Agenda a Chofnodion

www.abertawe.gov.uk/DatgeliadauBuddiannau

Yn unol â'r Côd Ymddygiad a fabwysiadwyd gan Ddinas a Sir Abertawe, cyhoeddwyd y buddiannau canlynol:

Y Cynghorydd C Anderson – Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgol – Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Seaview – personol.

Y cynghorydd T J Hennegan – Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgol – Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Clwyd – personol a chofnod rhif 40 – Adroddiad Diweddaru Diddymu Drwgddyledion – Rwy’n denant tŷ cyngor gyda'r Awdurdod – personol.

Y Cynghorydd L James – Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgol – Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Gynradd Pennard – personol.

Y Cynghorydd J W Jones - Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr Ysgol – personol.

Y Cynghorydd R V Smith – Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr Ysgol – Llywodraethwr Ysgol yn YGG Pontybrenin ac YG Gŵyr – personol.

Y Cynghorydd L V Walton - Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr Ysgol yn Ysgol Dylan Thomas – personol.

Y Cynghorydd T M White - Cofnod rhif 39 – Adroddiad Archwiliadau Ysgolion – Llywodraethwr Ysgol – personol.

Cymeradwyo a llofnodi cofnodion y cyfarfod(ydd) blaenorol fel cofnod cywir.

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo a llofnodi cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 30 Awst a'r Pwyllgor Archwilio Arbennig a gynhaliwyd ar 20 Medi 2016 fel cofnod cywir.

Rhoddwyd adroddiad cryno gan y Prif Archwiliwr a'r Archwiliwr Grŵp archwiliadau ysgol a gynhaliwyd gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod 2015/16 a amlygodd rai materion cyffredin yn ystod yr archwiliadau.

Amlinellwyd bod archwiliad yn cael ei gynnal ym mhob un o ysgolion cynradd, uwchradd ac arbennig Abertawe bob 3 mlynedd.  Roedd rhaglen archwilio safonol i bob sector ysgol.  Am sawl blwyddyn, paratowyd adroddiadau yn crynhoi archwiliadau'r ysgolion a gynhaliwyd bob blwyddyn ar gyfer y Prif Swyddog Addysg. Roedd adroddiad hefyd yn nodi'r themâu cyffredin a ddatgelwyd yn ystod yr archwiliadau.

Atodwyd Adroddiad Blynyddol Archwiliadau Ysgol 2015/16 yn Atodlen 1.

Gofynnodd y Pwyllgor nifer o gwestiynau i'r swyddogion a ymatebodd yn briodol.  Roedd trafodaethau'n ymwneud â'r canlynol yn bennaf:

·         Mae swm yr arian sydd ar gael i ysgolion ei wario ar gaffael nwyddau a gwasanaethau'n weddol fach.

·         Gwneud ysgolion yn atebol am beidio â chydymffurfio â gweithdrefnau/gofynion Archwiliad Mewnol;

·         Nifer yr ysgolion a oedd wedi ymeithrio o Gytundeb Lefel Gwasanaeth (CLG) Caffael, cost-effeithiolrwydd y cytundeb presennol a'r newidiadau arfaethedig i'r gweithdrefnau sy'n cael eu hystyried gan y Gwasanaeth Gaffael;

·         Materion sy'n berthnasol i ysgolion penodol yn Abertawe a drafodwyd yn flaenorol gan y Pwyllgor a'r angen am broses gadarn ac amlygu materion heb eu datrys i Lywodraethwyr;

·         Trafodaethau'r Cadeirydd a'r Prif Archwiliwr â’r Prif Swyddog Addysg;

·         Pwysigrwydd cydnabod bod y mwyafrif o ysgolion yn darparu gwasanaeth da a bod barnau archwilio cymedrol yn brin;

·         Cyflwyno cardiau tâl i ysgolion a rheoli eu defnydd;

·         Dyfynbrisiau uchel a roddir i ysgolion gan rai o wasanaethau'r cyngor;

·         Gweithdrefnau tendro y mae ysgolion yn ymgymryd â hwy;

·         Yr angen i ganolbwyntio ar ysgolion/ardaloedd uchel eu risg.

