Mater - cyfarfodydd

Cyflwynodd y Prif Archwiliwr yr archwiliadau a gwblhawyd ac unrhyw waith arall a wnaed gan yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod o 1 Ionawr 2019 i 31 Mawrth 2019.

Cwblhawyd cyfanswm o 27 o archwiliadau yn ystod y chwarter. Darparwyd yr archwiliadau a gwblhawyd yn Atodiad 1, a oedd hefyd yn dangos lefel y sicrwydd a roddwyd ar ddiwedd yr archwiliad a nifer yr argymhellion a wnaed ac y cytunwyd arnynt. Gwnaed cyfanswm o 213 o argymhellion yn yr archwiliad, a chytunodd y rheolwyr i weithredu 209 ohonynt, h.y. derbyniwyd 98% o'r argymhellion yn erbyn targed o 95%. 

Roedd Atodiad 2 yn dangos, erbyn diwedd mis Mawrth 2019, fod 87% o'r adolygiadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau i o leiaf y cam adroddiad drafft, gyda 3% o'r archwiliadau ychwanegol a gynlluniwyd ar waith. O ganlyniad, roedd 90% o'r Cynllun Archwilio wedi'i gwblhau neu ar waith. Nodwyd bod y 10% o'r swyddi sy'n weddill wedi'u trosglwyddo i gynllun 2019/20.

Gwelwyd cynnydd sylweddol yn lefelau absenoldeb salwch yr Is-adran Archwilio Mewnol yn ystod chwarter 2 a chwarter 3 2018/19. Nodwyd cyfanswm cronnus o 142 o ddiwrnodau o absenoldeb salwch erbyn 31/03/19 yn erbyn cyllideb flynyddol o 66 o ddiwrnodau.  Nodwyd bod mwyafrif helaeth yr absenoldeb hwn yn ymwneud â thri aelod o staff a oedd i ffwrdd o'r gwaith yn y tymor hir oherwydd materion nad oeddent yn ymwneud â'r gwaith/salwch yn ystod y cyfnod.

Darparwyd manylion grantiau a ardystiwyd a materion arwyddocaol i'r pwyllgor hefyd a arweiniodd at y graddfeydd cymedrol a roddwyd yn y chwarter.

Nodwyd gwybodaeth ynghylch gwaith ychwanegol a gwaith dilynol a gwblhawyd rhwng 1 Ionawr a 31 Mawrth 2019 yn fanwl, gan gynnwys archwiliadau Ysgol Gyfun yr Esgob Gore, Ysgol Gynradd Portmead a'r Gwasanaethau Glanhau.  Ym mhob achos cadarnhaodd yr adolygiad dilynol fod cynnydd sylweddol wedi'i wneud trwy roi'r argymhellion a wnaed ar waith, a rhoddwyd holl argymhellion y risgiau uchel a chanolig ar waith.

Gofynnodd y pwyllgor gwestiynau i'r Swyddog ac ymatebwyd yn briodol iddynt.  Roedd trafodaethau'n cynnwys y canlynol: -

·         Rhesymau dros ymdrin â gohiriadau ac archwiliadau a ohiriwyd yn ystod chwarter cyntaf y flwyddyn ariannol newydd;

·         Y broses o ychwanegu archwiliadau newydd i'r cynllun blynyddol gyda chefnogaeth Penaethiaid Gwasanaeth;

·         Gohirio'r archwiliad adennill dyledion a'i gynnwys yn archwiliad dilynol y Cyfrifon Derbyniadwy a drefnir ar gyfer mis Medi/Hydref 2019, lle cyflwynir y canlyniadau i'r pwyllgor fel rhan o'r Adroddiad Olrhain Argymhellion Archwiliad Hanfodol, fel dros y blynyddoedd blaenorol.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai'n cwrdd â'r Prif Swyddog Cyllid a'r Prif Archwilydd ar ôl y cyfarfod i drafod rhai adroddiadau archwilio er mwyn deall y risgiau a cheisio sicrhad. Bydd yn adrodd yn ôl i'r pwyllgor ym mis Awst 2019.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr adroddiad.