Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol: -

Y Cynghorydd T M White – Cofnod Rhif 55 - Swyddfa Archwilio Cymru - Llythyr Archwilio Blynyddol 2015/16 - Aelod a Noddwr Cynllun Pensiwn y Cyngor - personol.

Y Cynghorydd R V Smith - Cofnod Rhif 57 - Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol - Ail Chwarter 2016/17 - Llywodraethwr Ysgol yn YGG Pontybrenin ac YG Gŵyr - personol

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Hydref 2016 a'r Pwyllgor Archwilio Arbennig a gynhaliwyd ar 13 Rhagfyr 2016 fel cofnod cywir.

Rhoddodd Paul Beynon, Prif Archwiliwr, y diweddaraf am y gofyniad i gynghorwyr gael mynediad i Gofrestr Risgiau a Chronfa Ddata Adran 106. 

Bu'r Cynghorydd R C Stewart, yr Arweinydd, yn rhoi'r diweddaraf ynghylch Pwyllgorau Cynghori'r Cabinet a'u diben.

Amlinellodd mai diben Pwyllgorau Cynghori'r Cabinet yw galluogi aelodau i gyfrannu'n fwy o ran llunio polisïau. Pwysleisiodd ei bod yn swyddogaeth ar wahân i graffu.

Roedd trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol yn bennaf: -

·         Prosiect Oceana;

·         A oedd Pwyllgorau Cynghori'r Cabinet wedi arwain at welliant o ran llunio polisïau;

·         Yr angen i sicrhau nad oedd gorgyffyrddiadau rhwng Pwyllgorau Cynghori'r Cabinet a Chraffu er mwyn osgoi dyblygu gwaith ac amser swyddog.

·         Rhoddodd Pwyllgorau Cynghori'r Cabinet wybodaeth sylweddol i'r aelodau;

·         System ddeuoliaeth

·         Cynnwys yr aelodau'n well ym Mhwyllgorau Cynghori'r Cabinet

·         Cylch gorchwyl a'r angen/gofyn am unrhyw newidiadau 

·         Gwaith a dderbyniwyd gan Bwyllgorau Cynghori'r Cabinet

Diolchodd yr arweinydd i'r aelodau am y gwaith a wnaed gan Bwyllgorau Cynghori'r Cabinet.

Diolchodd y cadeirydd i'r arweinydd am roi'r diweddaraf i'r pwyllgor am Bwyllgorau Cynghori'r Cabinet.

Rhoddodd Geraint Norman, Swyddfa Archwilio Cymru, grynodeb i'r pwyllgor am Lythyr Archwilio Blynyddol 2015/16 gan amlygu'r meysydd i'w gwella. Cadarnhawyd bod gwaith ar hawliadau grant yn parhau, a byddai adroddiad manwl yn cael ei ddarparu ar ddechrau 2017.

Nodwyd y derbyniwyd cwestiynau gan y cyhoedd, a'u bod bellach wedi'u datrys. Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi llwyddo i gynnal y Ffi Archwilio a gyflwynwyd eisoes.

Holodd y pwyllgor am bynciau'r cwestiynau a ofynnwyd gan y cyhoedd. Cadarnhawyd bod y cwestiynau a ofynnwyd yn trafod Ysgol Gynradd Gorseinon, Oceana a chyflog diswyddo ar gyfer uwch-aelod o staff.   Gofynnwyd cwestiwn arall yn ddiweddar hefyd ynglŷn â Stadiwm Liberty, ac roedd yn y broses o gael ei ateb.

Gofynnwyd a oedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi edrych ar y defnydd o Bwyllgorau Cynghori'r Cabinet. Cadarnhaodd Steve Barry, Swyddfa Archwilio Cymru, fod y cylch gorchwyl a'r rolau'n glir, ac nad oedd unrhyw achos pryder.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys y llythyr a'r wybodaeth ddiweddaraf.