PENDERFYNWYD:

1)    Y dylid nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y dylid gwahodd Pennaeth y Gwasanaethau Masnachol i'r cyfarfod nesaf a drefnir i drafod y Cytundeb Lefel Gwasanaeth;

3)    Y dylid gwahodd y Prif Swyddog Addysg i'r cyfarfod nesaf a drefnir i drafod y dylanwad gall y ganolfan ei arfer ar ysgolion o ran cydymffurfio â phrosesau.

Darparwyd adroddiad 'er gwybodaeth' gan y Prif Archwiliwr a oedd yn amlinellu manylion y dyledion a ddiddymwyd gan y cyngor dros y 3 mlynedd ariannol diwethaf ac amlinelliad o'r gweithdrefnau adennill dyledion cadarn sy'n cael eu dilyn gan wasanaethau cyn cyflwyno dyled i’w diddymu.

Ychwanegwyd bod y Pennaeth Cyfreithiol/Swyddog Monitro Dros Dro yn cynnig argymell y dylai’r cyngor newid i Reol Gweithdrefn Ariannol 11.6 ar ddiddymu dyledion mwy na £10k i ddileu'r cyfeiriad at Aelod y Cabinet sydd â chyfrifoldeb dros Gyllid ac i ychwanegu’r Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yn ei le. Byddai hyn yn cryfhau’r weithdrefn adennill dyled drwy sicrhau bod yr holl opsiynau cyfreithiol wedi eu hystyried. Byddai Aelod y Cabinet a oedd yn gyfrifol am y gwasanaeth dan sylw yn parhau i gymeradwyo diddymu dyledion. Pe bai'n cael ei gymeradwyo, byddai'r rheol ddiwygiedig yn datgan:

'Mae'n rhaid diddymu dyledion na ellir eu hadennill. Mae'n rhaid i'r Prif Swyddog Cyllid gymeradwyo holl ddiddymiadau drwgddyledion hyd at £10,000. Gall dyledion dros £10,000 gael eu diddymu gyda chymeradwyaeth y Prif Swyddog Cyllid, y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd ac Aelod y Cabinet sydd â chyfrifoldeb dros y gwasanaeth dan sylw.'

Darparwyd manylion y dyledion a ddiddymwyd rhwng 2013/14 a 2015/16 a manylion y gweithdrefnau adennill dyledion a ddilynwyd yn achos y dyledion mwyaf sylweddol.

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr adroddiad a oedd yn darparu manylion cyfarfod cyswllt a gynhaliwyd ar 3 Hydref 2016 yr oedd y Cadeirydd, y Prif Archwiliwr a chynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru yn bresennol ynddo.

Datganwyd bod cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru, ar sail y profiad o gyfarfodydd yr aethpwyd iddynt yn y gorffennol, bod y Pwyllgor Archwilio’n gweithio'n dda ar y cyfan gyda chyfraniadau cadarnhaol gan aelodau i'r materion

a godwyd.  Cynigiwyd awgrymiadau i'w hystyried ynghylch addasu gweithdrefnau/cyflwyno arferion newydd ac amlinellwyd y rhain.

Holodd y Pwyllgor ynghylch Cofrestr Risg y cyngor a

mynediad i gronfa ddata Is-adran 106.

PENDERFYNWYD:

1)    Y dylid nodi cynnwys yr adroddiad;

2)    Y dylid rhoi cadarnhad ynghylch mynediad Aelodau i gronfa ddata

Is-adran 106.

Darparwyd Adroddiad Olrhain Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth'.

Cyflwynwyd Cynllun Gwaith y Pwyllgor Archwilio 'er gwybodaeth’.