: -

 

1)    Cymeradwyo'r asesiad allanol trwy hunanasesiad gyda dilysiad allanol annibynnol a ddarperir trwy grŵp cymheiriaid Prif Archwilwyr Cymru.

2)    Enwebu'r Cadeirydd fel 'noddwr addas' a fydd yn cytuno ar gwmpas yr asesiad allanol.

 

 

 

 

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

 

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.