 Cyflwynodd Steve Barry, Swyddfa Archwilio Cymru, adroddiad diweddaraf ar y gwaith archwilio a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Rhoddodd yr adroddiad fanylion Gwaith Archwilio Ariannol 2015-16 - Cronfa Bensiwn Dinas a Sir Abertawe a Gwaith Archwilio Ariannol 2015-16 - Dinas a Sir Abertawe.

Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi'r diweddaraf i'r pwyllgor am Waith Archwilio Perfformiad - Dinas a Sir Abertawe.  Roedd hyn yn cynnwys gwaith ar y meysydd canlynol: -

•           2015-16 Asesiad Gwelliant;

•           2015-16 Astudiaethau Llywodraeth Leol;

•           2016-17 Asesiad Gwelliant;

•           2016-17 Astudiaethau Llywodraeth Leol.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru a ymatebodd yn briodol.  Roedd trafodaethau'n amlinellu ymagwedd strategol cynghorwyr o ran creu incwm a chodi tâl am wasanaethau, llywodraethu a'r Consortia Addysg Ranbarthol, ac yn benodol yr argymhellion a wnaed yn sgîl arolwg ERW gan Swyddfa Archwilio Cymru o ran gwerth am arian. Caiff adroddiad arall ei roi i'r pwyllgor maes o law.

PENDERFYNWYD: -

1)      Nodi cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf;

2)      Dosbarthu adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru o ran egwyddorion allweddol ymagwedd strategol at osod, cynyddu neu gyflwyno taliadau ar gyfer gwasanaethau'r awdurdod lleol.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr Adroddiad Monitro Archwiliad Mewnol ar gyfer Ail Chwarter 2016/17. 

Adroddodd nad oedd unrhyw swyddi gwag yn yr Is-adran Archwilio Mewnol bellach. Fodd bynnag, roedd aelod o staff ar absenoldeb salwch tymor hir o hyd, ond byddai'n dychwelyd i'r gwaith yn fuan.

Cwblhawyd cyfanswm o 25 archwiliad yn yr Ail Chwarter a dywedodd y Prif Archwiliwr fod nifer mawr o archwiliadau wedi derbyn lefel sicrwydd uchel. Ychwanegodd nad oedd un o'r archwiliadau wedi derbyn lefel sicrwydd cymedrol neu gyfyngedig, a oedd yn newyddion da. Nodwyd hefyd y rhagorwyd ar y targedau y cytunwyd arnynt ar gyfer argymhellion archwiliad.

Rhoddwyd y diweddaraf am Hunanasesiadau Ysgolion Cynradd. Cyhoeddwyd 28 holiadur yn ystod y Chwarter Cyntaf, ac roedd 22 ohonynt wedi'u cwblhau a'u dychwelyd. Byddai'r Prif Archwiliwr yn parhau i ddilyn yr holiaduron rhagorol ac  ystyried unrhyw welliannau er mwyn gwella'r broses ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Yn ystod yr Ail Chwarter, cafwyd 2 ymweliad dilynol. Dangosodd y ddau ymweliad fod argymhellion i'w rhoi ar waith o hyd, felly byddai ymweliadau pellach yn cael eu trefnu.

Nododd y Cadeirydd fod y chwarter wedi bod yn un llwyddiannus.

PENDERFYNWYD cofnodi'r wybodaeth ddiweddaraf.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr Adroddiad Olrhain Argymhelliad 2015/16 i'r pwyllgor.

Nododd fod y duedd gyffredinol yn gadarnhaol gyda llai o argymhellion yn cael eu cynnig, a nifer yr argymhellion a roddwyd ar waith yn cynyddu. Byddai'r Prif Archwiliwr yn parhau i adolygu'r argymhellion nad ydynt ar waith neu sydd ar waith yn rhannol.

PENDERFYNWYD cofnodi'r wybodaeth ddiweddaraf. 

Cyflwynwyd Adroddiad Olrhain Camau Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.